ExFlow Import Journals

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Ein "ExFlow Import Journal" wird verwendet, um Dokumente zu importieren, Kodierungen anzuwenden, Aktionsnachrichten zu bearbeiten und Rechnungen/Gutschriften zur Genehmigung zu erstellen. Nach dem Scannen und Interpretieren der gescannten Dokumente werden Dateien erstellt und sind bereit für den Import.

In der ExFlow Import Journals-Liste ist es möglich, nach Journals zu suchen, ein neues Journal zu erstellen, aktuelle Journalzeilen zu bearbeiten und Journals zu löschen. Benutzer können auch Dokumente im Batch importieren, Rechnungen und Gutschriften im Batch erstellen, die OCR Import Queue bearbeiten/anzeigen, E-Mail-Empfangsbestätigungen senden und Journals im Batch/überprüfen.

Import Journals Menü
Neu	Ein neues Import Journal hinzufügen
Liste bearbeiten	Die Import Journal-Liste bearbeiten
Löschen	Ein Import Journal löschen
Startseite	Journal bearbeiten: Öffnet das markierte Import Journal zur Bearbeitung Batch-Dokumente importieren: Importiert Dokumente für alle Batches ExFlow Datenerfassung: Öffnet die ExFlow Datenerfassung Anmeldung
Erstellen	Rechnungen/Gutschriften erstellen: Dokumente aus dem Import Journal erstellen Batch-Rechnungen/Gutschriften erstellen...: Dokumente im Batch aus dem Import Journal erstellen
Aktionen	OCR Import Queue bearbeiten/anzeigen: Öffnet die ExFlow OCR Import Queue für noch nicht importierte Dokumente zur Warteschlange E-Mail-Empfangsbestätigungen senden: Sendet Bestell-/Empfangsbestätigungen
Aktionen --> Funktionen	Journals im Batch überprüfen: Überprüft alle Dokumente für alle Import Journals Journals überprüfen: Überprüft Dokumente im ausgewählten Import Journal Über ExFlow: Öffnet ein Popup-Fenster mit Informationen über die aktuelle ExFlow- und Business Central-Version. Bietet auch Links zur ExFlow-Dokumentationsplattform und zu den neuesten Versionshinweisen.
Aktionen --> Sonstiges	Journal bearbeiten: Öffnet das ausgewählte Import Journal zur Bearbeitung Batch-Dokumente importieren: Dokumente im Batch in die Journals importieren ExFlow Datenerfassung: Öffnet die ExFlow Datenerfassung Anmeldung

Import Journals Liste
Name	Name des Journals
Beschreibung	Beschreibung des Journals
Quelltyp	Quelltyp des Journals. Aktueller Quelltyp ist: ExFlow Datenerfassung, Webdienst, Manuell und Importdateien
Importdateicode	Gibt das zu verwendende ExFlow File Import Setup an. Eine Konfiguration hierfür ist vor der Nutzung erforderlich.
Nur Dokumente mit Bestellabgleich	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, um ein dediziertes Journal nur für Dokumente mit Bestellabgleich zu haben
Dokumente beim Import überprüfen	Wählen Sie, ob die Überprüfung der Dokumente beim Import für alle Dokumente im Journal oder nur für die neu importierten Dokumente durchgeführt werden soll.
Anzahl der Dokumente	Geben Sie die Anzahl der Dokumente im Journal an
Zeilen mit automatischem Kodierungsvorschlag erstellen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, um ein dediziertes Journal für automatische Kodierungsvorschläge zu haben
Zahlungsvalidierung ignorieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, bei dem Dokumente den Zahlungsvalidierungsprozess überspringen
Zahlungsvorschlag ignorieren (verstecktes Feld)	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, bei dem Dokumente den Zahlungsvorschlagsprozess überspringen. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Dokumente automatisch erstellen (verstecktes Feld)	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um ein dediziertes Journal zu erhalten, das Dokumente automatisch erstellt. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gutschriftnummern (verstecktes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine spezifische Nummernserie für Gutschriften hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Standarddokumenttyp (verstecktes Feld)	Fügen Sie einem bestimmten Journal einen Standarddokumenttyp wie Rechnung, Gutschrift oder Vorauszahlungsrechnung hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Diff.Line Purch. Code (verstecktes Feld)	Fügen Sie einem bestimmten Journal einen spezifischen Diff.Line Purch. Code hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
ExFlow Kaufcode (verstecktes Feld)	Fügen Sie einem bestimmten Journal einen spezifischen ExFlow Kaufcode hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Rechnungsnummern (verstecktes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine spezifische Nummernserie für Rechnungen hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gebuchte Gutschriftnummern (verstecktes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine spezifische Nummernserie für gebuchte Gutschriften hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gebuchte Rechnungsnummern (verstecktes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine spezifische Nummernserie für gebuchte Rechnungen hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Vordefiniertes Konto (verstecktes Feld)	Fügen Sie dem Journal ein vordefiniertes Konto hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Selbstabrechnungsrechnungen (verstecktes Feld)	Aktivieren Sie ''Selbstabrechnungsrechnungen'', um anzugeben, ob Selbstabrechnungsrechnungen in diesem Journalbatch erstellt werden sollen. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Benutzer-ID-Filter (OCR) (verstecktes Feld)	Fügen Sie ein dediziertes Journal zu einer spezifischen OCR-Benutzer-ID hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden

Batch-Dokumente aus der Interpretation importieren

Gehe zu: Startseite --> Batch-Dokumente importieren
Dokumentbilder und die interpretierten Daten werden importiert.

