ExFlow Import Journals

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Ein "ExFlow Import Journal" wird verwendet, um Dokumente zu importieren, Kodierungen anzuwenden, Aktionsnachrichten zu bearbeiten und Rechnungen/Gutschriften zur Genehmigung zu erstellen. Nach dem Scannen und Interpretieren der gescannten Dokumente werden Dateien erstellt und sind bereit zum Importieren.

Aus der ExFlow Import Journals-Liste ist es möglich, nach Journals zu suchen, ein neues Journal zu erstellen, aktuelle Journalzeilen zu bearbeiten und Journals zu löschen. Benutzer können auch Dokumente im Batch importieren, Rechnungen und Gutschriften im Batch erstellen, die OCR-Importwarteschlange bearbeiten/anzeigen, E-Mail-Empfangserinnerungen senden und Journals im Batch/Verifizieren.

Menü „Journale importieren“
Neu	Fügen Sie ein neues Importjournal hinzu
Liste bearbeiten	Bearbeiten Sie die Liste „Importjournal“.
Löschen	Löschen Sie ein Importjournal
Zuhause	Journal bearbeiten: Öffnet das markierte Importjournal zum Bearbeiten Batch-Importdokumente: Importiert Dokumente für alle Stapel ExFlow-Datenerfassung: Öffnet die Anmeldung bei ExFlow Data Capture.
Erstellen	Rechnung/Cr erstellen. Notizen: Dokumente aus dem Importjournal erstellen Batch-Erstellung von Rechnung/Cr. Notizen...: Stapelerstellung von Dokumenten aus dem Importjournal
Aktionen	OCR-Importwarteschlange bearbeiten/anzeigen: Öffnet die ExFlow OCR-Importwarteschlange für noch nicht importierte Dokumente, die in die Warteschlange gestellt werden sollen E-Mail-Empfangserinnerungen: Sendet Bestell-/Empfangserinnerungen
Aktionen -> Funktionen	Batch-Verifizierung von Journalen: Verifiziert alle Dokumente für alle Import-Journale Verifizierung von Journalen: Verifiziert Dokumente im ausgewählten Import-Journal Über ExFlow: Öffnet ein Popup-Fenster mit Informationen zur aktuellen ExFlow- und Business Central-Version. Bietet außerdem Links zur ExFlow-Dokumentationsplattform und den neuesten Versionshinweisen.
Aktionen -> Andere	Journal bearbeiten: Öffnet das ausgewählte Importjournal zum Bearbeiten Batch-Importdokumente: Batch-Importdokumente in die Journale ExFlow-Datenerfassung: Öffnet die Anmeldung bei ExFlow Data Capture.

Journalliste importieren
Name	Name der Zeitschrift
Beschreibung	Beschreibung der Zeitschrift
Quellentyp	Quellentyp der Zeitschrift. Der aktuelle Quelltyp ist: ExFlow-Datenerfassung, Webdienst, manuell und Dateien importieren
Dateicode importieren	Gibt das zu verwendende ExFlow-Dateiimport-Setup an. Vor der Verwendung ist hierfür eine Konfiguration erforderlich.
Nur mit der Bestellung übereinstimmende Dokumente	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, um ein spezielles Journal nur für mit der Bestellung übereinstimmende Dokumente zu haben
Dokumente beim Import überprüfen	Wählen Sie aus, ob die Überprüfung der Dokumente beim Import für alle Dokumente im Journal oder nur für die neu importierten Dokumente durchgeführt werden soll.
NEIN. von Dokumenten	Geben Sie die Anzahl der Dokumente im Journal an
Fehler beim Batch-Download von ExFlow Data Capture	Aktivieren Sie diese Option, um alle ExFlow Data Capture-Batch-Download-Fehler im selben Journal festzulegen
Zeilen mit automatischem Vorschlag erstellen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, um ein eigenes Journal für Auto-Coding-Vorschläge zu haben
Zahlungsvalidierung ignorieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, in dem Dokumente den Zahlungsvalidierungsprozess überspringen
Zahlungsvorschlag ignorieren (verborgenes Feld)	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für ein bestimmtes Journal, in dem Dokumente den Zahlungsvorschlagsprozess überspringen. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Dokumente automatisch erstellen (verborgenes Feld)	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um ein spezielles Journal zu erhalten, das automatisch Dokumente erstellt. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gutschriftsnummern (ausgeblendetes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine bestimmte Nummernserie für Gutschriften hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Standarddokumenttyp (verborgenes Feld)	Fügen Sie für ein bestimmtes Journal einen Standarddokumenttyp hinzu, z. B. Rechnung, Gutschrift oder Vorauszahlungsrechnung. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Diff.Line-Einkauf. Code (verstecktes Feld)	Fügen Sie einen bestimmten Diff.Line Purch hinzu. Code für eine bestimmte Zeitschrift. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
ExFlow-Kaufcode (verborgenes Feld)	Fügen Sie einen bestimmten ExFlow-Kaufcode für eine bestimmte Zeitschrift hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Rechnungsnummern (verborgenes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine bestimmte Nummernserie für Rechnungen hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gepostete Gutschriftsnummern (ausgeblendetes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine bestimmte Nummernserie für gebuchte Gutschriften hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Gepostete Rechnungsnummern (ausgeblendetes Feld)	Fügen Sie dem Journal eine bestimmte Nummernserie für gebuchte Rechnungen hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Vordefiniertes Konto (verborgenes Feld)	Fügen Sie dem Journal ein vordefiniertes Konto hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Selbstfakturierungsrechnungen (verborgenes Feld)	Aktivieren Sie „Selbstfakturierungsrechnungen“, um anzugeben, ob in diesem Journalstapel Selbstfakturierungsrechnungen erstellt werden sollen. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden
Benutzer-ID-Filter (OCR) (verstecktes Feld)	Fügen Sie einer bestimmten OCR-Benutzer-ID ein dediziertes Journal hinzu. Dieses Feld kann über die Seitenpersonalisierung hinzugefügt werden

