Audit-Log

Der ExFlow Audit-Log basiert auf dem Standard-Änderungsprotokoll von Business Central und bietet ein erweitertes, benutzerfreundliches Protokoll der in ExFlow an Dokumenten vorgenommenen Änderungen. Wenn aktiviert, verfolgt der Audit-Log alle Änderungen, die an einem Dokument vom Import bis zur Buchung vorgenommen werden. Dokumentänderungen können entweder in einem zusammengefassten Format basierend auf Rechnungsstatus und -aktionen oder in einem detaillierten Format, das Änderungen auf Feldebene verfolgt, angezeigt werden.

Audit-Log aktivieren

Um den Audit-Log zu aktivieren, suchen Sie nach ExFlow Audit-Log Setup und öffnen Sie es.

ExFlow Audit-Log Setup
Change Log Activated	Zeigt an, ob das Standard-Änderungsprotokoll von Business Central derzeit aktiv ist oder nicht.
Audit Log Template	Gibt die Audit-Log-Vorlage an, die auf das Änderungsprotokoll angewendet wird.
Period DateFormula	Gibt die Datumsformel an, die verwendet wird, um zu bestimmen, wie alt Einträge sein müssen, bevor sie durch die Aktion „Delete Expired Entries" entfernt werden.
Change Log Setup	Öffnet die Standard-Seite „Change Log Setup" von Business Central, die zum Aktivieren/Deaktivieren der Änderungsprotokollierung verwendet wird.
Audit Log Templates	Öffnet die Liste der Audit-Log-Vorlagen.
Apply Template	Wendet die ausgewählte Audit-Log-Vorlage erneut auf die Änderungsprotokolleinrichtung an.
Delete Expired Entries	Löscht Audit-Log-Einträge, die älter sind als die angegebene Perioden-Datumsformel.

Auf der Seite ExFlow Audit-Log Setup:

• Wählen Sie eine Audit-Log-Vorlage aus (siehe unten weitere Informationen zu Audit-Log-Vorlagen)

• Klicken Sie im Menüband auf „Change Log Setup“
  
  
  

• Aktivieren Sie auf der Seite Change Log Setup die Option „Change Log Activated“
  

Die Konfiguration in der ausgewählten Audit-Log-Vorlage wird auf das Standard-Änderungsprotokoll von Business Central angewendet. Um die angewendete Änderungsprotokollkonfiguration anzuzeigen, klicken Sie auf der Seite Change Log Setup zuerst auf „Mehr Optionen“ und wählen Sie dann Aktionen --> Setup --> Andere --> Tabellen.

Audit-Log-Vorlagen

Eine Audit-Log-Vorlage definiert die Tabellen und Felder, die im ExFlow Audit-Log verfolgt werden. Eine Standardvorlage „BASE“ steht zur Verfügung, aber zusätzliche benutzerdefinierte Vorlagen können erstellt werden. Öffnen Sie die BASE-Vorlage, um die enthaltenen Tabellen und Felder zu sehen:

• Suchen Sie nach „ExFlow Audit-Log Templates“ und öffnen Sie es.
• Klicken Sie in der Liste der ExFlow Audit-Log-Vorlagen auf den Code, um die Vorlage zu öffnen.

Die „BASE“-Vorlage kann nicht geändert werden, aber sie kann kopiert werden, um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen.

Erstellen einer benutzerdefinierten Vorlage

Um eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen, muss die Basisvorlage zuerst kopiert werden, dann können Änderungen an der neu erstellten Vorlage vorgenommen werden.

• Öffnen Sie die „Base“-Vorlage

• Wählen Sie „Vorlage kopieren“ im Menüband.
  
  

• Geben Sie einen neuen Vorlagennamen und eine Beschreibung ein.
  
  

• Öffnen Sie die neu erstellte Vorlage.
  Um Änderungen an allen Feldern in einer aufgeführten Tabelle zu protokollieren, aktivieren Sie die Option „Alle Felder protokollieren“.
  