Je nach Journaleinstellungen werden die Dokumente in die verschiedenen Journale aufgeteilt.

Ein Journal mit dem aktivierten Kontrollkästchen "Nur Dokumente mit Bestellabgleich" erhält bestellabgeglichene Dokumente und Dokumente mit Bestellnummerninformationen. Es gibt andere Möglichkeiten, die Dokumente zu trennen, aber eine Trennung in Kosten-/Einkaufsrechnungen ist sehr üblich.

Die gleiche Einstellung kann für "Zeilen mit automatischem Kodierungsvorschlag erstellen" vorgenommen werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeilen mit automatischem Kodierungsvorschlag erstellen", wenn der automatische Kodierungsvorschlag von ExFlow für ein bestimmtes Journal angewendet werden soll.

Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt "ExFlow Auto Coding Suggestion".

In den Journalen gibt es einen Dokumentenkopfdatensatz für jedes importierte OCR-Dokument. "Importzeilen" im unteren Bereich sind Zeilendetails für jedes Dokument.

Darüber hinaus ist es möglich, ein spezifisches Journal einzurichten, das für das automatische Erstellen von Dokumenten vorgesehen ist. Verwenden Sie die Personalisierung und fügen Sie die Spalte "Dokumente automatisch erstellen" zur ExFlow Import Journals-Liste hinzu.

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn interpretierte Dokumente automatisch aus dem ExFlow Import Journal erstellt werden sollen. Mit dieser Funktion werden alle interpretierten importierten Dokumente (ohne Fehler oder Warnmeldungen) automatisch erstellt und zur Genehmigung gesendet.

Importieren und eine Nachricht zeigt an, wie viele empfangene/importierte Dokumente und die Menge der automatisch erstellten Dokumente.

Diese Einstellung kann auch nur für bestimmte Lieferanten angewendet werden. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Lieferanteneinrichtung.

ExFlow Datenerfassung

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> ExFlow Datenerfassung

Klicken Sie auf "ExFlow Datenerfassung", um zur Website zu gelangen. Dies funktioniert nur, wenn das Unternehmen mit einem ExFlow Datenerfassungskonto verbunden ist.

Import Journal - Kopfzeile

Import Journal --> Verwalten
Löschen	Wenn das Dokument in das ExFlow Import Journal importiert wurde, kann es gelöscht werden. Dann wird kein Einkaufsdokument erstellt.
Karte	Öffnen Sie die ExFlow Import Dokumentkarte für das ausgewählte Dokument.
Statistik	Statistische Informationen über das ausgewählte Dokument anzeigen (F7)

Import Journal --> Startseite
Dokumente importieren	Um Dokumente in ein ausgewähltes Journal zu importieren, öffnen Sie das Journal und importieren Sie die Dokumente.
Dokument überprüfen	Wählen Sie ein (oder mehrere) Dokument(e) zur Überprüfung über "Dokument überprüfen". Diese Funktion überprüft, ob das Dokument bereit ist, erstellt zu werden. (Strg+R)
Alle Dokumente überprüfen	Nach der Korrektur eines Fehlers wird diese Funktion die Aktion löschen oder eine neue Aktionsnachricht erstellen, wenn ein Dokument noch einen Fehler aufweist.
Auto Coding Suggestion - Manuelle Auswahl	Auto Coding Suggestion - Manuelle Auswahl
Auto Coding Suggestion - Automatisch	Auto Coding Suggestion - Automatisch
Update VAT Product Posting Group	Aufgrund der schwedischen Steuervorschriften bezüglich IT-MwSt. ist es möglich, alle MwSt.-Produktbuchungsgruppen auf Rechnungszeilen zu aktualisieren. Diese Funktion kann nur zusammen mit Kunden verwendet werden, die SweBase installiert haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt SweBase --> Update VAT Product Posting Group
PDF-Viewer in neuem Tab öffnen	Öffnet PDF in einem neuen Tab.
Lieferantenkarte	Öffnet die Lieferantenkarte für das spezifische Dokument.
Bild importieren oder ersetzen	Importieren oder ersetzen Sie das aktuelle Dokumentenbild.
ExFlow Lieferanteneinrichtung	Diese Schaltfläche zeigt/bearbeitet die ExFlow Lieferanteneinrichtung für den aktuellen Lieferanten.

Batch-Dokumente importieren

Gehe zu: Startseite --> Batch-Dokumente importieren
Dokumentbilder und die interpretierten Daten werden importiert.

Je nach Journaleinstellungen werden die Dokumente in die verschiedenen Journale aufgeteilt.

Ein Journal mit dem aktivierten Kontrollkästchen "Nur Dokumente mit Bestellabgleich" erhält bestellabgeglichene Dokumente und Dokumente mit Bestellnummerninformationen. Es gibt andere Möglichkeiten, die Dokumente zu trennen, aber eine Trennung in Kosten-/Einkaufsrechnungen ist sehr üblich.

Die gleiche Einstellung kann für "Zeilen mit automatischem Kodierungsvorschlag erstellen" vorgenommen werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeilen mit automatischem Kodierungsvorschlag erstellen", wenn der automatische Kodierungsvorschlag von ExFlow für ein bestimmtes Journal angewendet werden soll.

Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt "ExFlow Auto Coding Suggestion".