Dokumente aus der Interpretation im Batch importieren

Gehe zu: Home --> Batch Import Documents
Dokumentbilder und die interpretierten Daten werden importiert.

Je nach Journal-Einstellungen werden die Dokumente in die verschiedenen Journals aufgeteilt.

Ein Journal mit dem aktivierten Kontrollkästchen "Nur Bestellabgleich-Dokumente" erhält bestellabgeglichene Dokumente und Dokumente mit Bestellnummer-Informationen. Es gibt andere Möglichkeiten, die Dokumente zu trennen, aber eine Trennung in Kosten-/Bestellrechnungen ist sehr üblich.

Die gleiche Einstellung kann für "Zeilen mit automatischem Vorschlag erstellen" vorgenommen werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zeilen mit automatischem Vorschlag erstellen", wenn der automatische Kodierungsvorschlag von ExFlow für ein bestimmtes Journal angewendet werden soll.

Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt "ExFlow Auto Coding Suggestion".

In den Journals gibt es einen Dokumentenkopfdatensatz für jedes importierte OCR-Dokument. "Importzeilen" im unteren Abschnitt sind Zeilendetails für jedes Dokument.

Darüber hinaus ist es möglich, ein spezifisches Journal einzurichten, das für das automatische Erstellen von Dokumenten vorgesehen ist. Verwenden Sie "Personalisieren" und fügen Sie die Spalte "Dokumente automatisch erstellen" zur ExFlow Import Journals-Liste hinzu.

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn interpretierte Dokumente automatisch aus dem ExFlow Import Journal erstellt werden sollen. Mit dieser Funktion werden alle interpretierten importierten Dokumente (ohne Fehler oder Warnmeldungen) automatisch erstellt und zur Genehmigung versendet.

Importieren und eine Nachricht zeigt, wie viele empfangene/importierte Dokumente und die Menge der automatisch erstellten Dokumente.

Diese Einstellung kann auch nur für bestimmte Lieferanten angewendet werden. Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Lieferanteneinrichtung.

ExFlow Datenerfassung

Gehe zu: Actions --> Import --> ExFlow Data Capture

Klicken Sie auf "ExFlow Data Capture", um zur entsprechenden Website zu gelangen. Dies funktioniert nur, wenn das Unternehmen mit einem ExFlow Data Capture-Konto verbunden ist.

Importiertes Dokument löschen

Gehe zu: Manage --> Delete
Wenn das Dokument in das ExFlow Import Journal importiert wurde, kann es gelöscht werden. Dann wird kein Einkaufsdokument erstellt.

ExFlow Import Dokumentenkarte anzeigen

Gehe zu: Manage --> Card
Öffnen Sie die ExFlow Import Dokumentenkarte für das ausgewählte Dokument.

Dokumentstatistiken

Gehe zu: Manage --> Statistics (F7)
Zeigen Sie statistische Informationen über das ausgewählte Dokument an.

Dokumente importieren

Gehe zu: Home --> Import Documents
Um Dokumente in ein ausgewähltes Journal zu importieren, öffnen Sie das Journal und importieren Sie die Dokumente.

