OCR Import Mapping

Gehen Sie zu: ExFlow OCR Import Mapping

ExFlow OCR Import Mapping wird verwendet, um eine Codierung aus einem bestimmten interpretierten Wert für einen bestimmten Kreditor festzulegen. Diese Seite enthält die Felder, die die Zeile mit den eingegebenen Werten befüllen, wenn die Rechnung in das ExFlow Import Buch.-Blatt importiert wird.

Es ist möglich, eine vollständig codierte Zeile mit einem Sachkonto, Dimensionen, Projektnr. usw. nur durch eine Einrichtung auf der Seite "ExFlow OCR Import Mapping" zu erhalten, die für jeden Kreditor eindeutig sein kann.

OCR Import Mapping
Kreditorennr.	Kreditorennr. auswählen
Importnr.	Den zu mappenden importierten Wert angeben
Zu Typ zuordnen	Eine Option für den Zuordnungstyp auswählen. Es kann ein Sachkonto, Artikelnr. usw. sein.
Kein Bestellabgleich	Auswählen, ob der Bestellabgleich bei dieser spezifischen Mapping-Kombination übersprungen werden soll.
Zeilen aggregieren	Diese Einstellung aktivieren, um alle importierten Zeilen mit den angegebenen Mapping-Kriterien zu einer zusammengefassten Rechnungszeile zu aggregieren.
Dimensionscode	Wenn ein Dimensionscode als ExFlow Web-Spalte existiert, wird der Dimensionscode sichtbar sein und kann in der OCR Import Mapping-Liste verwendet werden.
Projektnr.	Die Projektnr. angeben
Projektaufgabennr.	Die Projektaufgabennr. angeben
Erstgenehmiger	Den Erstgenehmiger angeben
Genehmigungsregel	Die Genehmigungsregel angeben
Autom. Kontogruppe	Die Automatische Kontogruppe angeben
Genehmigung	Das Kontrollkästchen Genehmigung ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren, wenn dieses Mapping nicht Teil des Genehmigungsablaufs sein soll.

Zeilen aggregieren

Diese Funktion wird für die Interpretation von Zeilen auf Spesenrechnungen verwendet und nicht für bestellbezogene Rechnungen.

Es ist möglich, einen bestimmten interpretierten Wert einem bestimmten Typ zuzuordnen, z. B. einem Sachkonto. Bearbeiten Sie die Liste und geben Sie die gewählte Kreditorennr. an. Fügen Sie den Wert in Importnr. hinzu, der interpretiert wird, und wählen Sie, wie ExFlow den interpretierten Wert zuordnen soll, z. B. ein Sachkonto.

Beim Import des Dokuments in das Import Buch.-Blatt wird die Codierung gemäß der Einrichtung auf der Seite "ExFlow OCR Import Mapping" mit dem gewählten "Zu Typ zuordnen" (z. B. Sachkonto) unter Import Zeilen generiert.

Dimensionen werden zu Zeilen hinzugefügt, nicht zum Kopf.

Beispiel: Wenn eine Rechnung 1000 Zeilen hat (500 Zeilen mit Wert 1 und 500 Zeilen mit Wert 2) und die Zeilen gemäß dem Bild unten zwei verschiedenen Sachkonten zugeordnet werden müssen. Durch Aktivieren von "Zeilen aggregieren" werden alle Werte mit 1 in Sachkonto 6420 aggregiert und alle Zeilen mit Wert 2 werden in Sachkonto 5611 aggregiert, wenn das Dokument in das ExFlow Import Buch.-Blatt importiert wird.

Kein Bestellabgleich

Wenn "Kein Bestellabgleich" deaktiviert ist und das interpretierte Dokument eine interpretierte Bestellnr. hat, dann hat der Bestellabgleich Priorität und setzt Zeilen wie in der Bestellung. Das bedeutet, dass Dimensionen aus der Bestellung verwendet werden und nicht eventuelle in OCR Import Mapping angegebene Dimensionen.

Wenn "Kein Bestellabgleich" aktiviert ist und das interpretierte Dokument eine interpretierte Bestellnr. hat, dann verwendet das System die in der "ExFlow OCR Import Mapping"-Einrichtung angegebenen Werte, einschließlich der Dimensionen. Dimensionen werden nur auf Zeilen gesetzt, nicht im Kopf.