In den Journalen gibt es einen Dokumentenkopfdatensatz für jedes importierte OCR-Dokument. "Importzeilen" im unteren Bereich sind Zeilendetails für jedes Dokument.

Darüber hinaus ist es möglich, ein spezifisches Journal einzurichten, das für das automatische Erstellen von Dokumenten vorgesehen ist. Verwenden Sie die Personalisierung und fügen Sie die Spalte "Dokumente automatisch erstellen" zur ExFlow Import Journals-Liste hinzu.

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn interpretierte Dokumente automatisch aus dem ExFlow Import Journal erstellt werden sollen. Mit dieser Funktion werden alle interpretierten importierten Dokumente (ohne Fehler oder Warnmeldungen) automatisch erstellt und zur Genehmigung gesendet.

Importieren und eine Nachricht zeigt an, wie viele empfangene/importierte Dokumente und die Menge der automatisch erstellten Dokumente.

Diese Einstellung kann auch nur für bestimmte Lieferanten angewendet werden. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Lieferanteneinrichtung.

ExFlow Datenerfassung

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> ExFlow Datenerfassung

Klicken Sie auf "ExFlow Datenerfassung", um zur Website zu gelangen. Dies funktioniert nur, wenn das Unternehmen mit einem ExFlow Datenerfassungskonto verbunden ist.

Import Journal - Kopfzeile

Import Journal --> Verwalten
Löschen	Wenn das Dokument in das ExFlow Import Journal importiert wurde, kann es gelöscht werden. Dann wird kein Einkaufsdokument erstellt.
Karte	Öffnen Sie die ExFlow Import Dokumentkarte für das ausgewählte Dokument.
Statistik	Statistische Informationen über das ausgewählte Dokument anzeigen (F7)

Import Journal --> Startseite
Dokumente importieren	Um Dokumente in ein ausgewähltes Journal zu importieren, öffnen Sie das Journal und importieren Sie die Dokumente.
Dokument überprüfen	Wählen Sie ein (oder mehrere) Dokument(e) zur Überprüfung über "Dokument überprüfen". Diese Funktion überprüft, ob das Dokument bereit ist, erstellt zu werden. (Strg+R)
Alle Dokumente überprüfen	Nach der Korrektur eines Fehlers wird diese Funktion die Aktion löschen oder eine neue Aktionsnachricht erstellen, wenn ein Dokument noch einen Fehler aufweist.
Auto Coding Suggestion - Manuelle Auswahl	Auto Coding Suggestion - Manuelle Auswahl
Auto Coding Suggestion - Automatisch	Auto Coding Suggestion - Automatisch
Update VAT Product Posting Group	Aufgrund der schwedischen Steuervorschriften bezüglich IT-MwSt. ist es möglich, alle MwSt.-Produktbuchungsgruppen auf Rechnungszeilen zu aktualisieren. Diese Funktion kann nur zusammen mit Kunden verwendet werden, die SweBase installiert haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt SweBase --> Update VAT Product Posting Group
PDF-Viewer in neuem Tab öffnen	Öffnet PDF in einem neuen Tab.
Lieferantenkarte	Öffnet die Lieferantenkarte für das spezifische Dokument.
Bild importieren oder ersetzen	Importieren oder ersetzen Sie das aktuelle Dokumentenbild.
ExFlow Lieferanteneinrichtung	Diese Schaltfläche zeigt/bearbeitet die ExFlow Lieferanteneinrichtung für den aktuellen Lieferanten.

Batch-Rechnungen/Gutschriften erstellen

Gehe zu: Erstellen --> Batch-Rechnungen/Gutschriften erstellen

Dies führt sowohl die Batch-Dokumentenüberprüfung durch als auch die Erstellung von Einkaufsrechnungen und Gutschriften für alle Dokumente in diesem Journal, die keine Aktionsnachricht haben.

Um das Buchungsdatum für alle Dokumente zu aktualisieren, fügen Sie ein neues Datum im Feld Buchungsdatum hinzu und aktivieren Sie Buchungsdatum ersetzen.

Wenn die Verwendung des MwSt.-Datums aktiviert ist und das Standard-MwSt.-Datum im Hauptbuchsetup das Buchungsdatum ist, wird MwSt.-Datum ersetzen automatisch als Vorschlag aktiviert.

Wenn ein oder mehrere Dokumente einen Abgrenzungscode haben, wenn das Buchungsdatum ersetzt wird, erscheint die folgende Frage.

Wählen Sie Ja, um das Startdatum der Abgrenzung gemäß den Einstellungen im Abgrenzungscode für alle Dokumentzeilen zu aktualisieren.
Wählen Sie Nein, um das Startdatum der Abgrenzung so zu belassen, wie es für alle Dokumentzeilen erstellt wurde.

Rechnung/Gutschrift erstellen

Gehe zu: Erstellen --> Rechnung/Gutschrift erstellen (F9)
Stehen Sie auf der ausgewählten Dokumentzeile und klicken Sie auf Rechnung/Gutschrift erstellen, um ein Dokument zu erstellen, oder verwenden Sie die Verknüpfung F9.

Es gibt auch die Möglichkeit, mehrere Dokumente zur Erstellung auszuwählen. Verwenden Sie "Mehr auswählen", um die Dokumente auszuwählen.

Und klicken Sie einfach auf Rechnung/Gutschrift erstellen, um die ausgewählten Dokumente zu erstellen.