Dokument verifizieren

Gehe zu: Home --> Verify Document (Ctrl+R)
Wählen Sie ein (oder mehrere) Dokument(e) zur Verifizierung über "Dokument verifizieren". Diese Funktion überprüft, ob das Dokument bereit zur Erstellung ist.

Alle Dokumente verifizieren

Gehe zu: Home--> Verify All Documents
Nach der Korrektur eines Fehlers wird dies eine neue Aktionsnachricht löschen oder erstellen, wenn ein Dokument noch einen Fehler hat.

Auto Coding Suggestion -- Manuelle Auswahl

Gehe zu: Home --> Auto Coding Suggestion - Manual Choice
Öffnet die Liste der automatischen Kodierungsvorschläge für das ausgewählte Dokument.

Die manuelle Auswahl bietet die Möglichkeit, durch verschiedene Kodierungssatz-IDs zu navigieren und manuell einen Kodierungsvorschlag auszuwählen.

ExFlow Kodierungsvorschlag für Import Journal -- Manuelle Auswahl

Diese Seite zeigt den besten Kodierungsvorschlag für die Rechnung, die vor dem Drücken der Schaltfläche zur manuellen Auswahl des Kodierungsvorschlags ausgewählt wurde. In der rechten oberen Ecke ist es möglich, die Kodierung aus den ausgewählten Kodierungsvorschlagszeilen für diese spezifische Setup-ID zu sehen.

Kodierungssatz-ID anwenden: Dies wendet die in der rechten oberen Ecke angezeigte Kodierung auf die Rechnung an.

Dokumentzeilen anzeigen: Öffnet die ExFlow Kodierungsvorschlag-Dokumentseite. Lesen Sie mehr im Abschnitt Kodierungsvorschlag-Dokument.

Alle anzeigen: Dies zeigt alle Setup-IDs an, um die Möglichkeit zu haben, manuell eine vorgeschlagene Kodierung für z.B. einen anderen Lieferanten auszuwählen.

Initialen Vorschlag anzeigen: Dies geht zurück zum initialen Vorschlag, der beim ersten Öffnen der Seite angezeigt wurde.

ExFlow Kodierungsvorschlag-Dokument

Auf dieser Seite wird die Kodierung detaillierter angezeigt. Es ist auch möglich, die vorgeschlagenen Zeilen mit den aktuellen Zeilen auf der Rechnung zu vergleichen.

Vorgeschlagene Kodierung anwenden: Dies wendet die vorgeschlagene Kodierung auf die Rechnung an.

Neueste Kodierung vorschlagen: Dies wendet die Kodierung aus dem zuletzt gebuchten Dokument dieses Lieferanten an.

Vorausgewählte Kodierung vorschlagen: Dies schlägt die Kodierung vor, die aus der Auswahl im vorherigen Fenster stammt.

Automatische Kodierung vorschlagen: Dies schlägt die automatische Kodierung basierend auf der automatischen Vorschlagseinstellung vor.

Auto Coding Suggestion -- Automatisch

Gehe zu: Home --> Auto Coding Suggestion - Automatic
Wendet die Zeilenkodierung an, die vom Vorschlagsalgorithmus ausgewählt wurde.

Dies wird eine Kodierung basierend auf den Informationen auf der Rechnung eingeben. Es wird die Kodierung basierend auf der automatischen Kodierungseinstellung auswählen.

Aktualisieren der MwSt.-Produktbuchungsgruppe

Gehe zu: Startseite --> MwSt.-Produktbuchungsgruppe aktualisieren
Diese Funktion kann nur zusammen mit Kunden verwendet werden, die SweBase installiert haben.

Aufgrund der schwedischen Steuervorschriften bezüglich IT-MwSt. ist es möglich, alle MwSt.-Produktbuchungsgruppen auf Rechnungszeilen zu aktualisieren.

Lesen Sie mehr im Abschnitt SweBase und MwSt.-Produktbuchungsgruppe aktualisieren.

PDF-Viewer in neuem Tab öffnen

Gehe zu: Startseite --> PDF-Viewer in neuem Tab öffnen
Öffnet PDF in einem neuen Tab.

Lieferantenkarte öffnen

Gehe zu: Startseite --> Lieferantenkarte
Öffnet die Lieferantenkarte für das spezifische Dokument.

Bild importieren oder ersetzen

Gehe zu: Startseite --> Bild importieren oder ersetzen
Importieren oder ersetzen Sie das aktuelle Dokumentbild.

