Sachkonto-Budgetkontrolle

Bei der Arbeit mit dem Sachkonto-Budget im Business Central Standard stehen nur Werkzeuge zum Vergleich gebuchter Posten mit dem Budget zur Verfügung. Keine vor der Buchung.

Mit der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle können Benutzer das Budget für Einkaufsrechnungen und Gutschriften vor der Buchung überwachen. Auch bei der Genehmigung in ExFlow Web.

ExFlow Budgetkontrolle-Assistent

So starten Sie Schritt für Schritt mit der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle.

Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Budget Control Wizard

Sachkonto-Budgetkontrolle berechnen

Wählen Sie die bevorzugte Option zur Berechnung der Sachkonto-Budgetkontrolle:

1.Monatlich
Buchungen monatlich mit dem Budget berechnen und vergleichen.

2.Bis zum Buchungsmonat
Sachkonto-Buchungen mit dem Budget vom Budgetbeginn bis zum Ende des Buchungsmonats des Dokuments berechnen und vergleichen.

3.Gesamt
Sachkonto-Buchungen mit dem Budget vom Startdatum bis zum Enddatum in der Budgetperioden-Einrichtung berechnen und vergleichen.

Globale Dimensionen

Wählen Sie globale Dimensionen für die Sachkonto-Budgetkontrolle. Es ist möglich, Dimensionen zu ignorieren oder eine oder die andere oder beide auszuwählen.

Sachkonto-Budgetperioden

Sachkonto-Budgetperioden werden benötigt, damit ExFlow weiß, mit welchem Budget die Buchungen verglichen werden sollen.

Klicken Sie auf "Add Budget Periods", um Periode und Budget auszuwählen.

Fügen Sie Startdatum, Enddatum und das zu vergleichende Budget hinzu.

Web-Spalten hinzufügen

Fügt die erforderlichen Web-Spalten zur ExFlow-Spalte hinzu. Wenn Spalten hinzugefügt wurden, können sie nicht über den Budgetkontrolle-Assistenten entfernt werden.

Um Spalten zu entfernen, gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns

Warnungen

Benachrichtigung bei % wird verwendet, um Genehmiger zu warnen, wenn das Budget fast erreicht ist.

Wenn der Zeilenbetrag den Benachrichtigungsprozentsatz überschreitet, werden Verwendetes Budget % und Verbleibendes Budgetbetrag in Fettschrift in Business Central angezeigt.

Warnungen im Importjournal

Aktivieren Sie Warnungen im Importjournal, sowohl für Warnung bei % als auch für Betrag über Budget. Diese Warnungen können im Importjournal akzeptiert werden, um das Dokument zur Genehmigung zu senden.

Budgetverantwortlicher

Fügen Sie eine Genehmigungsgruppe für den Budgetverantwortlichen hinzu, der genehmigt, wenn das Sachkonto-Budget überschritten wird (über 100%).

Der Budgetverantwortliche wird als letzter Genehmiger zum Genehmigungsablauf hinzugefügt. Wenn leer, werden keine Budgetgenehmiger zum Genehmigungsablauf hinzugefügt.

Genehmigungstoleranz

Die Genehmigungstoleranz wird pro Dokumentzeile geprüft.

Halten Sie sowohl Betrag als auch Prozentsatz so niedrig wie möglich. Dies liegt daran, dass Betrag und Prozentsatz pro Sachkonto und Dimensionskombination gelten.

Hintergrundverarbeitung

Die Aktualisierung der ExFlow Sachkonto-Budgetsummen aus den Sachposten kann beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus oder durch Einrichten einer Aufgabenwarteschlange erfolgen.

Mit Aufgabenwarteschlange: Aktualisierung durch Hinzufügen einer geplanten Aufgabenwarteschlange.

Beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus: Aktualisierung beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus.

Abschließen und Einrichtung aktualisieren

Klicken Sie auf "Finish", um den ExFlow Budgetkontrolle-Assistenten zu schließen und die Einstellungen zu übernehmen.

ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung

Für die manuelle Einrichtung, zur Überprüfung oder Aktualisierung der Einrichtung, gehen Sie zu ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung.

Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Budget Control Setup

Allgemein

Allgemein
Aktiv:	Zum Aktivieren oder Deaktivieren der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle. Zum Deaktivieren der ExFlow-Spalten gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns
Sachkonto-Budgetberechnung:	Wählen Sie die bevorzugte Option zur Berechnung der Sachkonto-Budgetkontrolle: 1.Monatlich Buchungen monatlich mit dem Budget berechnen und vergleichen. 2. Bis zum Buchungsmonat Sachkonto-Buchungen mit dem Budget vom Budgetbeginn bis zum Ende des Buchungsmonats des Dokuments berechnen und vergleichen. 3. Gesamt Sachkonto-Buchungen mit dem Budget vom Startdatum bis zum Enddatum in der Budgetperioden-Einrichtung berechnen und vergleichen.
Globale Dimension 1:	Wählen Sie globale Dimensionen für die Sachkonto-Budgetkontrolle. Ignorieren Sie Dimensionen oder wählen Sie eine oder die andere oder beide.
Globale Dimension 2:	Wählen Sie globale Dimensionen für die Sachkonto-Budgetkontrolle. Ignorieren Sie Dimensionen oder wählen Sie eine oder die andere oder beide.

Warnungen

Warnungen
Benachrichtigung bei %:	Um Genehmiger zu warnen, wenn das Budget fast erreicht ist. Wenn der Zeilenbetrag den Benachrichtigungsprozentsatz überschreitet, werden Verwendetes Budget % und Verbleibendes Budgetbetrag in Fettschrift in Business Central angezeigt
Warnung über Benachrichtigung:	Warnungen im Importjournal für Warnung bei % aktivieren. Warnungen können im Importjournal akzeptiert werden, um das Dokument zur Genehmigung zu senden
Warnung über Budget:	Warnungen im Importjournal aktivieren, wenn die Kontierung das Budget überschreitet. Warnungen können im Importjournal akzeptiert werden, um das Dokument zur Genehmigung zu senden

Genehmigung

Genehmigung
Budgetverantwortlicher:	Fügen Sie eine Genehmigungsgruppe für den Budgetverantwortlichen hinzu, der genehmigt, wenn das Sachkonto-Budget überschritten wird (über 100%). Der Budgetverantwortliche wird als letzter Genehmiger zum Genehmigungsablauf hinzugefügt. Wenn leer, werden keine Budgetgenehmiger zum Genehmigungsablauf hinzugefügt
Genehmigungstoleranz:	Die Genehmigungstoleranz wird pro Dokumentzeile geprüft. Halten Sie sowohl Betrag als auch Prozentsatz so niedrig wie möglich. Dies liegt daran, dass Betrag und Prozentsatz pro Sachkonto und Dimensionskombination gelten

Hintergrundverarbeitung

Die Aktualisierung der ExFlow Sachkonto-Budgetsummen aus den Sachposten kann beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus oder durch Einrichten einer Aufgabenwarteschlange erfolgen. Die Summen werden verwendet, um alle Sachposten pro Jahr, Monat und Globaler Dimensionskombination zusammenzufassen.

Hintergrundverarbeitung
Mit Aufgabenwarteschlange:	Aktualisierung durch Hinzufügen einer geplanten Aufgabenwarteschlange
Beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus:	Aktualisierung beim Buchen aus dem Genehmigungsstatus

Funktionen

Funktion Sachkonto-Budgetperioden Einrichtung

Gehen Sie zu: ExFlow G/L Budget Control Setup --> G/L Budget Period Setup

Sachkonto-Budgetperioden werden benötigt, damit ExFlow weiß, mit welchem Budget die Buchungen verglichen werden sollen.

Klicken Sie auf "New" und wählen Sie Startdatum, Enddatum und Sachkonto-Budgetcode der Periode aus.

Funktion - Web-Spalten hinzufügen

Gehen Sie zu: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Add Web Columns

Fügt die erforderlichen Web-Spalten zur ExFlow-Spalte hinzu.

Zum Deaktivieren der ExFlow-Spalten gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns

Funktion - Sachkonto-Budgetsummen aktualisieren

Gehen Sie zu: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Update G/L Budget Totals

Beim erstmaligen Start mit der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle oder bei Änderung der Einrichtung kann es hilfreich sein, die Berechnung für die Budgetkontrolle zu beschleunigen.

Dies kann durch sofortiges Ausführen der Aktualisierung oder zu einem ausgewählten Zeitpunkt erfolgen.