Import Journal --> Aktionen --> Importieren

Zeilen aus Excel importieren

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> Excel-Vorlage für Importzeilen herunterladen / Zeilen aus Excel importieren
Manchmal ist es einfacher, in Excel zu arbeiten, wenn die Rechnung mehrere Zeilen enthält.

Beginnen Sie mit "Excel-Vorlage für Importzeilen herunterladen".

Ändern, hinzufügen und/oder löschen Sie Zeilen in Excel, speichern Sie und verwenden Sie die Funktion "Zeilen aus Excel importieren".

Kopieren / Einfügen von Zeilen

Es ist möglich, Zeilen aus einem anderen Dokument oder aus Excel zu kopieren und im Import Journal einzufügen. Diese Funktion funktioniert genauso wie im Business Central Standard.

Neueste Kodierung vom Lieferanten abrufen

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> Neueste Kodierung vom Lieferanten abrufen
Diese Funktion findet die zuletzt gebuchte Rechnung und kopiert die Zeilen mit dem Sachkonto.

ExFlow Datenerfassung

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> ExFlow Datenerfassung
Diese Funktion öffnet die Webseite "ExFlow Datenerfassung" (wenn das Unternehmen mit ExFlow Datenerfassung verbunden ist).

Import Journal --> Aktionen --> Funktionen

Kodierung beim Lieferanten speichern

Gehe zu: Aktionen --> Funktionen --> Kodierung beim Lieferanten speichern
Verwenden Sie diese Funktion, um die aktuelle Kodierung der Rechnungszeilen in einem ExFlow Kaufcode zu speichern, der auf der Lieferantenkarte gespeichert wird.

Ausgewählte Dokumente in ein anderes Unternehmen übertragen

Gehe zu: Aktionen --> Funktionen --> Ausgewählte Dokumente in ein anderes Unternehmen übertragen
Wenn die Business Central-Datenbank mehr als ein Unternehmen enthält, kann ein Dokument in ein anderes Unternehmen verschoben werden, bevor das Dokument erstellt wird.

Ausgewählte Dokumente in ein anderes Batch übertragen

Gehe zu: Aktionen --> Funktionen --> Ausgewählte Dokumente in ein anderes Batch übertragen
Wenn das Business Central-Unternehmen mehr als ein ExFlow Import Journal hat, kann ein Dokument in ein anderes Journal verschoben werden, bevor das Dokument erstellt wird.

Buchungsdatum im Batch aktualisieren

Gehe zu: Aktionen --> Funktionen --> Buchungsdatum im Batch aktualisieren
Mit dieser Funktion ist es möglich, das Buchungsdatum für Dokumente im ausgewählten Journal innerhalb des Filters zu aktualisieren.

OCR Import Queue bearbeiten/anzeigen

Gehe zu: Aktionen --> Funktionen --> OCR Import Queue bearbeiten/anzeigen
Verwenden Sie diese Funktion, um die OCR Import Queue anzuzeigen oder zu bearbeiten. Korrigieren Sie Dokumente, die falsche Informationen enthalten, die verhindern, dass sie importiert werden.

Import Journal --> Aktionen --> Bestellung

Bestellung - OCR-Zeilen abgleichen

Gehe zu: Aktionen --> Bestellung --> OCR-Zeilen abgleichen
Dokumentzeilen mit Bestellungen abgleichen.

Bei Verwendung dieser Funktion sammelt ExFlow Informationen aus Bestellung und Empfang, etc.

Um das manuelle Zeilenabgleichen zu erleichtern, ist es möglich, die Seite "Zeilenabgleichsansicht" zu personalisieren und Felder wie "Artikelreferenznummer" und "Lieferantenartikelnummer" hinzuzufügen.

Bestellung -- Empfang/ Rücksendung/ Bestellzeilen abrufen

Gehe zu: Aktionen --> Bestellung --> Empfang/ Rücksendung/ Bestellzeilen abrufen
Mit dieser Schaltfläche werden Bestell-/Empfangszeilen abgerufen und dem ausgewählten Dokument hinzugefügt.

Lesen Sie mehr im Abschnitt Bestellabgleich auf Kopfebene.

Import Journal --> Aktionen --> E-Mail

Empfangserinnerungen stapelweise senden

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Empfangserinnerungen stapelweise senden
Mit dieser Funktion werden E-Mails an Benutzer bezüglich Empfangserinnerungen für neue Dokumente gesendet. Wenn der Wert des Einkäufercodes im Import Journal leer ist, wird eine Erinnerung an den Einkaufskoordinator gesendet. Wenn ein Einkäufercode vorhanden ist, wird die Erinnerung an den verbundenen ExFlow-Benutzer gesendet.

Alle Empfangserinnerungen stapelweise senden

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Alle Empfangserinnerungen stapelweise senden
Diese Schaltfläche sendet E-Mails bezüglich Empfangserinnerungen ohne Einschränkungen durch Zeitstempel von früher gesendeten Erinnerungen.

Empfangserinnerungen für ausgewählte Dokumente senden

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Empfangserinnerungen für ausgewählte Dokumente senden
Diese Schaltfläche sendet Empfangserinnerungen nur für ausgewählte Dokumente. Erinnerungen werden jederzeit gesendet, unabhängig davon, wann die letzte Erinnerung für das/die Dokument(e) gesendet wurde.

