Vorläufige Buchung

Verwenden Sie die vorläufige Buchung von ExFlow, um Kosten und Mehrwertsteuer beim Empfangen und Erstellen von Dokumenten zu buchen. Lassen Sie Ihre Kosten und Mehrwertsteuer direkt buchen, um Finanz- und Steuerberichte mit minimalem Aufwand zu erstellen.

Gebuchte Kreditorenposten werden auf einem regulären Bestandskonto oder einem separaten Bestandskonto entsprechend Ihrer Einrichtung erstellt und in den Cashflow aufgenommen.

Wählen Sie das Sachkonto pro Zeilenart und Buchungsgruppen oder ein Interimskonten aus. Projektposten und Abgrenzungen sind ebenfalls enthalten.

Sobald das Dokument vollständig genehmigt und gebucht ist, wird die vorläufige Buchung automatisch storniert.

Die vorläufige Buchung ist nur für Rechnungen und Gutschriften verfügbar, die für die ExFlow-Genehmigung aktiviert sind.

ExFlow Einrichtung

Um vorläufige Buchungen durchführen zu können, benötigt ExFlow folgende Journale, und die Inward Registration (SweBase) muss deaktiviert werden.

ExFlow Einrichtung - Vorläufige Buchung
Vorläufige Buchung:	Wenn die unten stehende Einrichtung abgeschlossen ist, aktivieren Sie die vorläufige Buchung
Buchung mit Abgrenzungen aktivieren:	Ob Abgrenzungspläne bei der Erstellung vorläufiger Buchungen einbezogen werden sollen. Bei Deaktivierung werden Zeilen mit Abgrenzungscodes ohne Abgrenzungsverarbeitung gebucht. Standardmäßig aktiviert.
Vorl. Auto-Konten einbeziehen aktivieren:	Ob automatische Kontengruppen bei der Erstellung vorläufiger Buchungen einbezogen werden sollen. Standardmäßig aktiviert.
Herkunftscode:	Verwenden Sie einen bestehenden oder erstellen Sie einen neuen, um die Nachverfolgung zu erleichtern
Fibu Erf.-Journal Vorlage:	Verwenden Sie eine bestehende oder erstellen Sie eine neue
Fibu Erf.-Journal Name:	Verwenden Sie einen bestehenden oder erstellen Sie einen neuen
Gesperrt:	1-3 Buchstaben, die in Kreditorenposten hinzugefügt werden, um Zahlungen für vorläufig gebuchte Dokumente zu vermeiden, die noch nicht genehmigt sind. Der Standardwert beim Ausführen des ExFlow-Assistenten ist EXF, kann aber bei Bedarf geändert werden.
Rechnungsrundung:	Wenn SweBase (für schwedische Kunden) installiert ist, ist die Rechnungsrundung sichtbar und wird nur für die vorläufige Buchung verwendet Wenn SweBase nicht installiert ist, ist sie unter Dok. Buchungskontrollen sichtbar und wird sowohl für die vorläufige Buchung als auch für die Buchung verwendet. Rechnungsrundung ist nicht erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Rechnungsrundung unten
Buchungsbeschreibung:	Beschreibung beim Buchen Der Standardwert beim Ausführen des ExFlow-Assistenten ist Vorläufig gebucht, kann aber bei Bedarf geändert werden
Stornierungsbeschreibung:	Beschreibung beim Stornieren. Der Standardwert beim Ausführen des ExFlow-Assistenten ist Vorläufig storniert, kann aber bei Bedarf geändert werden
MwSt.-Produktbuchungsgruppe 0%:	Fügen Sie eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe mit 0% hinzu, um vorläufig ohne MwSt. zu buchen, anstatt der MwSt.-Produktbuchungsgruppe, die in der Dokumentzeile hinzugefügt wurde. Diese Buchung wird storniert und die MwSt.-Buchung wird mit der zur Rechnung hinzugefügten MwSt.-Produktbuchungsgruppe nur bei der endgültigen Buchung gebucht.

Einrichtung der vorläufigen Buchung

Gehen Sie zu: ExFlow Einrichtung --> Zugehörig --> Erweitert --> Einrichtung der vorläufigen Buchung
Diese Seite öffnet sich automatisch, wenn Sie die vorläufige Buchung aktivieren.

