ExFlow-Benutzer

Gehen Sie zu: ExFlow-Benutzer

Um sich bei ExFlow Web anmelden zu können, müssen "ExFlow-Benutzer" erstellt werden. Das Hinzufügen eines neuen ExFlow-Benutzers erstellt automatisch eine Genehmigergruppe mit demselben Namen.

Neue ExFlow-Benutzer erstellen

ExFlow-Benutzer können über den Erste-Schritte-Assistenten, Export/Import oder manuell über Excel-Import oder durch Erstellen einer neuen ExFlow-Benutzerkarte erstellt werden.

ExFlow-Benutzer aus Excel importieren

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow-Benutzer

Beginnen Sie mit einem Klick auf ''Vorlage herunterladen'', um die Excel-Vorlage zu erhalten.

Geben Sie alle Informationen zu ExFlow-Benutzern und (ExFlow-)Benutzerberechtigungen ein. Speichern Sie die Excel-Datei und importieren Sie sie über die Funktion "Benutzer importieren".

Einen neuen Benutzer manuell hinzufügen

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow-Benutzer --> New

Geben Sie alle erforderlichen Informationen über den neuen ExFlow-Benutzer ein, die Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet:

Der ExFlow-Benutzer wird als ''Gesperrt'' markiert, bis alle mit Stern gekennzeichneten Felder ausgefüllt sind.

ExFlow-Benutzerkarte - Menü

ExFlow-Menü
Replacer hinzufügen	Fügen Sie bei Bedarf einen Replacer zum ExFlow-Benutzer hinzu. Lesen Sie mehr darüber hier
Standard-ExFlow-Profil festlegen	Legen Sie ExFlow als Standard-Rollencenter für den zugehörigen Business Central-Benutzer fest.
Genehmigergruppe	Lesen Sie mehr darüber hier
Benutzer verknüpfen	Verknüpfen Sie den ExFlow-Benutzer mit einem Systembenutzer. Lesen Sie mehr darüber hier
Verknüpfung entfernen	Entfernen Sie die zugehörige Verknüpfung zwischen dem ExFlow-Benutzer und dem Systembenutzer.
Benutzer-FactBox-Größen	Legen Sie die Standardgrößen der FactBox für einen ExFlow-Benutzer fest. Lesen Sie mehr darüber hier
Benutzer importieren	Importieren Sie ExFlow-Benutzer. Lesen Sie mehr unter Neue ExFlow-Benutzer erstellen
Letzte Fehler anzeigen	Zeigt an, ob Fehler in den Konfigurationspaketen für das ExFlow-Datenpaket beim Importieren der Excel-Datei ''Import (ExFlow) Users'' vorliegen.
Erinnerung senden	Senden Sie eine Erinnerung an den spezifischen ExFlow-Benutzer. Lesen Sie mehr darüber hier
Aktionen
ExFlow-Referenz erstellen	Erstellt eine ExFlow-Referenz für den spezifischen ExFlow-Benutzernamen. Lesen Sie mehr über ExFlow-Referenz
Aktionen --> Andere (gleiche Schaltflächen wie im ExFlow-Menü)

