Allgemeine Kontierungsregeln

Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Übersicht --> ExFlow Allgemeine Kontierungsregeln

Allgemeine Kontierungsregeln steuern, welche Werte Benutzer bei der Kontierung von Rechnungen und anderen Einkaufsbelegen auswählen können. Sie dienen als unternehmensweite Leitplanken — Benutzer sehen nur die Konten, Dimensionen und Artikel, die freigegeben wurden.

ExFlow erstellt automatisch einen Standardsatz an Allgemeinen Kontierungsregeln. In den meisten Fällen ist es nur erforderlich, die bestehenden Regeln bei Bedarf zu bearbeiten, nicht neue zu erstellen.

Wie arbeiten Allgemeine Kontierungsregeln und Benutzer-Kontierungsregeln zusammen? Allgemeine Kontierungsregeln gelten für alle Benutzer. Benutzer-Kontierungsregeln ermöglichen zusätzliche Einschränkungen für eine bestimmte Person.

Darüber hinaus können Sperr-Kontierungsregeln verwendet werden, um Genehmiger daran zu hindern, ungültige Kontierungen in ExFlow Web zu erstellen.

Schaltfläche	Funktion
Zeilen zurücksetzen	Fügt Zeilen für alle neuen Kontierungsspalten hinzu, die seit der Erstellung der Regel eingerichtet wurden
Alle markieren	Setzt alle Zeilen auf die Standardwerte zurück

Allgemeine Kontierungsregeln	Funktion	Beispiel
Filter	Steuert, was in Dropdown-Listen angezeigt wird	Nur Sachkonten 4000–8999 werden angezeigt
Validierung	Prüft, ob der Wert bei der Genehmigung der Zeile zulässig ist	Lehnt Sachkonto 9999 ab, wenn es außerhalb des Bereichs liegt

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
ID	Automatisch generierte Nummer zur Identifizierung der Regel. Kann nicht geändert werden.
Regel für	Für welche Belegarten diese Regel gilt: Alle, Rechnung, Gutschrift, Angebot oder Bestellung.
Name	Ein beschreibender Name zur einfachen Identifizierung der Regel, z. B. „Alle Rechnungen – Sachkonto-Filter".
Erinnerungsnotiz	Eine optionale Notiz für Administratoren. Wird Endbenutzern nicht angezeigt.
Aktiv	Schaltet die Regel ein oder aus. Eine Regel muss einen ausgewählten Typ haben (Filter oder Validierung), bevor sie aktiviert werden kann.
Von Betrag / Bis Betrag	Diese Regel nur auf Belege anwenden, deren Gesamtbetrag in diesem Bereich liegt. Leer lassen, um auf alle Beträge anzuwenden.
Von Zeilenbetrag / Bis Zeilenbetrag	Diese Regel nur auf Kontierungszeilen anwenden, deren Zeilenbetrag in diesem Bereich liegt. Leer lassen, um auf alle Beträge anzuwenden.
Validierungsregel	Aktivieren, damit die Regel eingegebene Werte bei der Genehmigung einer Zeile prüft.
Filterregel	Aktivieren, damit die Regel steuert, was in Dropdown-/Suchlisten angezeigt wird.

Schnelle Kontierungsbeispiele

Aufgabe	Vorgehensweise
Benutzern alle Sachkonten zur Auswahl stellen	„Alle" in der Sachkonto-Zeile aktivieren
Nur einen Bereich zulassen	4000..8999 im Textbereich eingeben
Nur bestimmte Werte zulassen	SALES\|ADMIN\|HR im Textbereich eingeben
Die Regel nur auf Rechnungen anwenden	„Regel für" = Rechnung setzen
Einem Benutzer weniger Optionen geben	Eine Benutzer-Kontierungsregel erstellen und auf der ExFlow Benutzerkarte zuweisen
Eine Kombination sperren	Eine Sperr-Kontierungsregel erstellen
Eine Regel nach dem Hinzufügen von Spalten aktualisieren	„Zeilen zurücksetzen" klicken

Eine Regel bearbeiten

ExFlow stellt Standardregeln bereit. Um diese anzupassen:

ExFlow AP Setup → Kontierung → Allgemeine Kontierungsregeln öffnen
Die zu ändernde Regel auswählen
Die Felder nach Bedarf aktualisieren (siehe Tabelle oben)
Die zulässigen Werte für jede Kontierungsspalte konfigurieren (siehe unten)
Sicherstellen, dass Aktiv eingeschaltet ist

