Eingangsbuchung (Vorläufige Buchung)

ExFlow Arrival Preliminary Posting (APP) ermöglicht die Buchung von Kosten und Mehrwertsteuer direkt aus dem Import Journal, bevor die Rechnung zur Genehmigung versandt wird. Die Funktionalität ähnelt der ExFlow Preliminary Posting (PP), jedoch ermöglicht APP die Buchung zu einem früheren Zeitpunkt im Import Journal. Da APP auf Kopfbeträgen basiert, kann sie ausgeführt werden, bevor Wareneingangszeilen abgeglichen und Genehmigungsabläufe angewendet werden.

Ein Hauptanwendungsfall für APP ist, wenn Rechnungen im Import Journal verbleiben, während auf Wareneingänge oder Bestellabgleich gewartet wird. Arrival Preliminary Posting ermöglicht eine MwSt.-Buchung und eine Kostenabgrenzung sofort bei Rechnungseingang.

Gebuchte Kreditorenposten werden auf einem regulären Bilanzkonto oder einem separaten Bilanzkonto erstellt, abhängig von der Konfiguration, und werden in Cashflow-Berechnungen einbezogen.

Sobald das Dokument vollständig genehmigt und gebucht ist, werden die APP-Einträge automatisch storniert.

APP und PP können in Kombination verwendet werden. In diesem Szenario werden die APP-Einträge storniert, wenn die Rechnung zur Genehmigung versandt wird und die PP-Einträge erstellt werden.

Einrichtung

Voraussetzungen

Inward Registration (SweBase) muss deaktiviert sein, um APP zu verwenden.

ExFlow Setup

Gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Arrival Preliminary Posting

Arrival Preliminary Posting
Arrival Preliminary Posting	Aktiviert die APP-Funktionalität.
Source Code	Verwenden Sie einen vorhandenen Herkunftscode oder erstellen Sie einen neuen für Nachverfolgungszwecke.
General Journal Template	Verwenden Sie eine vorhandene Vorlage oder erstellen Sie eine neue.
General Journal Batch	Verwenden Sie einen vorhandenen Buch.-Blatt-Namen oder erstellen Sie einen neuen.
On Hold	Ein 1-3 Zeichen langer Code, der zu Kreditorenposten hinzugefügt wird, um APP-Transaktionen von Zahlungsvorschlägen auszuschließen.
Posting Description	Die Beschreibung, die beim Buchen von APP-Einträgen verwendet wird.
Reverse Description	Die Beschreibung, die beim Stornieren von APP-Einträgen verwendet wird.
No. Series	Eine dedizierte Nummernserie für APP-Buchungen. Erforderlich, da die Rechnungsnummer im Import Journal-Stadium noch nicht zugewiesen ist.
Gen. Product Posting Group	Die Produktbuchungsgruppe, die für alle APP-Buchungen verwendet wird.

Buchungsmatrix Einrichtung

Gehen Sie zu: General Posting Setup --> ExFlow Arrival Preliminary Posting Interim Account

Ein Zwischenkonto muss in der Buchungsmatrix Einrichtung definiert werden, konsistent mit der Preliminary Posting-Konfiguration.

Kreditorenbuchungsgruppen

Gehen Sie zu: Vendor Posting Groups --> ExFlow Arrival Preliminary Posting Vendor Posting Group

APP-Kreditorenposten können optional in eine dedizierte Buchungsgruppe mit eigenem Konto separiert werden. Wenn keine Separierung erforderlich ist, lassen Sie das Feld leer.

ExFlow Arrival Preliminary Posting MwSt.-Einrichtung

Gehen Sie zu: Arrival Preliminary Posting VAT Setup

Die APP-Buchung basiert auf Kopfbeträgen im ExFlow Import Journal. Die berechnete MwSt. aus der Dokumentinterpretation muss mit vordefinierten Werten in der ExFlow Arrival Preliminary Posting VAT Setup-Tabelle übereinstimmen. Der MwSt.-Prozentsatz, kombiniert mit der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe, bestimmt die MwSt.-Produktbuchungsgruppe, die für die Buchung verwendet wird.

Arbeitsablauf

Import Journal

Gehen Sie zu: ExFlow Import Journal

Vorschau: Vor der Buchung einer APP kann diese über Aktionen ---> Arrival Preliminary Posting --> Preview Posting vorgeschaut werden

Buchung: Wählen Sie die Rechnung (oder Gutschrift) im Import Journal und wählen Sie Aktionen --> Arrival Preliminary Posting --> Posting

Stapelbuchung: Wählen Sie mehrere Dokumente aus und verwenden Sie die Buchungsfunktion, um diese in einem einzigen Vorgang zu verarbeiten.

Identifikation: Das Feld Arrival Preliminary Posted im Import Journal und im Approval Status zeigt an, ob ein Dokument eine aktive APP hat.

In den Kreditorenposten identifiziert ein dediziertes Feld APP-Transaktionen, und der On Hold-Code bestätigt den Ausschluss von Zahlungsvorschlägen.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie im Import Journal arbeiten hier

Approval Status

Gehen Sie zu: ExFlow Approval Status

Wenn APP in Kombination mit Preliminary Posting aktiviert ist, werden die APP-Einträge storniert, wenn die Rechnung zur Genehmigung versandt wird und die PP-Einträge erstellt werden.

Vom Approval Status aus können vorhandene APP-Einträge angezeigt und storniert werden.

Neue APP-Einträge können nicht vom Approval Status aus gebucht werden.

Wenn APP ohne Preliminary Posting aktiviert ist, werden die APP-Einträge bei der endgültigen Buchung der Rechnung automatisch storniert.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie im Approval Status arbeiten hier

Approval Status History

Gehen Sie zu: Approval Status History

Die Funktion Find Entries in der Approval Status History zeigt gebuchte Einträge für die Rechnung an. ExFlow schließt automatisch die Arrival Preliminary Posting-Einträge (Original und Storno) in die Ergebnisse ein.

Lesen Sie mehr über Approval Status History hier

Berichte

ExFlow Preliminary Accounts Payable Bericht

Gehen Sie zu: ExFlow Reports --> Documents --> ExFlow Preliminary Accounts Payable

Dieser Bericht bietet eine Analyse der Kreditorenposten mit Optionen zum Ein- oder Ausschließen von:

• Reguläre Kreditorenposten
  
• Vorläufige Buchungen
  
• Arrival Preliminary Postings
  

Lesen Sie mehr über diesen Bericht hier

Aktuelle Einschränkungen

APP-Buchung wird derzeit nicht unterstützt für:

• MwSt.-Prozentsätze, die nicht in der ExFlow Arrival Preliminary Posting VAT Setup definiert sind.
  
• Volle MwSt.-Transaktionen.
  
• Vorauszahlungsrechnungen.