Stapelweise Rechnungen/Gutschriften erstellen

Gehe zu: Erstellen --> Stapelweise Rechnungen/Gutschriften erstellen
Dies führt sowohl die Stapelüberprüfung der Dokumente durch als auch die Erstellung von Einkaufsrechnungen und Gutschriften für alle Dokumente in diesem Journal, die keine Aktionsnachricht haben.

Um das Buchungsdatum für alle Dokumente zu aktualisieren, fügen Sie ein neues Datum im Feld Buchungsdatum hinzu und aktivieren Sie Buchungsdatum ersetzen.

Wenn die Verwendung des MwSt.-Datums aktiviert ist und das Standard-MwSt.-Datum im Hauptbuchsetup das Buchungsdatum ist, wird MwSt.-Datum ersetzen automatisch als Vorschlag aktiviert.

Wenn ein oder mehrere Dokumente einen Abgrenzungscode haben, wenn das Buchungsdatum ersetzt wird, erscheint die folgende Frage.

Wählen Sie Ja, um das Startdatum der Abgrenzung gemäß den Einstellungen im Abgrenzungscode für alle Dokumentzeilen zu aktualisieren.
Wählen Sie Nein, um das Startdatum der Abgrenzung wie erstellt auf allen Dokumentzeilen beizubehalten.

Rechnung/Gutschrift erstellen

Gehe zu: Erstellen --> Rechnung/Gutschrift erstellen (F9)
Stehen Sie auf der ausgewählten Dokumentzeile und klicken Sie auf Rechnung/Gutschrift erstellen, um ein Dokument zu erstellen, oder verwenden Sie die Tastenkombination F9.

Es gibt auch eine Option, mehrere Dokumente auszuwählen, die erstellt werden sollen. Verwenden Sie "Mehr auswählen", um die Dokumente auszuwählen.

Und klicken Sie einfach auf Rechnung/Gutschrift erstellen, um die ausgewählten Dokumente zu erstellen.

Zeilen aus Excel importieren

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> Importzeilen-Excel-Vorlage herunterladen / Zeilen aus Excel importieren
Manchmal ist es einfacher, in Excel zu arbeiten, wenn die Rechnung mehrere Zeilen enthält.

Beginnen Sie mit "Importzeilen-Excel-Vorlage herunterladen".

Ändern, hinzufügen und/oder löschen Sie Zeilen in Excel, speichern Sie und verwenden Sie die Funktion "Zeilen aus Excel importieren".

Kopieren / Einfügen von Zeilen

Es ist möglich, Zeilen aus einem anderen Dokument oder aus Excel zu kopieren und im Importjournal einzufügen. Diese Funktion funktioniert genauso wie im Business Central Standard.

Neueste Kodierung vom Lieferanten abrufen

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> Neueste Kodierung vom Lieferanten abrufen
Diese Funktion findet die letzte gebuchte Rechnung und kopiert die Zeilen mit dem Sachkonto.

ExFlow-Datenerfassung

Gehe zu: Aktionen --> Importieren --> ExFlow-Datenerfassung
Diese Funktion öffnet die Webseite "ExFlow-Datenerfassung" (wenn das Unternehmen mit der ExFlow-Datenerfassung verbunden ist).

Kodierung beim Lieferanten speichern

Gehe zu: Aktion --> Funktionen --> Kodierung beim Lieferanten speichern
Verwenden Sie diese Funktion, um die aktuelle Kodierung der Rechnungszeilen in einem ExFlow-Einkaufscode zu speichern, der auf der Lieferantenkarte gespeichert wird.

Ausgewählte Dokumente in ein anderes Unternehmen übertragen

Gehe zu: Aktion --> Funktionen --> Ausgewählte Dokumente in ein anderes Unternehmen übertragen
Wenn die Business Central-Datenbank mehr als ein Unternehmen enthält, kann ein Dokument in ein anderes Unternehmen verschoben werden, bevor das Dokument erstellt wird.

Ausgewählte Dokumente in ein anderes Journal übertragen

Gehe zu: Aktion --> Funktionen --> Ausgewählte Dokumente in ein anderes Journal übertragen
Wenn das Business Central-Unternehmen mehr als ein ExFlow-Importjournal hat, kann ein Dokument in ein anderes Journal verschoben werden, bevor das Dokument erstellt wird.

Stapelweise Buchungsdatum aktualisieren

Gehe zu: Aktion --> Funktionen --> Stapelweise Buchungsdatum aktualisieren
Mit dieser Funktion ist es möglich, das Buchungsdatum für Dokumente im ausgewählten Journal innerhalb des Filters zu aktualisieren.