Zulässige Werte festlegen

Jede Regel hat Zeilen — eine pro Kontierungsspalte (Sachkonto, Abteilung, Projekt usw.). Für jede Zeile festlegen:

Alle — aktivieren, wenn jeder Wert zulässig ist (keine Einschränkung)
Leer — aktivieren, wenn das Feld leer bleiben darf
Textbereich — einen Filter eingeben, um zu steuern, welche Werte zulässig sind:

Ausdruck	Benutzer können auswählen
4000..8999	Jeden Wert von 4000 bis 8999
SALES\|ADMIN\|HR	Nur SALES, ADMIN oder HR

Wenn eine Spalte keine Einschränkungen benötigt, Alle aktivieren. Wird das Feld leer gelassen, wird alles gesperrt.

Einschränkung nach Betrag

Eine Regel kann so eingeschränkt werden, dass sie nur gilt, wenn der Beleg- oder Zeilenbetrag in einem bestimmten Bereich liegt.

Die Felder Von/Bis Betrag oder Von/Bis Zeilenbetrag verwenden.

Häufige Fehler

Fehlermeldung	Maßnahme
"General Coding Rule is missing"	Eine Filterregel erstellen und aktivieren
"General Coding Rule is missing for {Column}"	Der Regel fehlt eine Zeile für diese Spalte — hinzufügen oder „Zeilen zurücksetzen" verwenden
"Validation failed on Line No. X"	Der eingegebene Wert ist nicht zulässig — den Textbereich der Regel prüfen
"Below values combined is not allowed"	Eine Sperr-Kontierungsregel blockiert diese Kombination — andere Werte verwenden

Wesentliche Unterschiede

Allgemeine Regeln verwenden das Flag Is Subset = FALSE in der zugrunde liegenden Tabelle
Benutzerregeln verwenden das Flag Is Subset = TRUE
Benutzerregeln werden über das Feld User Coding Rule ID in der Tabelle Ex User Permission mit einzelnen Benutzern verknüpft — eine Regel pro Benutzer
Ablehnungsregeln sind nur als allgemeine Regeln verfügbar (nicht pro Benutzer)
AutoFill-Regeln sind nur als allgemeine Regeln verfügbar (nicht pro Benutzer)

9. Best Practices

Beginnen Sie mit einer breiten Filterregel, die auf „All" Belegarten eingestellt ist, mit großzügigen Bereichen, und verfeinern Sie dann
Verwenden Sie „All = Yes" bei Spalten, die Sie nicht einschränken müssen — lassen Sie sie nicht leer
Benennen Sie Regeln klar — z. B. „Rechnungen – Sachkonto & Dim1 Filter", damit andere Administratoren die Absicht verstehen
Testen Sie nach Änderungen — öffnen Sie einen Beleg und überprüfen Sie, ob die Nachschlage-Listen die erwarteten Werte anzeigen
Verwenden Sie Benutzer-Kontierungsregeln sparsam — nur wenn bestimmte Benutzer strengere Einschränkungen als die unternehmensweite Regel benötigen
Prüfen Sie Ablehnungsregeln sorgfältig — sie blockieren Kombinationen bei der Genehmigung, was für Benutzer verwirrend sein kann, wenn die Validierungsnachricht unklar ist
Setzen Sie eine klare Validierungsnachricht bei Ablehnungsregeln, damit Benutzer verstehen, warum ihre Eingabe abgelehnt wurde

10. Kurzreferenz

Aufgabe	Vorgehensweise
Alle Sachkonten zulassen	Text Range leer lassen und „All" in der Sachkonto-Zeile aktivieren
Auf einen Bereich beschränken	`4000..8999` in Text Range eingeben
Mehrere bestimmte Werte zulassen	`SALES\|ADMIN\|HR` in Text Range eingeben
Regel nur auf Rechnungen anwenden	„Rule for" = Invoice setzen
Einen bestimmten Benutzer weiter einschränken	Eine Benutzer-Kontierungsregel erstellen und über Ex User Permission zuweisen
Eine Wertekombination blockieren	Eine Ablehnungsregel mit der verbotenen Kombination erstellen
Neue Spalten zu bestehenden Regeln hinzufügen	Die Aktion „Restart Lines" auf der Regelkarte verwenden