Ablehnungsregeln für die Kodierung
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"Ablehnungsregeln für die Kodierung" können verwendet werden, um zu verhindern, dass Genehmiger ungültige Kodierungen in ExFlow Web erstellen.
Ablehnungsregeln für die Kodierung werden verwendet, um zu verhindern, dass der Genehmiger in ExFlow Web Werte auf bestimmte Weise hinzufügt oder genehmigt. Zum Beispiel, um Konten 5910..5999 in Kombination mit einem leeren Abteilungswert zu blockieren.
| Allgemein | |
|---|---|
| ID: | ID-Nummern werden den Kodierungsregeln in der Reihenfolge zugewiesen, in der sie erstellt werden. Dies hat keinen Einfluss auf die Priorisierung |
| Name: | Beschreibender Name für die Regel |
| Aktiv: | Ob die Regel aktiv ist oder nicht |
| Regel für: | Fügen Sie "Alle" für alle Dokumenttypen hinzu oder wählen Sie aus der Liste, wenn diese Regel nur für Angebot, Rechnung, Gutschrift oder Bestellung aktiviert werden soll |
| Von Betrag: | Filter auf den Gesamtbetrag des Dokuments |
| Bis Betrag: | Filter auf den Gesamtbetrag des Dokuments |
| Von Zeilenbetrag: | Gibt an, ob die Kodierungsregel nur auf Dokumentzeilen in einem bestimmten Zeilenbetragsbereich angewendet werden soll |
| Bis Zeilenbetrag: | Gibt an, ob die Kodierungsregel nur auf Dokumentzeilen in einem bestimmten Zeilenbetragsbereich angewendet werden soll |
| Validierungsnachricht: | Fügen Sie bei Bedarf eine optionale Beschreibung hinzu |
| Gilt für Genehmigungsgruppen: | Gibt an, ob die Kodierungsregel nur für bestimmte Genehmigungsgruppen gilt |
| Nur Endgenehmiger: | Gibt an, ob die Kodierungsregel nur auf den Endgenehmiger im Genehmigungsfluss angewendet werden soll |
Beispiele
Verwenden Sie Ablehnungsregeln für die Kodierung, wenn Benutzer weiterhin kodieren können sollen, aber bestimmte Kombinationen niemals genehmigt werden dürfen.
Beispiele für den Einrichtungsablauf
- Erstellen Sie eine neue Regel und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen, zum Beispiel: Leere Abteilung für 59xx blockieren.
- Setzen Sie Regel für (zum Beispiel nur Rechnung oder Alle).
- Legen Sie Betragsgrenzen fest, wenn die Regel nur ab einem Schwellenwert gelten soll.
- Fügen Sie eine klare Validierungsnachricht hinzu, damit der Genehmiger weiß, was zu korrigieren ist.
- Aktivieren Sie die Regel und testen Sie sie in ExFlow Web mit einem Beispieldokument.
Tipps
- Halten Sie Regelnamen geschäftsorientiert, damit sie leicht zu pflegen sind.
- Fügen Sie immer eine hilfreiche Validierungsnachricht hinzu; dies reduziert Supportanfragen.
- Beginnen Sie mit einigen wirkungsvollen Regeln und fügen Sie dann weitere basierend auf wiederkehrenden Kodierungsfehlern hinzu.
Beispiel 1: Leeren Wert in einem erforderlichen Spaltencode nicht zulassen
Anwendungsfall: Abteilung muss bei Aufwandskonten immer gesetzt sein.
| Einrichtung | Wert |
|---|---|
| Regelname | Leere Abteilung bei 5910..5999 blockieren |
| Regel für | Rechnung (oder Alle, falls erforderlich) |
| Bedingung 1 | Sachkonto = 5910..5999 |
| Bedingung 2 | Abteilung = leer |
| Validierungsnachricht | Abteilung ist für Konten 5910..5999 obligatorisch. |
Ergebnis: Der Genehmiger kann keine Kodierung genehmigen, bei der die Abteilungsspalte für diese Konten leer ist.
Beispiel 2: Projektaufgabe erforderlich, wenn Projekt eingegeben wird
Anwendungsfall: Unvollständige Projektkodierung verhindern.
| Einrichtung | Wert |
|---|---|
| Regelname | Projekt erfordert Projektaufgabe |
| Bedingung 1 | Projekt ist nicht leer |
| Bedingung 2 | Projektaufgabe ist leer |
| Validierungsnachricht | Projektaufgabe ist erforderlich, wenn Projekt verwendet wird. |
Ergebnis: Wenn der Genehmiger ein Projekt hinzufügt, aber die Projektaufgabe leer lässt, wird die Genehmigung blockiert, bis die Projektaufgabe ausgefüllt ist.
Beispiel 3: Nicht auf ein vordefiniertes Konto buchen
Anwendungsfall: Ein vordefiniertes Konto wird nur als temporärer Vorschlag verwendet, sollte aber nie ohne Umkodierung gebucht werden.
| Einrichtung | Wert |
|---|---|
| Regelname | Buchung auf vordefiniertem Konto 2999 blockieren |
| Regel für | Rechnung und Gutschrift |
| Bedingung | Sachkonto = 2999 |
| Validierungsnachricht | Konto 2999 ist ein temporäres/vordefiniertes Konto und muss vor der Genehmigung ersetzt werden. |
| Optional | Aktivieren Sie Nur Endgenehmiger, wenn nur die Endgenehmigung diese Blockierung durchsetzen soll. |
Ergebnis: Dokumente, die mit Konto 2999 kodiert sind, können nicht genehmigt werden, bis die Zeile umkodiert wurde.
Beispiel 4: Kostenstelle bei hochpreisigen Zeilen erzwingen
Anwendungsfall: Zusätzliche Kontrolle nur für große Zeilen.
| Einrichtung | Wert |
|---|---|
| Regelname | Hochpreisige Zeilen erfordern Kostenstelle |
| Von Zeilenbetrag | 10000 |
| Bedingung 1 | Kostenstelle = leer |
| Validierungsnachricht | Kostenstelle ist für Zeilenbeträge über 10.000 erforderlich. |
Ergebnis: Kleine Zeilen sind nicht betroffen, während hochpreisige Zeilen eine Kostenstelle enthalten müssen.
Beispiel 5: Leere Kodierung bei allen Zeilentypen blockieren
Anwendungsfall: Jede Dokumentzeile — unabhängig vom Zeilentyp — muss einen Wert haben. Leere Kodierung sollte niemals genehmigt werden.
| Einrichtung | Wert |
|---|---|
| Regelname | Leere Kodierung bei allen Zeilentypen blockieren |
| Regel für | Alle |
| Bedingung 1 | Sachkonto = leer |
| Bedingung 2 | Artikel = leer |
| Bedingung 3 | Ressource = leer |
| Bedingung 4 | Zu-/Abschlag (Artikel) = leer |
| Validierungsnachricht | Jede Zeile muss einen Wert für ihren Zeilentyp haben (Sachkonto, Artikel, Ressource oder Zu-/Abschlag). |
Ergebnis: Wenn eine Zeile einen leeren Wert in ihrer Zeilentyp-Spalte hat — ob Sachkonto, Artikel, Ressource oder Zu-/Abschlag (Artikel) — kann der Genehmiger das Dokument nicht genehmigen, bis die Kodierung abgeschlossen ist.