Allgemeine Felder

ExFlow-Benutzerkarte
Benutzer-ID:	Benutzer-ID ohne Domäne hinzufügen
Benutzername:	Vollständige Namen der Genehmiger hinzufügen
Authentifizierungs-E-Mail	Microsoft-Authentifizierungs-E-Mail-Adresse (AAD), die ExFlow für die Anmeldung bei ExFlow Web und für die Kommunikation mit Genehmigern verwendet, z. B. zum Senden von Erinnerungen, wenn der Genehmiger Dokumente genehmigen muss, und ExFlow-Kommentare aus dem Diskussionspanel/Chat. Diese E-Mail wird beim Erstellen des ExFlow-Benutzers aus dem Business Central-Systembenutzer übernommen (die Kontakt-E-Mail wird ebenfalls mit derselben E-Mail-Adresse ausgefüllt). Alle ExFlow-Benutzer müssen eine Authentifizierungs-E-Mail haben.
Kontakt-E-Mail:	Fügen Sie eine Kontakt-E-Mail hinzu, wenn ExFlow-Erinnerungen und -Benachrichtigungen an diese E-Mail anstelle der Authentifizierungs-E-Mail-Adresse gesendet werden sollen. Kontakt-E-Mail ist ein optionales Feld.
Sprachcode:	In welcher Sprache E-Mails gesendet werden
Bevorzugter Genehmigungsclient:	Gibt an, ob der Hyperlink in den E-Mails für Erinnerungen und Nachrichten den Benutzer zu Business Central oder ExFlow Web führt
Vollständiger Dokumentenzugriff:	Gibt an, ob der Benutzer Zugriff auf ExFlow-Dokumente in allen Unternehmen haben soll
Systembenutzer:	Gibt an, ob der ExFlow-Benutzer auch ein gültiger Systembenutzer ist.
Systembenutzername:	Verbundener Systembenutzer.
Vorheriger Systembenutzername:	Wenn der verbundene Systembenutzer geändert wird, zeigt dieses Feld den vorherigen Wert an
Zeitzone:	Zeigt die Zeitzone des Benutzers an, um den Zeitstempel in der lokalen Zeit anzuzeigen
Gesperrt:	Dies zeigt an, ob der Genehmiger in allen Unternehmen gesperrt ist Lesen Sie mehr im Abschnitt Genehmiger verlässt das Unternehmen.

E-Mail-Erinnerungen

E-Mail-Erinnerungen
Ungeprüfte Dokumente:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn der Genehmiger Dokumente genehmigen muss
Diskussionspanel:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn der Genehmiger in einem Diskussionspanel/Chat erwähnt wird
Vertragseingangsrechnungserinnerung:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow E-Mails senden soll, wenn Vertragseingangsrechnungen fehlen

Sowohl ungeprüfte Dokumente als auch ungelesene Kommentare werden weiterhin in ExFlow Web angezeigt.

Business Central-Benachrichtigungen

Wenn der ExFlow-Benutzer einem Systembenutzer zugeordnet ist, können Benachrichtigungen in Business Central hinzugefügt werden.

Business Central-Benachrichtigungen
Ungeprüfte Dokumente:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen für ungeprüfte Dokumente für den Genehmiger (Systembenutzer) auf der Rollencenter-Seite anzeigen soll
Diskussionspanel:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen für Erwähnungen in einem Diskussionspanel/Chat für den Genehmiger (Systembenutzer) auf der Rollencenter-Seite anzeigen soll
Vertragseingangsrechnungserinnerung:	Wählen Sie Ja/Nein, ob ExFlow Benachrichtigungen senden soll, wenn Vertragseingangsrechnungen fehlen

Erfahren Sie mehr über Benachrichtigungen im Abschnitt Genehmigungsworkflow --> Benachrichtigungen in Business Central.

ExFlow-Benutzerkarte - Berechtigungen

Gehen Sie zu: ExFlow-Benutzerkarte --> Berechtigungen

Berechtigungsmenü
Neue Zeile	Neue Zeile hinzufügen
Zeile löschen	Zeile löschen (nur anwendbar, wenn keine Datensätze vorhanden sind)
Benutzer sperren/entsperren	Einen ExFlow-Benutzer sperren oder entsperren. Ein aktiver ExFlow-Benutzer mit Verlauf (Datensätzen) kann nicht gelöscht, sondern nur ersetzt werden. Lesen Sie mehr darüber hier
Benutzerdimensionsfilter	Dimensionen zum ExFlow-Benutzer hinzufügen
Importieren von Journalberechtigungen für Einkäufer	Geben Sie einem Einkäufer Zugriff auf ein Journal. Lesen Sie mehr darüber hier

Unternehmenszugriff und Web-Berechtigungsrolle unter Berechtigungen hinzufügen

Geben Sie die ExFlow-Benutzerberechtigung unter ''Berechtigungen'' an.