E-Mail-Protokoll anzeigen

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> E-Mail-Protokoll anzeigen
Diese Schaltfläche zeigt ein E-Mail-Protokoll der gesendeten Empfangserinnerungen an.

Einträge älter als 30 Tage löschen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Einträge älter als 30 Tage löschen
Diese Schaltfläche löscht die Liste der Protokolleinträge, die älter als 30 Tage sind.

Alle Einträge löschen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Alle Einträge löschen
Mit dieser Schaltfläche können alle Protokolleinträge der gesendeten Empfangsbestätigungen gelöscht werden.

Fehlermeldung anzeigen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Fehlermeldung anzeigen
Diese Schaltfläche zeigt an, ob Fehlermeldungen im Zusammenhang mit gesendeten Empfangserinnerungen vorliegen.

Alle anzeigen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Alle anzeigen
Mit dieser Schaltfläche werden alle Datensätze des E-Mail-Protokolls angezeigt. Die Datensätze bestehen aus einem E-Mail-Typ, Dokumentnummer, gesendet an Adresse, gesendet von, erstellt am und Fehlermeldung.

Import Journal --> Aktionen --> Vorläufige Buchung

Vorläufige Buchungsvorschau

Gehe zu: Aktionen --> Vorläufige Buchung --> Buchungsvorschau
Dies kann nur verwendet werden, wenn die vorläufige Buchung aktiviert ist.
Lesen Sie mehr im Abschnitt Vorläufige Buchung

Import Journal --> Aktionen --> Vertrag

Vertrag erstellen

Gehe zu: Aktionen --> Vertrag --> Vertrag erstellen
Wenn die Rechnung interpretiert wird und die Kodierung im Kopfbereich für wiederkehrende Rechnungen hinzugefügt wird. Verwenden Sie diese Funktion, um einen Vertrag zu erstellen. Felder im Rechnungskopf, die in den neu erstellten Vertrag kopiert werden:

• Lieferantennummer
• Referenz zur externen Vertragsnummer
• ExFlow-Bestellcode
• Erster Genehmiger
• Genehmigungsregel
• Einkäufercode

Um die Einrichtung des Vertrags abzuschließen, lesen Sie mehr im Abschnitt Vertrag

Import Journal --> Verwandt --> Dokument

Bestellkarte

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Bestellkarte
Diese Schaltfläche öffnet die verbundene Bestellkarte für das ausgewählte Dokument.

Vertrag anzeigen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Vertrag anzeigen
Öffnen Sie den verbundenen ExFlow-Vertrag für das ausgewählte Dokument.

Dimensionen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Dimensionen
Zeigen Sie die Dimensionen an, die für das ausgewählte Dokument festgelegt wurden.

Lieferanten-Bankkonto anzeigen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Lieferanten-Bankkonto
Diese Schaltfläche zeigt das bevorzugte Bankkonto des Lieferanten an. Wenn es nicht existiert, wird die Liste der Lieferanten-Bankkonten für den spezifischen Lieferanten angezeigt.

Import Journal --> Dokument --> Dateien

Importdetails anzeigen (OCR)

Gehe zu: Verwandt --> Dateien --> Importdetails anzeigen (OCR)
Um die interpretierten Daten anzuzeigen, markieren Sie die richtige Dokumentzeile und gehen Sie zu "Importdetails anzeigen (OCR)". Die Daten können nicht geändert werden.

Dokumentbild anzeigen (Strg + I) / PDF exportieren

Wenn ein Dokument zur Genehmigung erstellt wird, kann das Dokumentbild (PDF) mit dem Kurzbefehl (Strg+I) an folgenden Stellen angezeigt werden:

• Einkaufsrechnung
  
• Einkaufsgutschrift
  
• Gebuchte Einkaufsrechnung
  
• Gebuchte Einkaufsgutschrift
  
• Lieferantenposten
  
• Gebuchte Sachposten
  
• Gebuchte MwSt.-Posten
  
• ExFlow Import Journal
  
• ExFlow Genehmigungsstatus
  
• ExFlow Genehmigungsstatus --> Änderungen überprüfen
  
• ExFlow Genehmigungsstatus-Historie
  

Im Import Journal, Genehmigungsstatus und Genehmigungsstatus-Historie ist es möglich, mehrere Dokumente auszuwählen, bevor der Kurzbefehl Strg+I verwendet wird:

Wenn mehrere Dateien ausgewählt sind, gibt es eine Option, eine komprimierte Datei mit PDF-Dateien für alle ausgewählten Dokumente an einem bestimmten Ort zu speichern. Dies ist eine großartige Möglichkeit, viele PDFs bei Bedarf zu exportieren.

"Dokumentbild anzeigen" kann auch über das Menü unter Verwandt erreicht werden.

Dokumentkopf - Weitere Optionen anzeigen

Klicken Sie auf die ''drei vertikalen Punkte'' im Dokumentkopf, um Schnellzugriffsoptionen zu finden.

ExFlow Importdokumentkarte öffnen

Gehe zu: Verwalten --> Karte
Öffnen Sie die ExFlow Importdokumentkarte für das ausgewählte Dokument.

Lieferantenkarte anzeigen

Gehe zu: Prozess --> Lieferantenkarte
Diese Schaltfläche zeigt die Lieferantenkarte für das ausgewählte Dokument an. Kann auch unter Verwandt --> Dokument --> Sonstiges --> Bild importieren oder ersetzen gefunden werden.