Buchungsoption pro Zeilenart wählen

Einrichtung der vorläufigen Buchung von ExFlow
Interimskonten:	Die Buchung erfolgt entsprechend den Buchungsgruppen in der allgemeinen Buchungseinrichtung und dem Interimskonto für vorläufige Buchung von ExFlow
Einkaufskonto:	Dokumentzeilen mit Zeilenart Sachkonto, die Buchung erfolgt auf das aktuelle Sachkonto in der Dokumentzeile Für Artikel, Ressourcen, Anlagen und Gebühren (Artikel) erfolgt die Buchung entsprechend den Buchungsgruppen in der allgemeinen Buchungseinrichtung. Einkaufskonto für Rechnungen und Einkaufsgutschriftskonto für Gutschriften

Alle für die vorläufige Buchung, allgemeine Buchungseinrichtung und Kreditorenbuchungseinrichtung benötigte Einrichtung kann von der Einrichtung der vorläufigen Buchung von ExFlow aus erreicht werden. Lesen Sie mehr unten.

Nach dem Schließen der Seite für vorläufige Buchungen erhalten Sie eine Frage, ob es Rechnungen oder Gutschriften im Genehmigungsstatus gibt.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle Dokumente im Genehmigungsstatus vorläufig zu buchen, können Fehlermeldungen auftreten. Gehen Sie zum Genehmigungsstatus und korrigieren Sie den Fehler und buchen Sie vorläufig manuell pro Dokument.

Lesen Sie mehr unter Abschnitt Genehmigungsstatus

Allgemeine Buchungseinrichtung

Es gibt eine Verknüpfung von der vorläufigen Einrichtung.

Sachkonten, die für Artikel, Ressourcen, Anlagen und Artikel-Gebühren verwendet werden, wenn Einkaufskonto in der Buchungsoption ausgewählt ist.

Sachkonten, die verwendet werden, wenn Interimskonten in der Buchungsoption ausgewählt ist.

Kreditorenbuchungsgruppen

Es gibt eine Verknüpfung von der vorläufigen Einrichtung.

Es ist möglich, vorläufig auf ein separates Kreditorenkonto zu buchen.

Fügen Sie eine oder mehrere neue Kreditorenbuchungsgruppen hinzu und fügen Sie sie in bestehende Gruppen im Feld ExFlow Vorläufige Kreditorenbuchungsgruppe hinzu.
Wenn die Kreditorenbuchungsgruppe als ExFlow Vorläufige Buchungsgruppe verwendet wird, kann sie nicht anderswo verwendet werden.

Um die Standardeinstellung zu verwenden, lassen Sie das Feld ExFlow Vorläufige Kreditorenbuchungsgruppe leer.

In der vorläufigen Buchung enthaltene Funktionen

Sachkonten

Die vorläufige Buchung erfolgt entsprechend der Einrichtung in der Einrichtung der vorläufigen Buchung.

Buchungsdaten

Dokument-Buchungsdatum und MwSt.-Datum beim Erstellen des Dokuments.

Nummernserie

Buchungs-Nrn. entsprechen den Buchungsrechnungs-Nrn. oder Buchungsgutschrifts-Nrn. im Dokument.

Buchungskontrollen

Es wird eine Kontrolle für Dok.-Erstellungskontrollen und Abgrenzungen vorziehen erfolgen.

Aber auch folgende Kontrolle aus Dok. Buchungskontrollen in der ExFlow Einrichtung:

ExFlow Einrichtung - Dok. Buchungskontrollen:

• Vordefiniertes Konto nicht buchen
  
• Bruttobetrag prüfen
  
• Max. Differenz für Bruttobetrag (MW)

In der vorläufigen Buchung enthaltene Buchungsposten

In der vorläufigen Buchung enthaltene Posten:

• Sachposten
  
• MwSt.-Posten
  
• Kreditorenposten
  
• Detaillierte Kreditorenposten
  
• Projektposten
  
• Sachregister

Nicht enthaltene Buchungsposten

In der vorläufigen Buchung nicht enthaltene Posten:

• Gebuchte Einkaufsrechnung/Gutschrift
  
• Artikelposten
  
• Wertposten (Artikel)
  
• Ressourcenposten (Ressource)
  
• Anlagenposten

Funktionen bei der Stornierung der vorläufigen Buchung

Die Stornierung wird durchgeführt, wenn das Dokument genehmigt, verifiziert und endgültig gebucht oder gelöscht wird. Die Stornierung wird wie oben gebucht, jedoch mit folgenden Unterschieden:

Dokument-Buchungsdatum und MwSt.-Datum

Die Stornierung wird zu den aktuellen Buchungsdaten des Dokuments gebucht. Daher kann die Stornierung auch nach dem Schließen der Periode durchgeführt werden.

Abgrenzungen

Wenn das erlaubte Abgrenzungsbuchungsdatum geschlossen ist, wird die Stornierung der Abgrenzungen am ersten erlaubten Abgrenzungsbuchungsdatum gebucht. Daher kann die Stornierung von Abgrenzungen auch nach dem Schließen der Periode durchgeführt werden.