Berechtigungen
Firmenname:	Fügen Sie das Unternehmen aus der Liste hinzu, auf das der Benutzer Zugriff haben soll. Um einen Genehmiger markieren zu können, muss der Benutzer Zugriff auf das Unternehmen haben, in dem das Dokument erstellt wurde
Web-Berechtigungsrolle:	Alle ExFlow-Benutzer benötigen ein Web-Benutzerrecht für ExFlow Web. Die Berechtigung, die dem ExFlow-Benutzer zugewiesen wird, gilt nur für die Web-Berechtigung. ExFlow-Benutzer, die Dokumente in ExFlow verwalten sollen, müssen Systembenutzer sein, um ExFlow-Seiten öffnen zu können. Lesen Sie mehr darüber, wie Sie einen Systembenutzer erstellen Genehmiger: Genehmiger können ein Dokument genehmigen, ablehnen oder in den Status "In Bearbeitung" versetzen Der Genehmiger hat nur Zugriff auf Dokumente, bei denen er im Genehmigungsfluss enthalten ist. Es sind keine Änderungen erlaubt Genehmiger (Power): Gleiche Berechtigung wie Genehmiger. Hinzufügen und Weiterleiten an andere Genehmiger. Hinzufügen oder Ändern der Kodierung ist erlaubt, z. B. G/L-Konto oder Dimensionen Genehmiger (Super): Gleiche Berechtigung wie Power-Benutzer. Alle genehmigten Dokumente in der ExFlow-Historie anzeigen Admin: Admin-Berechtigung in ExFlow Web. Dieser Benutzer kann Einstellungen vornehmen, die für alle Genehmiger in ExFlow Web gelten. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Web-Benutzerrechte
Benutzer-Kodierungsregel-ID:	Wenn ein Genehmiger in der Lage sein soll, Änderungen an der Kodierung auf Dokumentzeilen in ExFlow Web vorzunehmen, können ExFlow-Benutzer-Kodierungsregeln verwendet werden, um zu entscheiden/einzuschränken, welche Werte er/sie auswählen kann. Alle Genehmiger benötigen eine Kodierungsregel Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Business-Funktionalität --> Benutzer-Kodierungsregeln
Zugehörige Ressourcennummer:	Es ist möglich, eine Ressource mit einem ExFlow-Benutzer zu verknüpfen, um automatisch einen bestimmten Genehmiger aus "Verantwortliche Person" im Projekt hinzuzufügen Lesen Sie mehr im Abschnitt Business-Funktionalität --> Dynamischer Genehmigungsfluss für Projekte
Zugehöriger Einkäufercode:	Fügen Sie einen Einkäufer hinzu, um eine Erinnerung zu senden, wenn Wareneingänge fehlen. Dies erfordert auch die ExFlow-E-Mail-Einrichtung. Oder um die Genehmigungsregel basierend auf dem Einkäufer zu erstellen
Dimensionsfilter:	Erweitert die Berechtigung des Genehmigers, den Verlauf in der Suche auf ExFlow Web anzuzeigen Der Genehmiger kann alle Dokumente mit diesem Dimensionswert anzeigen
Ersetzt durch Benutzer:	Wenn der Genehmiger gesperrt ist. Lesen Sie mehr unter Genehmiger verlässt das Unternehmen
Maximaler Betrag für endgültige Genehmigung:	Gibt den maximalen Genehmigungsbetrag für den ausgewählten Genehmiger an. Gilt nur, wenn der Benutzer der letzte Genehmiger in einem Genehmigungsfluss ist
Gesperrt:	Wenn der Genehmiger gesperrt ist. Lesen Sie mehr unter Genehmiger verlässt das Unternehmen.
Zugriff auf vertrauliche Dokumente	Gibt an, ob der Benutzer Zugriff auf vertrauliche Dokumente hat oder nicht. Lesen Sie mehr unter Vertrauliche Dokumente.