Bild importieren oder ersetzen

Gehe zu: Prozess --> Bild importieren oder ersetzen
Importieren Sie eine Datei oder ersetzen Sie ein Bild im Kontextmenü des Rechnungskopfes über die Funktion ''Bild importieren oder ersetzen" im Import Journal.
Kann auch unter Verwandt --> Dateien --> Sonstiges --> Bild importieren oder ersetzen gefunden werden.

ExFlow Lieferanteneinrichtung

Gehe zu: Prozess --> ExFlow Lieferanteneinrichtung
Diese Schaltfläche zeigt/bearbeitet die ExFlow Lieferanteneinrichtung für den aktuellen Lieferanten.

Dimensionen

Gehe zu: Prozess --> Dimensionen
Zeigen Sie die Dimensionen an, die für das ausgewählte Dokument festgelegt wurden.

Importdetails anzeigen (OCR)

Gehe zu: Prozess --> Importdetails anzeigen (OCR)
Um die interpretierten Daten anzuzeigen, markieren Sie die richtige Dokumentzeile und gehen Sie zu "Importdetails anzeigen (OCR)". Die Daten können nicht geändert werden. Lesen Sie mehr über Importdetails anzeigen oben.

Dokumentbild anzeigen (Strg + I)

Gehe zu: Verwandt --> Dateien --> Dokumentbild anzeigen
Um das PDF im Vollbildmodus für ein ausgewähltes Dokument zu öffnen oder verwenden Sie die Verknüpfung (Strg+I).

"Dokumentbild anzeigen" kann auch über das Menü unter Verwandt erreicht werden.

Kopfzeilenfelder

Hier werden einige ''Wissenswerte'' Felder präsentiert.

Gilt-für-Dokument

Es besteht die Möglichkeit, Zahlungen auf ein Dokument anzuwenden. Z.B. um eine Rechnung auf eine Gutschrift in den Kreditorenposten anzuwenden, wenn die Gutschrift gebucht wird.
Um diese Felder zu verwenden, müssen sie zuerst durch Personalisierung hinzugefügt werden.

Gilt-für-Dok.-Art gibt den Typ des gebuchten Dokuments an, auf das dieses Dokument oder die Journalzeile beim Buchen angewendet wird, z.B. um eine Zahlung zu registrieren.

Gilt-für-Dok.-Nr. gibt die Nummer des gebuchten Dokuments an, auf das dieses Dokument oder die Journalzeile beim Buchen angewendet wird, z.B. um eine Zahlung zu registrieren.

Import Journal - Importzeilen

Neue Zeile / Zeile löschen

Gehe zu: Importzeilen --> Verwalten --> Neue Zeile / Zeile löschen

Neue Zeile: Neue Zeile hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

Zeile löschen: Löschen Sie die ausgewählte Zeile.

Importzeilen - Funktionen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile

Bestellkarte

Wenn die Dokumentzeile mit einer Bestellung abgeglichen ist, klicken Sie auf Bestellkarte, um die entsprechende Bestellkarte zu öffnen.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Bestellkarte

Dimensionen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Dimensionen
Zeigen Sie alle Dimensionen für die aktuelle Zeile an.

Genehmigungsvorschlag anzeigen

Zeigt den aktuellen Genehmigungsvorschlag für die ausgewählte Dokumentzeile an.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Genehmigungsvorschlag anzeigen

Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen
Dies zeigt alle verfügbaren Genehmigungsregeln mit der höchsten Priorität oben an.

Artikelkostenverteilung

Bei Verwendung von Charge (Artikel) kann die Zuordnung auf drei Arten erfolgen. Vom Import Journal, automatisch oder manuell von der Rechnungskarte.

Manuell vom Import Journal.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Artikelkostenverteilung

Lassen Sie ExFlow die Artikelkosten automatisch zuordnen. Fügen Sie eine Option hinzu, wie die Zuordnung berechnet werden soll "Gleichmäßig, Nach Betrag, Nach Gewicht oder Nach Volumen" im Feld "Automatische Artikelkostenverteilung" unter PO Matching in ExFlow Setup.

Wenn die automatische Artikelkostenverteilung verwendet wird, wird Charge (Artikel) zugewiesen, wenn Änderungen im Genehmigungsstatus überprüft werden und es ist nicht mehr möglich, manuell vom Import Journal zuzuweisen.

Die automatische Artikelkostenverteilung kann auch pro Lieferant festgelegt werden. Gehe zu ExFlow Lieferanteneinstellungen, um eine spezifische Artikelkostenoption für einen bestimmten Lieferanten zuzuweisen oder um einen bestimmten Lieferanten auszuschließen (wenn diese Funktion in ExFlow Setup aktiviert ist), indem Sie die Option "Keine" wählen.

Abgrenzungsplan

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Abgrenzungsplan

Wenn ein Abgrenzungsvorlagen-Code angegeben ist, klicken Sie auf Abgrenzungsplan, um den Abgrenzungsplan für die ausgewählte Dokumentzeile anzuzeigen/zu bearbeiten. In ExFlow wird der Abgrenzungsplan für das ExFlow-Genehmigungsdokument und nicht die Einkaufsrechnung verwendet.

Abgrenzung vorwärts verschieben

Gehe zu: ExFlow Setup --> Allgemein --> Abgrenzung vorwärts verschieben

Abgrenzung vorwärts verschieben wird automatisch Abgrenzungen innerhalb geschlossener Abgrenzungszeiträume auf den nächsten offenen Zeitraum verschieben, wenn für Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften gebucht wird, unabhängig davon, ob das Dokument für die ExFlow-Genehmigung aktiv ist oder nicht.