OCR Import

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import

MwSt.-Zuordnung

Lassen Sie ExFlow bei der Zuordnung von importiertem MwSt.-% zu MwSt.-Produktbuchungsgruppen helfen.

Bei EDI ist es sehr üblich, dass der Prozentsatz der MwSt. auf der Zeile übertragen wird. Dies kann jedoch nicht im Standard Business Central genutzt werden, und ExFlow hat nun eine eigene Zuordnung dafür erstellt.

ExFlow Data Capture einrichten

Für Kunden, die andere Dienste wie ExFlow Data Capture verwenden, muss ein benutzerdefiniertes Feld auf Zeilenebene in EDC hinzugefügt werden, wo MwSt.-% interpretiert werden kann.

Dieses Feld muss auch auf Zeilenebene in der Datenaustauschdefinition in Business Central zugeordnet werden.

Lesen Sie mehr darüber unter Feldzuordnung

MwSt.-Zuordnung einrichten

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> Aktionen --> Funktionen --> OCR --> MwSt.-Zuordnung

Bearbeiten Sie die Liste und fügen Sie die zuzuordnenden MwSt.-Zuordnungswerte hinzu, und wählen Sie die MwSt.-Produktbuchungsgruppe aus, der sie unter ''MwSt.-Produktbuchungsgruppe'' zugeordnet werden soll.

Warnmeldungen für MwSt.-Zuordnung deaktivieren

Wenn die MwSt. falsch ist, zeigt ExFlow eine Warnmeldung an. Wenn keine Meldungen gewünscht werden, können diese deaktiviert werden.

Gehen Sie zu: OCR Import --> Warnmeldungen für MwSt.-Zuordnung deaktivieren, um die Warnmeldungen für die MwSt.-Zuordnung auszuschalten.

Wenn deaktiviert, werden keine Warnmeldungen im Import Buch.-Blatt für die importierten Werte bezüglich der Zuordnung der MwSt.-Produktbuchungsgruppe angezeigt.

Kreditor-ID-Felder

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import --> ExFlow Kreditor-ID-Felder

Die ExFlow Kreditor-ID-Tabelle wird hauptsächlich für zwei Hauptzwecke verwendet:

1. Identifizierung des korrekten Kreditors, wenn EDC nicht verwendet wird und die Kreditorennummer in der XML-Datei fehlt.
   

Die Kreditor-ID in dieser Tabelle muss eindeutig sein, was bedeutet, dass dieselbe Bankgironummer nicht mehreren Kreditoren zugewiesen werden kann.

2. Steuerung, wie Kreditorinformationen in EDC angezeigt werden, wenn ein EDC-Konto verwendet wird.
   

Das Feld "ExFlow Data Capture Exportreihenfolge" definiert, was nach dem Kreditorennamen in EDC erscheint. Wenn das Feld leer ist, wird die nächste verfügbare Nummer verwendet. Wenn kein übereinstimmender Bankkonto-Datensatz existiert, wird "Nein" nach dem Namen in EDC hinzugefügt.

Kreditor-ID-Felder
Tabellennr.	Tabellensuche auf 23 (Kreditor) und 288 (Kreditor Bankkonto)
Feldnr.	Feldsuchoptionen für die gewählte Tabellennr.
Feldüberschrift	Gibt die Feldnr.-Überschrift an
Feldname	Gibt den Feldnamen an
ExFlow Data Capture Exportreihenfolge Überschrift	Definiert, was nach dem Kreditorennamen in EDC erscheint. Wenn das Feld leer ist, wird die nächste verfügbare Nummer verwendet. Wenn kein übereinstimmender Bankkonto-Datensatz existiert, wird "Nein" nach dem Namen in EDC hinzugefügt.
Aktionen --> Funktion --> Kreditor-IDs anzeigen	Zeigt die Liste der aufgelisteten Kreditor-IDs für die Firma
Aktionen --> Funktion --> Alle aktualisieren	Klicken Sie auf Alle aktualisieren, um die Popup-Frage zu erhalten: ''Möchten Sie alle Kreditor-IDs synchronisieren?''. Antworten Sie mit Ja oder Nein.

