ExFlow Benutzer

Um sich bei ExFlow Web anzumelden, müssen "ExFlow Benutzer" erstellt werden.

Das Hinzufügen eines neuen Benutzers erstellt automatisch eine Genehmigungsgruppe mit demselben Namen.

Standard-Setup für ExFlow Benutzer hinzufügen

Gehe zu: Setup --> ExFlow Setup

Im ExFlow Setup sind auch einige Standardeinstellungen möglich, wie das Hinzufügen eines Standard-Sprachcodes, eines bevorzugten Genehmigungsklienten oder vielleicht einer Standard-Benutzer-Codierungsregel-ID.

Eine der Einstellungen ist „Standard-Benutzer-Codierungsregel-ID“. Es erleichtert die Einrichtung eines neuen ExFlow Benutzers. Legen Sie „Standard-Benutzer-Codierungsregel“ im ExFlow Setup fest, fügen Sie eine neue ExFlow Benutzerberechtigungslinie mit einem bestimmten Unternehmen hinzu, und die zuvor im ExFlow Setup definierte Benutzer-Codierungsregel wird angewendet.

ExFlow Setup - Benutzer
Sprachcode:	Sprachcode für E-Mails an ExFlow Genehmiger hinzufügen
Bevorzugter Genehmigungsklient:	Gibt an, ob der Standard-Hyperlink in den E-Mails für Erinnerungen und Nachrichten den Benutzer zu Business Central oder ExFlow Web führt
Genehmigungsauswahl-Timeout	Gibt das Timeout für die Genehmigungsauswahl an
Standard-Benutzer-Codierungsregel-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Admin-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Buchhalter-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Genehmiger-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Basis-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Leser-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Webdienst-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Einkäufer-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
ExFlow-Referenz automatisch erstellen:	Wählen Sie diese Option, um ExFlow-Referenzen automatisch zu erstellen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Referenzcodes
Standard-Vertraulichkeits-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird Lesen Sie mehr über Berechtigungen im Abschnitt Permissions on a Business Central user

ExFlow Benutzer aus Excel importieren

Gehen Sie zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow Users

Neben dem manuellen Hinzufügen neuer Benutzer können Administratoren auch ExFlow Benutzer durch Importieren von Benutzern aus Excel hinzufügen "Benutzer importieren".

Um aus Excel zu importieren, verwenden Sie die "Vorlage herunterladen" für die Excel-Tabelle.

Einen neuen Benutzer manuell hinzufügen

Gehen Sie zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow Users --> New

ExFlow Benutzerkarte
Benutzer-ID:	Benutzer-ID ohne Domäne hinzufügen
Benutzername:	Vollständige Namen der Genehmiger hinzufügen
Authentifizierungs-E-Mail	Microsoft-Authentifizierungs-E-Mail-Adresse (AAD), die ExFlow für die Anmeldung bei ExFlow Web und für die Kommunikation mit Genehmigen verwendet, d. h. zum Senden von Erinnerungen, wenn der Genehmiger Dokumente zu genehmigen hat, sowie für ExFlow-Kommentare aus dem Diskussionsbereich/Chat. Diese E-Mail wird während der Erstellung des ExFlow-Benutzers vom Business Central-Systembenutzer übernommen (die Kontakt-E-Mail wird ebenfalls mit derselben E-Mail-Adresse ausgefüllt). Alle ExFlow-Benutzer müssen über eine Authentifizierungs-E-Mail verfügen.
Kontakt-E-Mail:	Fügen Sie eine Kontakt-E-Mail-Adresse hinzu, wenn ExFlow-Erinnerungen und -Benachrichtigungen an diese E-Mail anstelle der Authentifizierungs-E-Mail-Adresse gesendet werden sollen. Kontakt-E-Mail ist ein optionales Feld.
Sprachcode:	In welcher Sprache E-Mails gesendet werden
Bevorzugter Genehmigungsklient:	Gibt an, ob der Hyperlink in den E-Mails für Erinnerungen und Nachrichten den Benutzer zu Business Central oder ExFlow Web führt
Vollständiger Dokumentenzugriff:	Gibt an, ob der Benutzer Zugriff auf ExFlow-Dokumente in allen Unternehmen haben soll
Systembenutzer:	Gibt an, ob der ExFlow Benutzer auch ein gültiger Systembenutzer ist.
Systembenutzername:	Verbundener Systembenutzer.
Vorheriger Systembenutzername:	Wenn der verbundene Systembenutzer geändert wird, zeigt dieses Feld den vorherigen Wert an
Zeitzone:	Zeigt die Zeitzone des Benutzers an, um den Zeitstempel in der lokalen Zeit anzuzeigen
Gesperrt:	Dies zeigt an, ob der Genehmiger in allen Unternehmen gesperrt ist Lesen Sie mehr im Abschnitt Approver Leaving the Company.