Um bestimmte Felder zu protokollieren:
Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus, stellen Sie sicher, dass die Option „Alle Felder protokollieren“ deaktiviert ist, und aktualisieren Sie den Abschnitt „Felder“ (unterer Bildschirmbereich) nach Bedarf:

Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neue Zeile“ und wählen Sie das gewünschte Feld in der neu erstellten Zeile aus.

Um ein Feld zu entfernen, wählen Sie das gewünschte Feld aus und klicken Sie auf „Zeile löschen“.

Um das benutzerdefinierte Template zu verwenden, gehen Sie zurück zu ExFlow Audit-Log Setup, wählen Sie die neue Vorlage im Feld „Audit Log Template" aus und klicken Sie dann erneut auf „Change Log Setup", damit die Tabellen und Felder der neuen Vorlage angewendet werden.

Gut zu wissen: Das Aktivieren von „Log All Fields" für viele Tabellen oder das Verfolgen einer großen Anzahl von Feldern kann im Laufe der Zeit viele Protokolleinträge erzeugen. Verfolgen Sie nur die Felder, die tatsächlich benötigt werden, um das Protokoll übersichtlich zu halten und die gespeicherte Datenmenge zu begrenzen.

Felder überwachen und benachrichtigen

Jede Feldzeile verfügt außerdem über zwei zusätzliche Optionen, die das Feld zusätzlich zur normalen Audit-Log-Verfolgung in die Standardfunktion „Sensitive Field Monitoring“ von Business Central einbinden:

• Monitor Field – Kennzeichnet das Feld als überwachtes/sensibles Feld in Business Central. Änderungen an dem Feld werden dann zusätzlich zum normalen Audit-Log-/Änderungsprotokolleintrag auch im Standard-Feldüberwachungsprotokoll (Monitored Field Log Entries) erfasst und per Telemetrie gemeldet. Verwenden Sie diese Option für Felder mit sensiblen Daten, wie z. B. Bankkontonummern oder Genehmigerzuweisungen.

• Notify – Wenn diese Option zusammen mit „Monitor Field“ aktiviert ist, erhält der auf der Business Central-Seite Field Monitoring Setup konfigurierte Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Wert des Feldes ändert. Dies setzt voraus, dass E-Mail und Field Monitoring Setup (Empfänger und Sendekonto) in Business Central bereits konfiguriert sind; andernfalls wird keine Benachrichtigung gesendet.

Audit-Log für ein ExFlow-Dokument anzeigen

Gehen Sie zu: ExFlow Approval Status History --> Verwandt --> Audit-Log

Nachdem ein Dokument gebucht wurde, ist das Audit-Log aus der Approval Status History zugänglich. Zu diesem Zeitpunkt im Prozess sind alle Aktionen vom Import bis zur Buchung in der Zusammenfassungsansicht sichtbar, und alle Änderungen auf Feldebene können in der Detailansicht angezeigt werden.

Das Audit-Log wird in der Zusammenfassungsansicht geöffnet, in der Sie eine Liste der Dokumentaktionen sehen, die seit dem Import des Dokuments stattgefunden haben (importiert, überprüft, mit Empfang abgeglichen usw.), mit einem Datum- und Zeitstempel, der angibt, wann die Aktion stattgefunden hat. Der Bereich gibt an, wo sich das Dokument im ExFlow-Prozess befand, als die Aktion stattfand.

Die Informationen in dieser Ansicht können durch Auswahl der Aktion „Export to Excel“ im Menüband nach Excel exportiert werden.

Um alle Standard-Änderungsprotokolleinträge für eine einzelne Aktionszeile anzuzeigen, klicken Sie auf die Zeile, indem Sie auf einen beliebigen Feldwert in der Zeile klicken. Wenn keine Änderungen für die Aktion aufgezeichnet wurden, erhalten Sie die Nachricht „Keine Änderungen gefunden“.