OCR-Importwarteschlange bearbeiten/anzeigen

Gehe zu: Aktion --> Funktionen --> Stapelweise Buchungsdatum aktualisieren
Verwenden Sie diese Funktion, um die OCR-Importwarteschlange anzuzeigen oder zu bearbeiten. Korrigieren Sie Dokumente, die falsche Informationen enthalten, die verhindern, dass sie importiert werden.

Bestellung -- OCR-Zeilen abgleichen

Gehe zu: Aktionen --> Bestellung --> OCR-Zeilen abgleichen
Gleichen Sie Dokumentzeilen mit Bestellungen ab.

Bei Verwendung dieser Funktion sammelt ExFlow Informationen aus Bestellungen und Belegen usw.

Um das manuelle Zeilenabgleichen zu erleichtern, ist es möglich, die Seite "Zeilenabgleichsansicht" zu personalisieren und Felder wie "Artikelreferenznummer" und "Lieferantenartikelnummer" hinzuzufügen.

Bestellung -- Empfangs-/Rücksendungs-/Bestellzeilen abrufen

Gehe zu: Aktionen --> Bestellung --> Empfangs-/Rücksendungs-/Bestellzeilen abrufen
Mit dieser Schaltfläche werden Bestell-/Empfangszeilen abgerufen und dem ausgewählten Dokument hinzugefügt.

Lesen Sie mehr im Abschnitt Bestellabgleich auf Kopfebene.

Stapelweise Senden von Empfangserinnerungen

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Stapelweise Senden von Empfangserinnerungen
Mit dieser Funktion werden E-Mails an Benutzer bezüglich Empfangserinnerungen für neue Dokumente gesendet. Wenn der Wert des Einkäufercodes im Importjournal leer ist, wird eine Erinnerung an den Einkaufskoordinator gesendet. Wenn ein Einkäufercode vorhanden ist, wird die Erinnerung an den verbundenen ExFlow-Benutzer gesendet.

Stapelweise Senden aller Empfangserinnerungen

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Stapelweise Senden aller Empfangserinnerungen
Diese Schaltfläche sendet E-Mails bezüglich Empfangserinnerungen ohne Einschränkungen durch Zeitstempel von früher gesendeten Erinnerungen.

Senden von Empfangserinnerungen für ausgewählte Dokumente

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> Senden von Empfangserinnerungen für ausgewählte Dokumente
Diese Schaltfläche sendet Empfangserinnerungen nur für ausgewählte Dokumente. Erinnerungen werden jederzeit gesendet, unabhängig davon, wann die letzte Erinnerung für das/die Dokument(e) gesendet wurde.

E-Mail-Protokoll anzeigen

Gehe zu: Aktionen --> E-Mail --> E-Mail-Protokoll anzeigen
Diese Schaltfläche zeigt ein E-Mail-Protokoll der gesendeten Empfangserinnerungen an.

Einträge löschen, die älter als 30 Tage sind

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Einträge löschen, die älter als 30 Tage sind
Diese Schaltfläche löscht die Liste der Protokolleinträge, die älter als 30 Tage sind.

Alle Einträge löschen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Alle Einträge löschen
Mit dieser Schaltfläche können alle Protokolleinträge der gesendeten Empfangsbestätigungen gelöscht werden.

Fehlermeldung anzeigen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Fehlermeldung anzeigen
Diese Schaltfläche zeigt an, ob Fehlermeldungen im Zusammenhang mit dem Senden von Empfangserinnerungen vorliegen.

Alle anzeigen

Gehe zu: ExFlow E-Mail-Protokolle --> Aktion --> Alle anzeigen
Mit dieser Schaltfläche werden alle Einträge des E-Mail-Protokolls angezeigt. Die Einträge bestehen aus einem E-Mail-Typ, Dokumentnummer, gesendet an Adresse, gesendet von, erstellt am und Fehlermeldung.

Vorläufige Buchungsvorschau

Gehe zu: Aktionen --> Vorläufige Buchung --> Buchungsvorschau
Dies kann nur verwendet werden, wenn die vorläufige Buchung aktiviert ist.
Lesen Sie mehr im Abschnitt Vorläufige Buchung

Vertrag erstellen

Gehe zu: Aktionen --> Vertrag --> Vertrag erstellen
Wenn die Rechnung interpretiert und die Kodierung im Kopf für wiederkehrende Rechnungen hinzugefügt wird. Verwenden Sie diese Funktion, um einen Vertrag zu erstellen. Felder im Rechnungskopf, die in den neu erstellten Vertrag kopiert werden:

• Lieferantennummer
• Referenz zur externen Vertragsnummer
• ExFlow-Einkaufscode
• Erster Genehmiger
• Genehmigungsregel
• Einkäufercode

Um die Einrichtung des Vertrags abzuschließen, lesen Sie mehr im Abschnitt Vertrag

Bestellkarte

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Bestellkarte
Diese Schaltfläche öffnet die verbundene Bestellkarte für das ausgewählte Dokument.