E-Mail-Erinnerungen

E-Mail-Erinnerungen
Ungeprüfte Dokumente:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn der Genehmiger Dokumente zur Genehmigung hat
Diskussionspanel:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn der Genehmiger im Diskussionspanel/Chat erwähnt wird
Vertragsrechnungs-Erinnerung:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn Vertragsrechnungen fehlen

Sowohl ungeprüfte Dokumente als auch ungelesene Kommentare werden weiterhin in ExFlow Web angezeigt.

Business Central-Benachrichtigungen

Wenn der ExFlow Benutzer ein Systembenutzer ist, können Benachrichtigungen in Business Central hinzugefügt werden.

Business Central-Benachrichtigungen
Ungeprüfte Dokumente:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen für ungeprüfte Dokumente für den Genehmiger (Systembenutzer) auf der Rollencenter-Seite anzeigen soll
Diskussionspanel:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen für Erwähnungen im Diskussionspanel/Chat für den Genehmiger (Systembenutzer) auf der Rollencenter-Seite anzeigen soll
Vertragsrechnungs-Erinnerung:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen senden soll, wenn Vertragsrechnungen fehlen

Erfahren Sie mehr über Benachrichtigungen im Abschnitt Genehmigungsworkflow --> Benachrichtigungen in Business Central.

Unternehmenszugriff und Webberechtigungsrolle unter Berechtigungen hinzufügen

Berechtigungen
Unternehmensname:	Unternehmen aus der Liste hinzufügen, auf das der Benutzer Zugriff haben soll. Um einen Genehmiger markieren zu können, muss der Benutzer Zugriff auf das Unternehmen haben, in dem das Dokument erstellt wurde
Webberechtigungsrolle:	Alle ExFlow Benutzer benötigen ein Webbenutzer-Recht für ExFlow Web Die Berechtigung, die dem ExFlow Benutzer zugewiesen ist, gilt nur für Webberechtigungen ExFlow Benutzer, die Dokumente in ExFlow verwalten sollen, müssen Systembenutzer sein, um ExFlow-Seiten öffnen zu können. Lesen Sie unten mehr darüber, wie Sie einen Systembenutzer erstellen Genehmiger: Genehmiger können ein Dokument genehmigen, ablehnen oder in den Status "In Bearbeitung" setzen Der Genehmiger hat nur Zugriff auf Dokumente, bei denen er im Genehmigungsfluss enthalten ist. Änderungen sind nicht erlaubt Genehmiger (Power): Gleiche Berechtigung wie Genehmiger. Hinzufügen und Weiterleiten an andere Genehmiger. Hinzufügen oder Ändern der Codierung ist erlaubt, z. B. G/L-Konto oder Dimensionen Genehmiger (Super): Gleiche Berechtigung wie Power User. Alle genehmigten Dokumente in der ExFlow-Historie anzeigen Admin: Admin-Berechtigung in ExFlow Web. Dieser Benutzer kann Einstellungen vornehmen, die für alle Genehmiger in ExFlow Web gelten. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Webbenutzer-Berechtigungen
Benutzer-Codierungsregel-ID:	Wenn ein Genehmiger Änderungen an der Codierung der Dokumentzeile in ExFlow Web vornehmen können soll, können ExFlow Benutzer-Codierungsregeln verwendet werden, um zu entscheiden/einzuschränken, welche Werte er/sie auswählen kann. Alle Genehmiger benötigen eine Codierungsregel Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Geschäftsfunktionalität --> Benutzer-Codierungsregeln
Zugehörige Ressourcen-Nr.:	Es ist möglich, eine Ressource mit einem ExFlow Benutzer zu verbinden, um automatisch einen bestimmten Genehmiger aus "Verantwortliche Person" im Projekte hinzuzufügen Lesen Sie mehr im Abschnitt Geschäftsfunktionalität --> Dynamischer Genehmigungsfluss für Projekte
Zugehöriger Einkäufercode:	Einkäufer hinzufügen, um eine Erinnerung zu senden, wenn Einkaufsbelege fehlen. Dies erfordert auch das ExFlow E-Mail-Setup. Oder um die Genehmigungsregel basierend auf dem Einkäufer zu erstellen
Dimensionsfilter:	Erweitert die Berechtigung des Genehmigers, um die Historie in der Suche auf ExFlow Web anzuzeigen Der Genehmiger kann alle Dokumente mit diesem Dimensionswert anzeigen
Ersetzt durch Benutzer:	Wenn der Genehmiger gesperrt ist. Lesen Sie mehr unter Genehmiger verlässt das Unternehmen
Maximaler Betrag für endgültige Genehmigung:	Gibt den maximalen Genehmigungsbetrag für den ausgewählten Genehmiger an. Gilt nur, wenn der Benutzer der letzte Genehmiger in einem Genehmigungsfluss ist
Gesperrt:	Wenn der Genehmiger gesperrt ist. Lesen Sie mehr unter Genehmiger verlässt das Unternehmen.
Zugriff auf vertrauliche Dokumente	Gibt an, ob der Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dokumente hat oder nicht. Lesen Sie mehr unter Vertrauliche Dokumente.