Um alle Änderungen an dem Dokument zu sehen, klicken Sie auf der Seite Zusammenfassungsansicht auf Detailansicht --> Gesamtes Dokument anzeigen.

Die Detailansicht --> Bereich anzeigen listet alle Felder in Abschnitten wie folgt auf:

• Kopfzeile
• Zeilen
• Genehmiger

Jedes Feld wird als separate Zeile dargestellt, mit Spalten, die alle an dem Feld vorgenommenen Änderungen neben der Aktion anzeigen, auf die sich die Änderung bezieht. Die neuesten Änderungen werden in den Spalten links angezeigt. Um frühere Änderungen anzuzeigen, scrollen Sie nach rechts, um zusätzliche Spalten anzuzeigen. Wenn es eine erhebliche Anzahl von Änderungen gibt, klicken Sie auf „Nächster Satz“, um weitere Änderungen anzuzeigen.

Im unten gezeigten Beispiel sehen wir, dass die letzte Änderung (um 10:34:53 Uhr am 29.06.23) von Benutzer KONNIE vorgenommen wurde:

• Der Genehmiger wurde von SAM zu MARK geändert (siehe „Genehmiger“-Zeile im Screenshot unten)
• Der ursprüngliche Genehmiger (SAM) wurde durch die Genehmigungsregel MARKETING zugewiesen (siehe „Hinzugefügt von Genehmigungsregel“-Zeile im Screenshot unten)
• Der neue Genehmiger (MARK) wurde manuell von Benutzer KONNIE zugewiesen (siehe „Erstellt in“-Zeile im Screenshot unten)

Hinweis: Der ursprüngliche Wert wird links vom Pfeil und der neue Wert rechts vom Pfeil angezeigt.

Abgelaufene Einträge löschen

Gehen Sie zu: ExFlow Audit-Log Setup --> Abgelaufene Einträge löschen

Ähnlich wie bei der Standardfunktionalität ist es möglich, eine Perioden-Datumsformel im Audit-Log Setup einzugeben, die beim Löschen alter Audit-Log-Einträge verwendet wird.

In diesem Beispiel werden sieben Jahre hinzugefügt, und ExFlow Audit-Log-Einträge, die älter als sieben Jahre sind, werden bei Verwendung dieser Funktion gelöscht.

Audit-Log im Genehmigungsstatusverlauf

Gehen Sie zu: ExFlow Approval Status History --> Verwandt --> Audit-Log

Sobald ein Dokument gebucht ist, bietet die Gruppe Audit-Log unter Verwandt auf der Seite Approval Status History einen schnellen Zugriff auf den Änderungs- und Genehmigungsverlauf dieses Dokuments, ohne die oben beschriebene Detailansicht öffnen zu müssen. Dies ist eine praktische Abkürzung, um ein bereits bekanntes gebuchtes Dokument zu untersuchen.

Aktion	Beschreibung
Audit-Log	Öffnet dieselbe oben beschriebene Audit-Log-Zusammenfassungs-/Detailansicht, die jede Aktion und jede Änderung auf Feldebene für das Dokument anzeigt. Nützlich, um genau zu sehen, was von wem geändert wurde.
Document Approval History	Erzeugt ein PDF, das das Dokument zusammen mit seinem Genehmigungsverlauf zeigt. Nützlich, um einen druckbaren oder teilbaren Nachweis darüber zu erstellen, wer das Dokument genehmigt hat, z. B. für eine externe Prüfung.
Document Approval Flow	Führt einen Bericht aus, der die Genehmiger anzeigt, die das Dokument durchlaufen hat, in der Reihenfolge. Nützlich, um schnell einen Überblick über den Genehmigungsablauf des Dokuments zu erhalten.
Document Approval Flow with Approval Rule	Wie „Document Approval Flow", zeigt aber zusätzlich an, welche Genehmigungsregel jeden Genehmiger hinzugefügt hat. Nützlich, um zu verstehen, warum ein bestimmter Genehmiger zum Dokument hinzugefügt wurde.