Vertrag anzeigen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Vertrag anzeigen
Öffnen Sie den verbundenen ExFlow-Vertrag für das ausgewählte Dokument.

Dimensionen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Dimensionen
Anzeigen der Dimensionen, die für das ausgewählte Dokument festgelegt sind.

Lieferanten-Bankkonto anzeigen

Gehe zu: Verwandt --> Dokument --> Lieferanten-Bankkonto
Diese Schaltfläche zeigt das bevorzugte Bankkonto des Lieferanten an. Wenn es nicht existiert, wird die Liste der Lieferanten-Bankkonten für den spezifischen Lieferanten angezeigt.

Importdetails anzeigen (OCR)

Gehe zu: Verwandt --> Dateien --> Importdetails anzeigen (OCR)
Um die interpretierten Daten anzuzeigen, markieren Sie die richtige Dokumentzeile und gehen Sie zu "Importdetails anzeigen (OCR)". Die Daten können nicht geändert werden.

Dokumentenbild anzeigen

Gehe zu: Verwandt --> Dateien --> Dokumentenbild anzeigen
Um das PDF im Vollbildmodus für ein ausgewähltes Dokument zu öffnen oder verwenden Sie die Verknüpfung (Strg+I).

ExFlow-Importdokumentkarte anzeigen

Gehe zu: Verwalten --> Karte
Öffnen Sie die ExFlow-Importdokumentkarte für das ausgewählte Dokument.

Lieferantenkarte anzeigen

Gehe zu: Weitere Optionen anzeigen --> Lieferantenkarte
Diese Schaltfläche zeigt die Lieferantenkarte für das ausgewählte Dokument an. Kann auch gefunden werden unter Verwandt --> Dokument --> Sonstiges --> Bild importieren oder ersetzen

Bild importieren oder ersetzen

Gehe zu: Weitere Optionen anzeigen --> Bild importieren oder ersetzen
Importieren Sie eine Datei oder ersetzen Sie ein Bild im Kontextmenü im Rechnungskopf über die Funktion ''Bild importieren oder ersetzen" im Importjournal.
Kann auch gefunden werden unter Verwandt --> Dateien --> Sonstiges --> Bild importieren oder ersetzen

Dimensionen

Gehe zu: Mehr Optionen anzeigen --> Dokument --> Dimensionen
Zeige die Dimensionen des ausgewählten Dokuments an.

Importdetails anzeigen (OCR)

Gehe zu: Mehr Optionen anzeigen --> Importdetails anzeigen (OCR)
Um die interpretierten Daten zu sehen, markieren Sie die richtige Dokumentzeile und gehen Sie zu "Importdetails anzeigen (OCR)". Die Daten können nicht geändert werden. Lesen Sie mehr über Importdetails anzeigen oben

Dokumentbild anzeigen

Gehe zu: Mehr Optionen anzeigen --> Dokumentbild anzeigen
Öffnen Sie das PDF im Vollbildmodus für ein ausgewähltes Dokument oder verwenden Sie die Verknüpfung (Strg+I).

ExFlow Importjournal -- Importzeilen

Neue Zeile

Gehe zu: Importzeilen --> Verwalten --> Neue Zeile
Fügen Sie eine neue Zeile hinzu, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

Zeile löschen

Gehe zu: Importzeilen --> Verwalten --> Zeile löschen
Löschen Sie die ausgewählte Zeile.

Bestellkarte

Wenn die Dokumentzeile mit einer Bestellung abgeglichen ist, klicken Sie auf Bestellkarte, um die entsprechende Bestellkarte zu öffnen.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Bestellkarte

Dimensionen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Dimensionen
Zeigen Sie alle Dimensionen für die aktuelle Zeile an.

Genehmigungsvorschlag anzeigen

Zeigt den aktuellen Genehmigungsvorschlag für die ausgewählte Dokumentzeile an.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Genehmigungsvorschlag anzeigen

Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen
Dies zeigt alle verfügbaren Genehmigungsregeln mit der höchsten Priorität oben an.