Standard-Setup für ExFlow-Benutzer hinzufügen

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow Setup --> Users

Berechtigungssätze werden standardmäßig im Abschnitt ''Benutzer'' in ExFlow Setup hinzugefügt.

Andere Standardeinstellungen für die ExFlow-Benutzer können in ExFlow Setup angegeben werden, wie z. B.: Standard-Sprachcode, Bevorzugter Genehmigungsclient und/oder eine Standard-Benutzer-Kodierungsregel-ID.

Fügen Sie eine “Standard-Benutzer-Kodierungsregel-ID” hinzu, um die Einrichtung eines neuen ExFlow-Benutzers zu erleichtern. Durch Festlegen einer “Standard-Benutzer-Kodierungsregel” hier wird sie beim Hinzufügen einer neuen ExFlow-Benutzerberechtigungszeile auf Unternehmensebene auf der ExFlow-Benutzerkarte --> Berechtigungen ausgefüllt.

ExFlow Setup - Benutzer
Sprachcode:	Sprachcode für E-Mails hinzufügen, die an ExFlow-Genehmiger gesendet werden
Bevorzugter Genehmigungsclient:	Gibt an, ob der Standard-Hyperlink in den E-Mails für Erinnerungen und Nachrichten den Benutzer zu Business Central oder ExFlow Web führt
Genehmigungsauswahl-Timeout	Gibt das Timeout an, das für die Genehmigungsauswahl verwendet wird
Standard-Benutzer-Kodierungsregel-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Admin-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Buchhalter-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Genehmiger-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Basis-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Leser-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Webdienst-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
Standard-Einkäufer-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird
ExFlow-Referenz automatisch erstellen:	Wählen Sie, um ExFlow-Referenzen automatisch zu erstellen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Referenzcodes
Standard-Vertraulichkeits-Rollen-ID	Gibt die Standard-Sicherheitsrolle an, die beim Erstellen neuer Genehmiger verwendet wird Lesen Sie mehr über Berechtigungen im Abschnitt Berechtigungen für einen Business Central-Benutzer

ExFlow-Benutzerszenarien

Einen Replacer während der Urlaubszeit hinzufügen

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow-Benutzer (list) oder über ''ExFlow User (card)''

Wenn ein Benutzer abwesend oder im Urlaub ist, kann ein Replacer zugewiesen werden, der seine/ihre Dokumente bearbeiten kann.

Klicken Sie auf "Replacer hinzufügen".

Ein Benutzer kann in einem einzelnen Unternehmen oder in allen Unternehmen ersetzt werden, jedoch nur, wenn der Replacer Zugriff auf das Unternehmen hat. Das Feld ''Alle Unternehmen'' ist standardmäßig aktiviert, aber wenn der Genehmiger nur in einem bestimmten Unternehmen ersetzt werden soll, wählen Sie dieses Unternehmen im Feld Unternehmen aus. Das Feld ''Alle Unternehmen'' wird dann deaktiviert.

Der nächste Schritt besteht darin, den Replacer für den Genehmiger im Feld ''Replacer'' hinzuzufügen.

Denken Sie daran, immer ein Startdatum und ein Enddatum festzulegen.

Klicken Sie auf "Replacer hinzufügen", wenn alle Informationen ausgefüllt sind.

Der Replacer wird nun in die Genehmigergruppe des Genehmigers aufgenommen. Der ersetzte Benutzer kann weiterhin genehmigen, auch wenn ein Replacer vorhanden ist. Beide können genehmigen. Beide erhalten E-Mail-Benachrichtigungen.

Genehmiger verlässt das Unternehmen

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow User

Wählen Sie den Benutzer aus, der das Unternehmen verlässt.