Workflow der vorläufigen Buchung

Import Journal

Vor dem Erstellen des Dokuments kann die vorläufige Buchung in der Vorschau angezeigt werden.

Erstellen Sie ein Dokument aus dem Import Journal, um es vorläufig zu buchen.

Genehmigungsstatus

Im Genehmigungsstatus ist es möglich zu sehen, ob das Dokument vorläufig gebucht wurde oder nicht.

Um auf Funktionen zuzugreifen
Gehen Sie zu: ExFlow Genehmigungsstatus --> Aktionen --> Vorläufige Buchung

Genehmigungsstatus - Vorläufige Buchung
Buchen:	Die Buchung kann nur einmal durchgeführt werden
Buchung in der Vorschau:	Buchung in der Vorschau vor dem Buchen
Stornieren:	Um die Buchung zu korrigieren, stornieren Sie sie, korrigieren Sie das Dokument und buchen Sie erneut
Posten finden:	Finden Sie Posten für vorläufig gebuchte Dokumente

Rechnungs- und Gutschriftskarte

Um ein Dokument vorläufig buchen zu können, muss es für die ExFlow-Genehmigung aktiviert sein.

Wenn die ExFlow-Genehmigung deaktiviert wird, wird die vorläufige Buchung storniert. Und bei der Aktivierung wird die Rechnung/Gutschrift gebucht.

Alle Funktionen im Genehmigungsstatus sind auch von der Karte aus verfügbar.
Gehen Sie zu: Aktionen --> Vorläufige Buchung

Korrekturen

Wenn die Buchung korrigiert werden muss, stornieren Sie sie, korrigieren Sie das Dokument und führen Sie eine neue vorläufige Buchung durch. Alle Buchungen und Stornierungen verwenden das aktuelle Buchungsdatum und MwSt.-Datum.

Genehmigungshistorie

Alle Buchungen können unter Posten finden gefunden werden. Löschen Sie den Filter für das Datum, um alle anzuzeigen.

Dokument löschen

Beim Löschen eines vorläufig gebuchten Dokuments wird die Stornierung zum aktuellen Buchungsdatum und MwSt.-Datum durchgeführt.

ExFlow Gelöschte Dokumente

Beim Löschen eines Dokuments oder Deaktivieren für die ExFlow-Genehmigung wird eine Kopie des Dokuments in ExFlow Gelöschte Dokumente gespeichert.

Um vorläufig gebuchte Posten zu finden
Gehen Sie zu: Zugehörig --> Vorläufige Buchung --> Posten finden

Löschen Sie den Filter für das Datum, um alle anzuzeigen.

Kreditorenposten

Beim Buchen oder Stornieren einer vorläufigen Buchung wird ein Kreditorenposten gebucht und auch in den Cashflow aufgenommen.

Die Buchungsbeschreibung wird aus der ExFlow Einrichtung hinzugefügt.

ExFlow Vorläufig gebucht wird markiert und Gesperrt wird aus der ExFlow Einrichtung hinzugefügt und kann nach der Buchung nicht geändert werden.

Vorläufig gebuchte Kreditorenposten können nicht zum Anwenden von Posten aus Kreditorenposten oder Zahlungserfassungsjournalen verwendet werden.

Es ist ein schneller Filter hinzugefügt, um vorläufig gebuchte Posten zu sortieren oder auszuschließen.
Gehen Sie zu: Zugehörig --> ExFlow Filter für vorläufige Buchung

Filter für vorläufige Buchung:

• Nur vorläufig gebuchte/stornierte anzeigen
  
• Vorläufig gebuchte/stornierte ausschließen
  
• Alle anzeigen
  

Endgültige Buchung

Nachdem das Dokument genehmigt und verifiziert wurde, buchen Sie das Dokument wie gewohnt, und die vorläufige Buchung wird zum aktuellen Buchungsdatum des Dokuments storniert.

Der Kreditorenposten für die Stornierung wird auf das vorläufig gebuchte Dokument angewendet und der verbleibende Betrag auf null gesetzt.

Berichte

Genehmigungsstatusbericht

Der Genehmigungsstatusbericht beim monatlichen Abschluss kann weiterhin verwendet werden.

Für die vorläufige Buchung verwenden Sie die Buchungsoption Interimskonten in der Einrichtung der vorläufigen Buchung und dasselbe Sachkonto für alle Buchungen in der allgemeinen Buchungseinrichtung in ExFlow Vorläufige Buchung Interim.

Beim Erstellen des Berichts und Sachposten stornieren Sie die vorläufige Buchung durch Verwendung desselben Sachkontos für das Ausgleichskonto.