Artikelkostenverteilung

Bei Verwendung von Charge (Artikel) kann die Zuordnung auf drei Arten erfolgen: Vom Importjournal, automatisch oder manuell von der Rechnungskarte.

Manuell vom Importjournal.
Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Artikelkostenverteilung

Lassen Sie ExFlow die Artikelkosten automatisch zuweisen. Fügen Sie eine Option hinzu, wie die Zuordnung berechnet werden soll "Gleichmäßig, Nach Betrag, Nach Gewicht oder Nach Volumen" im Feld "Automatische Artikelkostenverteilung" unter PO Matching in ExFlow Setup.

Wenn die automatische Artikelkostenverteilung verwendet wird, wird Charge (Artikel) zugewiesen, wenn Änderungen im Genehmigungsstatus überprüft werden, und es ist nicht mehr möglich, manuell vom Importjournal zuzuweisen.

Die automatische Artikelkostenverteilung kann auch pro Lieferant festgelegt werden. Gehen Sie zu ExFlow Lieferanteneinstellungen, um eine spezifische Artikelkostenoption für einen bestimmten Lieferanten zuzuweisen oder einen bestimmten Lieferanten auszuschließen (wenn diese Funktion in ExFlow Setup aktiviert ist), indem Sie die Option "Keine" wählen.

Abgrenzungsplan

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Abgrenzungsplan
Wenn ein Abgrenzungsvorlagen-Code angegeben ist, klicken Sie auf Abgrenzungsplan, um den Abgrenzungsplan für die ausgewählte Dokumentzeile anzuzeigen/zu bearbeiten. In ExFlow wird der Abgrenzungsplan für das ExFlow-Genehmigungsdokument und nicht die Einkaufsrechnung verwendet.

Interpretierte Zeilen abrufen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Interpretierte Zeilen abrufen
Verwenden Sie diese Funktion, um verlorene oder gelöschte interpretierte Zeilen abzurufen. ExFlow füllt die Rechnung mit interpretierten Zeilen aus den OCR-Importdetails.

Wenn ein Benutzer versehentlich alle Zeilen löscht, ist es möglich, "Interpretierte Zeilen abrufen" zu verwenden, um alle nach dem Import vorgenommenen Änderungen zurückzusetzen.

Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Verfügbare Genehmigungsregeln anzeigen
Diese Funktion zeigt alle verfügbaren Genehmigungsregeln für die ausgewählte Dokumentzeile an.

Aktuelle Dimensionseigentümer anzeigen

Gehe zu: Importzeilen --> Zeile --> Aktuelle Dimensionseigentümer anzeigen
Zeigen Sie die ExFlow-Dimensionseigentümer für die aktuelle Liste der vorgeschlagenen Genehmiger an.

Budget anzeigen

Wenn die G/L-Budgetkontrolle aktiviert ist, ist es möglich, berechnete Werte anzuzeigen. Lesen Sie mehr im Abschnitt G/L Budget Control

FactBoxes im Import Journal

Rechts im Import Journal befinden sich nützliche FactBoxes.

PDF-Vorschau

Ändern Sie die Größe der PDF-Vorschau. Drücken Sie - / +, um die Größe des PDFs zu verringern oder zu vergrößern.

Setzen Sie die Größe des FactBox zurück. Klicken Sie auf "Wiederherstellen".

"Verkleinern", "Vergrößern" und Zoom zurücksetzen

Ändern Sie die PDF-Seitennummer mit den "Aufnahmetasten".

Öffnen Sie die PDF-Datei in voller Größe.

Gehen Sie zu: Related --> Files --> Show Document Image (Ctrl+I)

Diskussionspanel (Nachricht wird gesendet, wenn das Dokument erstellt wird)

Wenn ein Kommentar im Diskussionspanel von einem Dokument im Import Journal hinzugefügt und gesendet wurde, kann er nur im FactBox rechts mit der Kennung des erstellenden Benutzers, Datum und Uhrzeit angezeigt werden.

Wenn ein ExFlow-Benutzer, der ein Systembenutzer ist, mit @ erwähnt wird, wird die Benachrichtigung beim Einloggen in Business Central angezeigt. Eine E-Mail-Nachricht kann ebenfalls gesendet werden, jedoch erst, wenn das Dokument erstellt wurde, da ExFlow-Webbenutzer keine Dokumente oder Kommentare im Import Journal sehen können.

Auf ExFlow Web wird die Nachricht im Chat auf dem Dokument angezeigt, nachdem es erstellt wurde.