ExFlow Data Capture Exportreihenfolge	Wann/Wie verwenden
1 = Bankgironummer	Verwenden Sie dies, wenn die meisten Lieferanten über eine lokale Bankgironummer identifiziert werden. Dies wird häufig für Inlandszahlungen verwendet. Setzen Sie dies als erste Priorität, wenn die Bankgironummer der zuverlässigste eindeutige Wert in Ihren Kreditorenstammdaten ist.
2 = Postgironummer	Verwenden Sie dies, wenn Lieferanten hauptsächlich über Postgiro-Werte identifiziert werden. Platzieren Sie dies vor IBAN, wenn Postgiro in Ihrer Umgebung vollständiger und vertrauenswürdiger ist.
3 = IBAN	Verwenden Sie dies für internationale Lieferanten oder wenn IBAN Ihre primäre Bankkennung ist. Halten Sie dies hoch in der Reihenfolge, wenn Ihre Kreditor-Bankkontodatensätze mit IBAN standardisiert sind.
4 = USt-IdNr.	Verwenden Sie dies, wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die beste Ausweichkennung ist, zum Beispiel wenn Bankkontodaten fehlen oder nicht eindeutig genug sind.
Wenn das Feld leer ist	ExFlow verwendet automatisch die nächste verfügbare Reihenfolge. Dies ist nützlich, wenn Sie keine strikte Kontrolle über die Kennungspriorität benötigen.
Wenn kein übereinstimmendes Kreditor-Bankkonto existiert	ExFlow fügt Nein nach dem Kreditornamen in EDC hinzu. Verwenden Sie dies als Hinweis, dass die Bankkontenzuordnung überprüft werden sollte.
Empfohlener Einrichtungsansatz	Beginnen Sie mit der eindeutigsten und vollständigsten Kennung in Ihrem Unternehmen (oft IBAN oder Bankgironummer) und halten Sie eine konsistente Reihenfolge über alle Kreditoren hinweg, um die Zuordnungsqualität in EDC zu verbessern.

Erstellen von Kreditor-ID-Datensätzen

Das Erstellen eines Kreditors mit nur einer Kreditorennummer erstellt nicht automatisch einen Kreditor-ID-Datensatz.

Um einen Datensatz zu generieren, muss mindestens ein zusätzliches Feld in der Kreditor-ID-Einrichtung ausgefüllt werden.

Wenn der XML-Import die Kreditorennummer nicht enthält, aber das Kreditor-ID-Feld einen Wert hat; und eine Kreditorennummer im Import Buch.-Blatt-Kopf manuell ausgewählt wird, wird ein neuer Kreditor-ID-Eintrag erstellt (abhängig von den Einstellungen) und als "Benutzerdef." markiert.

Kreditor-IDs anzeigen

Gehen Sie zu: ExFlow Kreditor-ID-Felder --> Aktionen --> Funktion --> Kreditor-IDs anzeigen, um die vollständige Liste der Kreditor-IDs für die Firma anzuzeigen.

Kreditor-ID
ID	Eindeutige Tabellen-ID
Kreditorennr.	Gibt die Kreditorennr. an
Kreditorenname	Gibt den Kreditorennamen an
Art	Gibt die Art an. Wenn auf Feld gesetzt, dann ist der Wert von der Kreditorenkarte. Wenn auf Benutzerdef. gesetzt, dann ist es ein manuell hinzugefügter Wert, entweder vom Import Buch.-Blatt-Kopf oder erstellt über ExFlow-Einstellung ''Kreditor-ID automatisch erstellen'' Optionen: ''Nachfragen'' oder ''Immer''.
Tabellennr.	Gibt die Tabellennr. 23 (Kreditor) oder 288 (Kreditor Bankkonto) an
Feldnr.	Gibt die Feldnr. an
Bankcode	Gibt den Kreditor Bankkonto-Code an (Tabellennr. 288)
Betrugs-ID	Derzeit nicht in Verwendung.

Relevante ExFlow-Einstellungen

Kreditor-ID-Synchronisierung aktivieren

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import --> Kreditor-ID-Synchronisierung aktivieren

Aktivieren Sie die Synchronisierung der Kreditor-ID: Bestimmt, ob die Kreditor-ID-Tabelle aktualisiert werden soll.