Wählen Sie ein Unternehmen nach dem anderen aus und klicken Sie auf "Benutzer sperren/entsperren".

Beim Sperren des Benutzers fügen Sie im Feld "Neuer Benutzer" einen Replacer hinzu. Dies aktualisiert die Dokumente in den Genehmigungsworkflows.

Wählen Sie das Kontrollkästchen "Verlauf ersetzen", um dem neuen Benutzer Zugriff auf die historischen Dokumente des gesperrten Benutzers zu gewähren.

Wenn das Dokument im Genehmigungsstatus ungeprüft ist, wird der gesperrte Benutzer automatisch unter den ''Doc. Line Approvers'' als ''Genehmigt'' markiert, zusammen mit dem Kommentar ''Genehmigt, weil Benutzer gesperrt war.''. Der Replacer wird automatisch als aktueller Benutzer anstelle des gesperrten Benutzers hinzugefügt.

Für genehmigte, aber noch nicht gebuchte Dokumente wird der Replacer in die ''Doc. Line Approvers'' aufgenommen, zusammen mit dem Kommentar ''Hinzugefügt wegen Verlaufsersetzung''.

Im ExFlow-Genehmigungsstatusverlauf wird der Replacer in die Gebuchte Dokumentzeilen-Genehmiger aufgenommen, zusammen mit dem Kommentar ''AA ersetzt durch BB''.

Wählen Sie "Genehmigungsregel und Kodierungsregeln ersetzen", um den gesperrten Benutzer automatisch in allen vorhandenen Regeln zu ersetzen. Oder erstellen/ändern Sie Genehmigungen und Regeln manuell je nach Situation.

Wenn der ExFlow-Benutzer in allen Unternehmen gesperrt ist, wird die Benutzerkarte automatisch gesperrt und aus der ExFlow-Benutzerliste ausgeblendet.

Administratoren können ausgeblendete gesperrte Benutzer mit der Funktion "Anzeigen/Ausblenden gesperrt" anzeigen.

Um zu sehen, wer den gesperrten Benutzer ersetzt, öffnen Sie die ExFlow-Benutzerkarte.

Ändern der ExFlow-Benutzer-ID

Wenn ein (aktiver) Genehmiger seine ExFlow-Benutzer-ID ändern möchte, muss sein aktueller ExFlow-Benutzer gesperrt und durch einen neuen ExFlow-Benutzer mit der neuen Benutzer-ID ersetzt werden.

Lesen Sie in diesen Fällen mehr und befolgen Sie die Schritte unter Genehmiger verlässt das Unternehmen

Genehmiger, der das Unternehmen verlassen hat, kehrt zurück

Gehen Sie zu: ExFlow-Setup – Übersicht --> ExFlow User --> Berechtigungen

Um einen gesperrten Genehmiger wiederherzustellen, klicken Sie in der ExFlow-Benutzerliste auf "Anzeigen/Ausblenden gesperrt", um alle gesperrten Benutzer anzuzeigen. Wählen Sie Benutzer und klicken Sie auf ''Benutzer sperren/entsperren''.

Es erscheint die Frage: Möchten Sie den Benutzer XXX entsperren? Klicken Sie auf "Ja" bei der Entsperrungsfrage.

Der zurückgekehrte Benutzer muss nun manuell wieder in Genehmigungs- und Kodierungsregeln hinzugefügt werden, wenn "Genehmigungsregel und Kodierungsregeln ersetzen" beim Sperren des Benutzers verwendet wurde.

Einen Systembenutzer erstellen

Gehen Sie zu: Business Central Standardbenutzer

Ein ExFlow-Benutzer kann auch aus einem Business Central-Benutzer erstellt werden, indem die Aktion “ExFlow-Benutzer erstellen” verwendet wird. Diese Aktion kann von der Business Central-Benutzerkarte oder der Hauptseite “Benutzer” aus erreicht werden.