Z.B. Erlaube Abgrenzungsbuchung ab 2023-01-15.

Erstellen Sie eine Rechnung mit Abgrenzungsplan für drei Monate und Startdatum am Buchungsdatum.

2023-01-15 // 5 000,00
2023-02-01 // 10 000,00
2023-03-01 // 10 000,00
2023-04-15 // 5 000,00

Nach dem monatlichen Abschluss aktualisieren Sie die Erlaubnis für den Abgrenzungsplan auf 2023-02-01

Beim Buchen fragt Business Central, ob Sie das Startdatum der Abgrenzung aktualisieren und das Buchungsdatum auf 2023-02-01 aktualisieren möchten.

Wenn ja, wird Business Central alle Zeiträume vorwärts verschieben.

2023-02-01 // 10 000,00
2023-03-01 // 10 000,00
2023-04-01 // 10 000,00

Wenn Sie jedoch stattdessen Nein antworten und ExFlow die Abgrenzung vorwärts verschieben lassen, wird der Januar zu Februar hinzugefügt, da dies der erste erlaubte Buchungszeitraum für Abgrenzungen ist.

2023-02-01 // 15 000,00
2023-03-01 // 10 000,00
2023-04-15 // 5 000,00

Interpretierte Zeilen abrufen

Gehe zu: Import Lines --> Line --> Get Interpreted Lines

Verwenden Sie diese Funktion, um verlorene oder gelöschte interpretierte Zeilen abzurufen. ExFlow füllt die Rechnung mit interpretierten Zeilen aus den OCR-Importdetails aus.

Wenn ein Benutzer versehentlich alle Zeilen löscht, ist es möglich, "Get Interpreted Lines" zu verwenden, um alle nach dem Import vorgenommenen Änderungen zurückzusetzen.

Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen

Gehe zu: Import Lines --> Line --> Show Available Approval Rules
Diese Funktion zeigt alle verfügbaren Genehmigungsregeln für die ausgewählte Dokumentzeile an.

Aktuelle Dimensionsinhaber anzeigen

Gehe zu: Import Lines --> Line --> Show Current Dimension Owners
Zeigen Sie die ExFlow Dimensionsinhaber für die aktuelle Liste der vorgeschlagenen Genehmiger an.

Budget anzeigen

Wenn die G/L-Budgetkontrolle aktiviert ist, ist es möglich, berechnete Werte anzuzeigen. Lesen Sie mehr im Abschnitt G/L Budget Control

Dokumentenerstellungsprüfungen

Währung des Lieferanten abgleichen

Gehe zu: ExFlow Setup --> Doc. Creation Checks --> Match Vendor's Currency Code

Wenn ExFlow überprüfen soll, ob der Währungscode auf jeder importierten Rechnung mit dem Standardwährungscode des Lieferanten übereinstimmt, sollte die Einstellung "Match Vendor's Currency" aktiviert werden. Finden Sie die Einstellung unter Doc. Creation Checks in ExFlow Setup.

Wenn diese Einstellung aktiv ist, gibt ExFlow eine Warnung für jedes Dokument im Import Journal aus, bei dem die Dokumentwährung von der Standardwährung des Lieferanten abweicht.

ExFlow vergleicht den Inhalt des Währungsfeldes auf dem Dokument im Import Journal mit der Standardwährung des Lieferanten (d.h. den Inhalt des Währungsfeldes auf der Lieferantenkarte).
Wenn der Lieferant eine leere (leere) Währung hat, führt ExFlow keine Validierung durch.

Mehrwertsteuerdifferenz zulassen

Gehe zu: ExFlow Setup --> Doc. Creation Checks --> Auto. Assign of VAT Diff. for Creation

Wenn die Mehrwertsteuerdifferenz in den Einstellungen für Einkäufe und Verbindlichkeiten aktiviert ist, kann die Mehrwertsteuer-Rundung in den Statistiken im Import Journal vor der Erstellung des Dokuments hinzugefügt werden.
Die maximale Mehrwertsteuerdifferenz wird durch Einstellungen im Hauptbuch oder durch den aktuellen Währungscode gehandhabt.

Über Einstellungen kann ExFlow die Mehrwertsteuerdifferenz automatisch zuweisen. Dann wird die Mehrwertsteuerdifferenz proportional auf alle Zeilen verteilt.

Aktivieren Sie "Auto. Assign of VAT Diff. for Creation" in ExFlow Setup im Abschnitt Doc. Creation Check für Import Journal.

Aktivieren Sie "Auto. Assign of VAT Diff. for Posting" in ExFlow Setup im Abschnitt Doc. Posting Checks für den Genehmigungsstatus unter Doc. Posting Checks.

Empfohlen, beide zu verwenden.
ExFlow fügt dann automatisch die Mehrwertsteuerdifferenz hinzu, wenn die Mehrwertsteuerdifferenz innerhalb der Einstellungen in der Finanzbuchhaltung oder des aktuellen Währungscodes liegt.

Wenn der Betrag während des Genehmigungsprozesses geändert wird, löscht Business Central die Mehrwertsteuerdifferenz in der aktualisierten Zeile. Dann kann ExFlow automatisch neu zuweisen, wenn Änderungen im Genehmigungsstatus überprüft werden.

