Mindestanzahl der Genehmiger
Eine Prüfung der Mindestanzahl der Genehmiger kann in ExFlow Web hinzugefügt und auch für das Importjournal aktiviert werden.
Im Importjournal muss die Mindestanzahl der Genehmiger hinzugefügt werden, bevor das Dokument erstellt werden kann.
In ExFlow Web erfolgt die Prüfung beim letzten Genehmiger.
Der Budgetverantwortliche, der als letzter Genehmiger bei der Arbeit mit der Sachkonten-Budgetkontrolle hinzugefügt wird, ist nicht in der Mindestanzahl der Genehmiger enthalten.
Einrichtung der Mindestanzahl der Genehmiger
Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> Belegbuchungsprüfungen
Geben Sie die „Mindestanzahl der Genehmiger" ein. Dadurch wird eine Prüfung für den letzten Genehmiger im Genehmigungsablauf aktiviert. Budgetverantwortlicher nicht eingeschlossen.
Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> Belegerstellungsprüfungen
Um auch eine Prüfung der Mindestanzahl der Genehmiger im Importjournal zu aktivieren, aktivieren Sie „Mindestanzahl der Genehmiger prüfen" in den Belegerstellungsprüfungen und fügen Sie die Anzahl der Genehmiger wie oben beschrieben hinzu.
Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> Genehmigung --> Mindestanzahl der Genehmiger vor der Genehmigung prüfen
Im Genehmigungsbeleg oder in ExFlow Web wird geprüft, ob die Mindestanzahl der Genehmiger erfüllt ist, bevor der letzte Genehmiger die Rechnung genehmigt.
Ablauf für Mindestanzahl der Genehmiger
Wenn die Prüfung der Mindestanzahl der Genehmiger für das Importjournal aktiviert ist, kann das Dokument erst erstellt werden, wenn die Mindestanzahl der Genehmiger oder mehr dem Genehmigungsablauf hinzugefügt wurde.
Während des Genehmigungsablaufs kann sich die Anzahl der Genehmiger ändern. Aus diesem Grund erfolgt eine Prüfung, wenn der letzte Genehmiger das Dokument genehmigt.
Wenn die Anzahl der Genehmiger einschließlich des aktuellen Genehmigers geringer ist als in der ExFlow Einrichtung festgelegt, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die besagt, dass weitere Genehmiger hinzugefügt werden müssen, bevor der aktuelle Genehmiger genehmigen kann.
Einschränkung
Beim Aufteilen von Belegzeilen in ExFlow Web mit aktivierten bestimmten Genehmigungseinstellungen berechnet BC die Mindestanzahl der erforderlichen Genehmiger nicht, was zu Genehmigungsblockierungsfehlern führt.
Diese Einschränkung tritt auf, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
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ExFlow Einrichtungsanforderungen:
- „Immer neue Genehmiger vorschlagen" ist auf Ja gesetzt
- „Mindestanzahl der Genehmiger vor der Genehmigung prüfen" ist auf Ja gesetzt
- „Mindestanzahl der Genehmiger" (unter Belegbuchungsprüfung) ist auf 2 oder mehr gesetzt
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Genehmigeraktionen:
- Eine Belegzeile mit zwei Genehmigern wird in ExFlow Web von einem Genehmiger aufgeteilt
- Oder eine Dimensionswertänderung wird vorgenommen, die die (neue) Genehmigungsregel auslöst
- Oder eine Genehmigungsgruppe wird manuell hinzugefügt, die auch automatisch durch die (neue) Genehmigungsregel hinzugefügt wird
Verhalten
Beim Versuch, die aufgeteilte Zeile oder das gesamte Dokument zu genehmigen, zeigt das System eine Fehlermeldung an: ''Dynamics BC: Zeile [Zeilennummer] hat nicht die Mindestanzahl an Genehmigern (2). Fügen Sie 1 weitere(n) Genehmiger hinzu, bevor Sie genehmigen!''. Dieser Fehler erscheint auch dann, wenn der Zeile die korrekte Anzahl von Genehmigern zugewiesen ist.
ExFlow wertet die Genehmigungsregeln nicht automatisch sofort nach dem Aufteilen einer Zeile neu aus. Die Auswertung der Genehmigungsregeln wird erst bei der Aktualisierung des Genehmigungszyklus ausgelöst (beim Genehmigen oder Vorschlagen neuer Genehmiger). Dies führt zu einer Abweichung bei der Berechnung der Mindestanzahl der Genehmiger.
Problemumgehung
Um dieses Problem zu beheben, wenn es auftritt:
- Fügen Sie der aufgeteilten Zeile manuell einen zusätzlichen Genehmiger (Genehmigungsgruppe) hinzu
- Der Genehmigungsablauf funktioniert dann korrekt, ohne den Fehler anzuzeigen
Alternativ können Sie eine Aktualisierung des Genehmigungszyklus auslösen, indem Sie die Funktion „Neue Genehmiger vorschlagen" verwenden, die ExFlow zwingt, die Genehmigungsregeln neu auszuwerten.