Gibt an, ob die Kreditor-ID-Tabellensynchronisierung aktualisiert werden soll oder nicht.

Kreditor-ID-Felder

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import --> Kreditor-ID-Felder

Wenn der XML-Import die Kreditorennummer nicht enthält, aber das Kreditor-ID-Feld einen Wert hat.

Gibt an, welche Kreditorenfelder in der Kreditor-ID-Tabelle sein sollen (beim ersten Abgleich eines Kreditors während des Dokumentimports)

Gibt an, welche Kreditor-ID-Felder in der Kreditor-ID-Tabelle enthalten sind.

Kreditor-ID automatisch erstellen

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import --> Kreditor-ID automatisch erstellen

Legt fest, wie Daten aktualisiert werden sollen, wenn ''Kreditor-ID-Synchronisierung aktivieren'' aktiviert ist.

Die automatische Erstellung der Kreditor-ID definiert, wie Datensätze automatisch aktualisiert werden, wenn die Synchronisierung aktiviert ist.

Verfügbare Optionen sind: ''Fragen, Immer und Nie'':

Kreditor-ID automatisch erstellen
Fragen	ExFlow fragt (in einem Popup), ob diese Kreditor-ID mit der Kreditor-ID-Tabellenliste verbunden (d.h. erstellt und hinzugefügt) werden soll als Benutzerdef. Typ.
Immer	Wenn auf ''Immer'' gesetzt, werden Kreditor-ID-Verknüpfungen automatisch von ExFlow erstellt und der Kreditor-ID-Feldertabellenliste als Typ = Benutzerdef. hinzugefügt.
Nie	Niemals automatisch eine Kreditor-ID erstellen.

Dummy-Artikel für OCR-Zeilenabgleich

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> OCR Import --> Dummy-Artikel für OCR-Zeilenabgleich

Gibt eine "Dummy"-Artikelnummer an, die ExFlow verwendet, wenn es die importierte Artikelnummer auf zeileninterpretierten Rechnungen nicht finden kann.

Erstellen Sie einfach einen Artikel in Business Central (z.B. DUMMY) und wählen Sie ihn in diesem Feld aus.

Bitte beachten Sie, dass Dummy-Artikel vor dem Buchen durch echte Artikel ersetzt werden müssen.

Wann wird der Dummy-Artikel verwendet?

Rechnungstyp	Was ExFlow tut
Zeileninterpretierte Rechnung mit Bestellung	Verwendet den Dummy-Artikel → erfordert manuellen Artikelabgleich
Rechnung ohne Bestellung oder nur Kopfimport	Verwendet das Vordefinierte Konto (Sachkonto), wenn in ExFlow Einrichtung aktiviert

Beispiel

1. Öffnen Sie das Import Buch.-Blatt und finden Sie Zeilen mit dem Dummy-Artikel (z.B. DUMMY)

2. Öffnen Sie den Bestellabgleich und wählen Sie die korrekte Bestellzeile aus

3. Bestätigen Sie, um eine OCR-Zuordnung zu erstellen, wenn Sie dazu aufgefordert werden

4. Beim nächsten Mal, wenn dieser Kreditor dieselbe Artikelnummer sendet, wird sie automatisch zugeordnet

5. Wenn Sie eine Dummy-Artikelzeile manuell abgleichen, bietet ExFlow automatisch an, eine OCR-Zuordnung zu erstellen, abhängig von der Einstellung in ExFlow Einrichtung

Kreditor 10000 sendet eine Rechnung mit zwei Zeilen:

• Zeile 1: Artikel "WIDGET-A" → ExFlow findet ihn
  
• Zeile 2: Artikel "PART-XYZ" → Nicht erkannt → verwendet DUMMY
  

Um zu lösen:

1. Öffnen Sie den Bestellabgleich
2. Gleichen Sie Zeile 2 mit der Bestellzeile mit Artikel 1000 ab
3. Bestätigen Sie die Erstellung der OCR-Zuordnung

Ergebnis: Die nächste Rechnung von Kreditor 10000 mit "PART-XYZ" wird direkt auf Artikel 1000 zugeordnet.