Funktion - Datenaktualisierung

Gehen Sie zu: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Update of Data

Aktualisiert bereits vorhandene Dokumentzeilen als Vorbereitung für die Verwendung der Budgetkontrolle. Muss ausgeführt werden, bevor die Budgetkontrolle aktiviert wird.

ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Arbeitsablauf

Mit der Einrichtung beginnen

Die ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung muss wie oben beschrieben aktiviert werden.

Berechnungen

Die Berechnung verwendet das Buchungsdatum des Dokuments, das in der Budgetperioden-Einrichtung hinzugefügte Budget für Rechnungen und Gutschriften.

Dokumente werden aus dem Importjournal, dem Genehmigungsstatus und manuell in Business Central erstellten Dokumenten (außerhalb des ExFlow-Genehmigungsablaufs) einbezogen.

Sie erfolgt pro GuV-Sachkonto und Globaler Dimensionskombination in der Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung.

Für Bilanz-Sachkonten gibt es keine Budgetberechnung.

Für Artikel, Anlagen, Ressourcen und Zu-/Abschlag (Artikel) wird die Berechnung aus dem Einkaufskonto oder dem Einkaufsgutschriftenkonto in der Allgemeinen Buchungseinrichtung durchgeführt.

Spalten in Zeilen

Spalten in Zeilen
Verbleibender Betrag:	Zeigt den verbleibenden Budgetbetrag an, wie oben berechnet
Verwendetes Budget %:	Zeigt den verwendeten Budgetprozentsatz an, wie oben berechnet

Budgetdetailstatus

Bei Verwendung von Abgrenzungen oder Automatischen Kontengruppen in einer Dokumentzeile kann es mehrere Perioden und Sachkonten geben.

Der Budgetdetailstatus zeigt den Status an:

• Innerhalb des Budgets
  
• Warnung
  
• Innerhalb der Toleranz
  
• Über Budget
  
• Budget fehlt
  

Der Status zeigt die höchste Warnstufe aus den Detailzeilen an.

Klicken Sie auf Budget Status, um die Budgetdetailzeilen und den Verbleibenden Betrag zusammen mit dem Verwendeten Budget % anzuzeigen.

Funktion - Budget anzeigen

Um zu sehen, wie ExFlow den Verbleibenden Budgetbetrag und das Verwendete Budget % berechnet hat, klicken Sie auf Show Budget.

Gehen Sie zu: Line --> Show Budget

Die ExFlow Budgetübersicht fasst zusammen, wie und woher das Budget berechnet wird.

Klicken Sie auf Amount für jede Zeile, um detailliertere Informationen auf Transaktionsebene zu erhalten.

Importjournal

Wenn Warnungen in der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung aktiviert sind, erscheinen sie in der FactBox des Importjournals für Warnmeldungen.

Je nach Einrichtung können sowohl Über Benachrichtigung als auch Über Budget für eine oder mehrere Zeilen angezeigt werden.

Alle Warnmeldungen können akzeptiert werden, um das Dokument zur Genehmigung zu senden.

ExFlow Web

In ExFlow Web werden alle drei Spalten aktiviert: Verbleibender Betrag, Verwendetes Budget % und Budgetdetailstatus.

Die Genehmiger können jedoch die Berechnung oder den Budgetdetailstatus nicht sehen.

Beim Ändern der Kontierung oder Aufteilen der Zeile klicken Sie auf Speichern und öffnen Sie das Dokument erneut, um die aktualisierten Budgetwerte zu sehen.

Genehmigungsstatus

Wenn die Zeile das Budget überschreitet und der Budgetverantwortliche in der ExFlow Sachkonto-Budgetkontrolle Einrichtung hinzugefügt ist, wird diese Genehmigungsgruppe als letzter Genehmiger hinzugefügt. Allerdings erst, nachdem der letzte Genehmiger im Genehmigungsablauf genehmigt hat.

Dies liegt daran, dass die Kontierung in der Zeile während des Genehmigungsablaufs geändert werden kann und die Zeile möglicherweise nicht mehr über dem Budget liegt.

Beim Hinzufügen des Budgetverantwortlichen als Genehmiger im Genehmigungsablauf wird er als "Created in" Budget Control gekennzeichnet.