Wählen Sie auf der Seite Benutzer einen oder mehrere Benutzer aus und klicken Sie auf “ExFlow-Benutzer erstellen”. Diese Aktion öffnet eine neue Seite, die eine temporäre Tabelle mit den ausgewählten Benutzern anzeigt und alle Werte präsentiert, die nach Abschluss in die ExFlow-Benutzer übernommen und kopiert werden.

Die Spalte “ExFlow-Benutzer vorhanden” in der Tabelle zeigt an, ob der ExFlow-Benutzer bereits erstellt wurde oder nicht. Alle anderen Werte aller verbleibenden Felder wurden von der Business Central-Benutzerkarte kopiert, können jedoch bei Bedarf geändert werden.

Die Benutzer-Kodierungsregel-ID wird automatisch auf der neu erstellten ExFlow-Benutzerkarte hinzugefügt, abhängig vom Wert, der in der ExFlow-Einrichtung unter “Standard-Benutzer-Kodierungsregel-ID” ausgewählt wurde.

Verknüpfung mit ExFlow-Benutzer

Gehen Sie zu: Benutzerkarte --> Verknüpfung mit ExFlow-Benutzer

Der Business Central-Benutzer wird automatisch als Systembenutzer mit dem ExFlow-Benutzer verknüpft. Wenn ein ExFlow-Benutzer vor dem Systembenutzer erstellt wird, verwenden Sie einfach ''Benutzer verknüpfen'', um den Systembenutzer mit dem ExFlow-Benutzer zu verbinden. Oder verwenden Sie ''Verknüpfung mit ExFlow-Benutzer'' von der Benutzerliste aus.

Es ist auch möglich, den Systembenutzer auf der ExFlow-Benutzerkarte mit dem ExFlow-Benutzer zu verknüpfen.

Berechtigungen für einen Business Central-Benutzer

Benutzerberechtigungssätze werden automatisch auf der Benutzerkarte für die neu erstellten ExFlow-Benutzer aktualisiert.

Je nachdem, welche Rolle oder Web-Berechtigungsrolle sie angegeben haben, wird der Business Central-Benutzer mit EX ADMIN oder EX GENEHMIGER aktualisiert.

Hier sind alle verfügbaren ExFlow-Berechtigungssätze, die für den Systembenutzer verwendet werden können:

Berechtigungssatz
EX BASIS	Berechtigungssatz, der automatisch beim Installieren von ExFlow gewährt wird. Dies ist erforderlich, um auf Seiten und Karten zuzugreifen, die ExFlow-Funktionalität enthalten (z. B. Bestellung, Angebotsanforderung usw.)
EX ADMIN	Vollzugriff auf alle Tabellen und Seiten für ExFlow.
EX BUCHHALTER	Eingeschränkter Zugriff auf Seiten. Kein Zugriff auf Einrichtungseiten (außer Seiten zur Weiterverrechnung). Kann ExFlow-Benutzer verwalten.
EX LESER	Gleiche Berechtigung wie EX BASIS, jedoch nur mit Leseberechtigung.
EX GENEHMIGER	Zugriff auf ExFlow-Suche und ExFlow-Genehmigungsdokumente. Wird zum Genehmigen von Rechnungen innerhalb von Business Central verwendet.
EX EINKÄUFER	Zugriff auf Funktionen im Zusammenhang mit ExFlow auf Bestellungen und Angeboten, z. B. Hinzufügen von Genehmigern, Ändern des Genehmigungsflusses. Auch Zugriff auf ExFlow-Bestell-/Angebotsstatus.
EX WEBSERVICE	Wird für das Web verwendet und wird automatisch zugewiesen, wenn die Anwendung aus der ExFlow-Einrichtung erstellt wird. Nur für ExFlow Web und das Importieren von Dokumenten über den Webdienst erforderlich.
EX VERTRAULICH	Wird für den Umgang mit vertraulichen Dokumenten verwendet.