Einen Vertreter während der Urlaubszeit hinzufügen

Gehe zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow Users (Liste) oder über ''ExFlow User (Karte)''

Wenn ein Benutzer abwesend oder im Urlaub ist, kann ein Vertreter zugewiesen werden, der seine/ihre Dokumente bearbeitet.

Klicken Sie auf "Vertreter hinzufügen".

Ein Benutzer kann in einem einzelnen Unternehmen oder in allen Unternehmen ersetzt werden, jedoch nur, wenn der Vertreter Zugriff auf das Unternehmen hat. Das Feld ''Alle Unternehmen'' ist standardmäßig aktiviert, aber wenn der Genehmiger nur in einem bestimmten Unternehmen ersetzt werden soll, wählen Sie dieses Unternehmen im Feld Unternehmen aus. Das Feld ''Alle Unternehmen'' wird dann deaktiviert.

Der nächste Schritt besteht darin, den Vertreter für den Genehmiger im Feld ''Vertreter'' hinzuzufügen.

Denken Sie daran, immer ein Startdatum und ein Enddatum festzulegen.

Klicken Sie auf "Vertreter hinzufügen", wenn alle Informationen ausgefüllt sind.

Der Vertreter wird nun in die Genehmigungsgruppe des Genehmigers aufgenommen. Der ersetzte Benutzer kann weiterhin genehmigen, auch wenn ein Vertreter vorhanden ist. Beide können genehmigen. Beide erhalten E-Mail-Benachrichtigungen.

Genehmiger verlässt das Unternehmen

Gehen Sie zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow User

Wählen Sie den Benutzer aus, der das Unternehmen verlässt.

Wählen Sie ein Unternehmen nach dem anderen aus und klicken Sie auf „Block/Unblock User“.

Wenn Sie den Benutzer blockieren, fügen Sie im Feld "Neuer Benutzer" einen Replacer hinzu. Dadurch werden die Dokumente in den Genehmigungsworkflows aktualisiert.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verlauf ersetzen", um dem neuen Benutzer Zugriff auf die historischen Dokumente des blockierten Benutzers zu gewähren.

Wenn das Dokument im Genehmigungsstatus nicht genehmigt ist, wird der blockierte Benutzer automatisch unter der ''Dokumentzeilen-Genehmiger'' "Genehmigt", zusammen mit dem Kommentar "Genehmigt, weil der Benutzer blockiert wurde". *. Der Ersetzer wird automatisch als aktueller Benutzer und nicht als blockierter Benutzer hinzugefügt.

Bei genehmigten, aber noch nicht gebuchten Dokumenten wird der Ersetzer zusammen mit dem Vermerk ''Hinzugefügt aufgrund der Ersetzung der Historie''' in die ''Belegzeilengenehmiger'' eingefügt.

In der Historie des ExFlow-Genehmigungsstatus wird der Ersetzer zusammen mit dem Kommentar ''AA ersetzt durch BB'' zu den Genehmigern der gebuchten Belegzeile hinzugefügt.

Wählen Sie „Replace Approval Rule and Coding Rules“, um den blockierten Benutzer automatisch in allen bestehenden Regeln zu ersetzen. Oder erstellen/ändern Sie Genehmigungen und Regeln manuell je nach Situation.

Wenn der ExFlow-Benutzer in allen Unternehmen blockiert ist, wird die Benutzerkarte automatisch blockiert und aus der ExFlow-Benutzerliste ausgeblendet.

Administratoren können ausgeblendete blockierte Benutzer mit der Funktion „View / Hide Blocked“ anzeigen.

Um zu sehen, wer den blockierten Benutzer ersetzt, öffnen Sie die ExFlow-Benutzerkarte.

Genehmiger, der das Unternehmen verlassen hat, kehrt zurück

Gehen Sie zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow User

Um einen blockierten Genehmiger wieder einzusetzen, klicken Sie auf „View/Hide Blocked“, um alle blockierten Benutzer anzuzeigen. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf „Block/Unblock User“.