Wenn der Mehrwertsteuerbetrag in den Zeilen nach der Dokumentenerstellung manuell auf der Karte geändert wird, fragt ExFlow:

"Möchten Sie den Mehrwertsteuerbetrag im ExFlow-Genehmigungsstatus aus dem Mehrwertsteuerbetrag der Zeilen aktualisieren?"
Antworten Sie mit Ja, um den gesamten Mehrwertsteuerbetrag im Genehmigungsstatus zu aktualisieren.

Empfohlene Einstellungen:
Wenn Sie mit der automatischen Zuweisung der Mehrwertsteuerdifferenz und Rundung bei Rechnungen/Gutschriften beim Buchen arbeiten, fügen Sie KEINE Mehrwertsteuer auf das für die Rundung verwendete Sachkonto hinzu.

Eine Mehrwertsteuerdifferenz ist bei Dokumenten, die nur Zeilen mit Mehrwertsteuer enthalten, nicht zulässig. Nur wenn die Mehrwertsteuer auf den Zeilen berechnet wird.

Die automatische Zuweisung überschreibt manuell hinzugefügte Mehrwertsteuerbeträge in der Statistik.

FactBoxes im Importjournal

Rechts im Importjournal gibt es nützliche FactBoxes.

PDF-Vorschau

Ändern Sie die Größe der PDF-Vorschau. Drücken Sie - / +, um die Größe des PDFs zu verringern oder zu erhöhen.

Setzen Sie die Größe der FactBox zurück. Klicken Sie auf "Wiederherstellen".

"Verkleinern", "Vergrößern" und Zoom zurücksetzen

Ändern Sie die PDF-Seitennummer mit den "Aufnahmetasten".

Öffnen Sie die PDF-Datei in voller Größe.

Gehen Sie zu: Verwandt --> Dateien --> Dokumentenbild anzeigen (Strg+I)

Diskussionsfeld (Nachricht wird gesendet, wenn das Dokument erstellt wird)

Wenn ein Kommentar im Diskussionsfeld von einem Dokument im Importjournal hinzugefügt und gesendet wurde, kann er nur im FactBox rechts mit der ID des erstellenden Benutzers, Datum und Uhrzeit angezeigt werden.

Wenn ein ExFlow-Benutzer, der ein Systembenutzer ist, mit @ erwähnt wird, wird die Benachrichtigung beim Anmelden in Business Central angezeigt. Eine E-Mail-Nachricht kann ebenfalls gesendet werden, jedoch erst, wenn das Dokument erstellt wurde, da ExFlow-Webbenutzer keine Dokumente oder Kommentare im Importjournal sehen können.

Auf ExFlow Web wird die Nachricht im Chat auf dem Dokument angezeigt, nachdem es erstellt wurde.

Lesen Sie mehr über Einstellungen und wie Sie das Diskussionsfeld verwenden unter Diskussionsfeld / Chat und Zeilenkommentare

Eingehende Dokumentdateien

Gehe zu: FactBox --> Eingehende Dokumentdateien --> Datei anhängen
Datei anhängen

Klicken Sie auf "Auswählen", suchen Sie die anzuhängende Datei und klicken Sie auf "Öffnen".

Genehmigungsvorschlag

Genehmiger für die aktuelle Dokumentzeile anzeigen. Von: Genehmigungsvorschlag --> Genehmigungsvorschlag anzeigen
Genehmiger können manuell hinzugefügt werden. Dies sollte nur in besonderen Fällen verwendet werden.

Dokumentdetails

Wenn der Betrag im Dokumentkopf und der Gesamtbetrag auf den Dokumentzeilen nicht den gleichen Wert haben, können Dokumentdetails helfen, den Differenzbetrag zu sehen und ob dieser auf den direkten Stückkosten ohne MwSt., den direkten Stückkosten inkl. MwSt., den MwSt.-Betrag oder die Vorauszahlung zurückzuführen ist.

Warnmeldungen

Wenn die Aktionsmeldung "Es gibt noch nicht akzeptierte Warnmeldungen!" anzeigt, wird die Meldung im FactBox "Warnmeldungen" angezeigt. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor oder "Akzeptieren Sie alle Warnungen" wie im Bild unten.

Lieferantenstatistiken und Lieferantenhistorie

Finden Sie Lieferanteninformationen in den FactBoxes Lieferantenstatistik und Lieferantenhistorie.

Web-Spalten

Beschreibung 2

Es ist möglich, die Beschreibung 2-Feld zu personalisieren und zu den Import-Journalzeilen hinzuzufügen.

Für PO-abgestimmte Rechnungen wird der Wert im Beschreibungsfeld 2 der Einkaufszeile von der PO/Empfangszeile zur entsprechenden Import-Journal-Rechnungszeile übertragen.

Dasselbe gilt für Kosten-/Ausgabenrechnungen, das Beschreibungsfeld 2 wird im Import-Journal verfügbar sein, damit Benutzer manuell Text eingeben können.

Jeder im Beschreibungsfeld 2 eingegebene Text wird in ExFlow Web sichtbar sein.

Um die Beschreibung 2 Web-Spalte hinzuzufügen, gehen Sie zu ExFlow Setup --> Web-Spalten bearbeiten und klicken Sie dann auf ''Spalte hinzufügen''.

Lesen Sie mehr über Web-Spalten im Abschnitt ExFlow Web.