Klicken Sie auf „Ja“ bei der Frage „Unblock“.

Der zurückgekehrte Benutzer muss nun manuell wieder in die Genehmigungs- und Coding-Regeln aufgenommen werden, wenn „Replace Approval Rule and Coding Rules“ beim Blockieren des Benutzers verwendet wurde.

Genehmiger ändert E-Mail-Adresse

Gehen Sie zu: Setup --> ExFlow Manual Setup --> ExFlow User

Erstellen Sie einen neuen ExFlow-Benutzer mit der neuen E-Mail-Adresse. Öffnen Sie den Benutzer mit der vorherigen E-Mail-Adresse und verwenden Sie die Funktion „Block/Unblock User“. Fügen Sie den neuen Benutzer im Feld „New User“ hinzu und aktivieren Sie sowohl „Access History“ als auch „Replace Approval Rule“.

Systembenutzer erstellen

Gehe zu: Business Central Standard User

ExFlow-Benutzer können auch aus dem Business Central-Benutzer erstellt werden, indem die Aktion „Create ExFlow User“ verwendet wird. Diese Aktion kann von der Business Central-Benutzerkarte oder der Hauptseite „Users“ aus erreicht werden.

Wählen Sie auf der Seite „Users“ einen oder mehrere Benutzer aus und klicken Sie auf „Create ExFlow User“. Diese Aktion öffnet eine neue Seite, die eine temporäre Tabelle mit den ausgewählten Benutzern anzeigt und alle Werte darstellt, die nach Abschluss auf die ExFlow-Benutzer übertragen werden.

Die Spalte „ExFlow User Exists“ in der Tabelle zeigt an, ob der ExFlow-Benutzer bereits erstellt wurde oder nicht. Alle anderen Werte der verbleibenden Felder wurden von der Business Central-Benutzerkarte kopiert, können jedoch bei Bedarf geändert werden.

Die Benutzer-Codierungsregel-ID wird automatisch auf der neu erstellten ExFlow-Benutzerkarte hinzugefügt, abhängig vom im ExFlow-Setup ausgewählten Wert „Default User Coding Rule ID“.

Der Business Central-Benutzer wird automatisch als Systembenutzer mit dem ExFlow-Benutzer verknüpft. Wenn ein ExFlow-Benutzer vor dem Systembenutzer erstellt wird, verwenden Sie einfach „Associate the user“, um die Verbindung zum Systembenutzer herzustellen. Oder verwenden Sie „Associate to ExFlow User“ von der Benutzerliste aus.

Die Benutzerberechtigungssätze werden automatisch auf der Benutzerkarte für die neu erstellten ExFlow-Benutzer aktualisiert. Abhängig von der angegebenen Rolle oder Webberechtigungsrolle wird der Business Central-Benutzer mit EX ADMIN oder EX APPROVER aktualisiert.

Berechtigungen für einen Business Central-Benutzer

Dies sind alle verfügbaren Berechtigungssätze, die für einen Systembenutzer verwendet werden können.

Berechtigungssatz
EX BASE	Berechtigungssatz, der automatisch bei der Installation von ExFlow gewährt wird. Dies ist erforderlich, um auf Seiten und Karten zuzugreifen, die ExFlow-Funktionalität enthalten (wie z. B. Bestellanforderungen, Angebote usw.).
EX ADMIN	Vollzugriff auf alle Tabellen und Seiten für ExFlow.
EX ACCOUNTANT	Eingeschränkter Zugriff auf Seiten. Kein Zugriff auf Setup-Seiten (außer Seiten zur Weiterverrechnung). Kann ExFlow-Benutzer verwalten.
EX READER	Gleiche Berechtigungen wie EX BASE, jedoch nur mit Leseberechtigung.
EX APPROVER	Zugriff auf ExFlow-Suche und ExFlow-Genehmigungsdokumente. Wird zum Genehmigen von Rechnungen innerhalb von Business Central verwendet.
EX PURCHASER	Zugriff auf Funktionen im Zusammenhang mit ExFlow bei Bestellanforderungen und Angeboten, wie das Hinzufügen von Genehmigern und das Ändern des Genehmigungsflusses. Auch Zugriff auf den ExFlow-Bestell-/Angebotsstatus.
EX WEB SERVICE	Wird für das Web verwendet und automatisch beim Erstellen der Anwendung aus dem ExFlow-Setup zugewiesen. Nur für ExFlow Web und das Importieren von Dokumenten über den Webdienst erforderlich.
EX CONFIDENTIAL	Wird für den Umgang mit vertraulichen Dokumenten verwendet.