Lesen Sie mehr über Einstellungen und die Verwendung des Diskussionspanels im Abschnitt Discussion Panel / Chat and Line Comments

Eingehende Dokumentdateien

Gehen Sie zu: FactBox --> Incoming Document Files --> Attach File
Datei anhängen

Klicken Sie auf "Auswählen", suchen Sie die anzuhängende Datei und klicken Sie auf "Öffnen".

Genehmigungsvorschlag

Genehmiger für die aktuelle Dokumentzeile anzeigen. Von: Approval Proposal --> Show Approval Proposal
Genehmiger können manuell hinzugefügt werden. Dies sollte nur in besonderen Fällen verwendet werden.

Dokumentdetails

Wenn der Betrag im Dokumentkopf und der Gesamtbetrag auf den Dokumentzeilen nicht denselben Wert haben, können die Dokumentdetails helfen, den Differenzbetrag zu sehen und ob dies auf den direkten Stückkosten ohne MwSt., den direkten Stückkosten mit MwSt., den MwSt.-Betrag oder die Vorauszahlung zurückzuführen ist.

Dokumentbild anzeigen (Ctrl + I) / PDF exportieren

Wenn ein Dokument zur Genehmigung erstellt wurde, kann das Dokumentbild (PDF) mit dem Kurzbefehl (Ctrl+I) an folgenden Stellen angezeigt werden:

• Einkaufsrechnung
  
• Einkaufsgutschrift
  
• Gebuchte Einkaufsrechnung
  
• Gebuchte Einkaufsgutschrift
  
• Kreditorenposten
  
• Gebuchte G/L-Einträge
  
• Gebuchte MwSt.-Einträge
  
• ExFlow Import Journal
  
• ExFlow Genehmigungsstatus
  
• ExFlow Genehmigungsstatus --> Änderungen überprüfen
  
• ExFlow Genehmigungsstatusverlauf

Im Import Journal, Genehmigungsstatus und Genehmigungsstatusverlauf ist es möglich, mehrere Dokumente auszuwählen, bevor der Kurzbefehl Ctrl+I verwendet wird:

Wenn mehrere Dateien ausgewählt sind, gibt es eine Option, eine komprimierte Datei zu speichern, die PDF-Dateien für alle ausgewählten Dokumente an einem bestimmten Ort enthält. Dies ist eine großartige Möglichkeit, viele PDFs bei Bedarf zu exportieren.

"Dokumentbild anzeigen" kann auch über das Menü unter Related erreicht werden.

Warnmeldungen

Wenn die Aktionsmeldung "Es gibt noch nicht akzeptierte Warnmeldungen!" anzeigt, wird die Meldung im FactBox "Warnmeldungen" angezeigt. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor oder "Akzeptieren Sie alle Warnungen" wie im Bild unten.

Übereinstimmung mit der Währung des Lieferanten

Wenn ExFlow überprüfen soll, ob der Währungscode auf jeder importierten Rechnung mit der Standardwährung des Lieferanten übereinstimmt, muss die Einstellung "Übereinstimmung mit der Währung des Lieferanten" aktiviert werden. Finden Sie die Einstellung unter Dokumenterstellungskontrollen in den ExFlow-Einstellungen.

Wenn diese Einstellung aktiv ist, gibt ExFlow eine Warnung für jedes Dokument im Importjournal aus, bei dem die Währung des Dokuments von der Standardwährung des Lieferanten abweicht.

ExFlow vergleicht den Inhalt des Währungsfeldes auf dem Dokument im Importjournal mit der Standardwährung des Lieferanten (d.h. den Inhalt des Währungsfeldes auf der Lieferantenkarte).
Wenn der Lieferant eine leere (leere) Währung hat, führt ExFlow keine Validierung durch.

Löschen von G/L-Kontenzeilen mit Zeilenbetrag = Null

Gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Dokumentbuchungskontrollen --> Löschen von G/L-Kontenzeilen mit Zeilenbetrag = Null
Wenn Kontenzeilen mit einem Zeilenbetrag von 0 (null) zu einem Dokument hinzugefügt werden müssen, bevor es erstellt wird, aber nicht beim Buchen beibehalten werden sollen, ist es ratsam, "Löschen von G/L-Kontenzeilen mit Zeilenbetrag = Null" in den ExFlow-Einstellungen zu aktivieren.

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle Dokumentzeilen mit einem Betrag von null vor dem Buchen des Dokuments gelöscht.

Dokument zuweisen

Es besteht die Möglichkeit, Zahlungen einem Dokument zuzuweisen. Zum Beispiel, um eine Rechnung einem Gutschriftvermerk in den Lieferantenbuchungsposten zuzuweisen, wenn der Gutschriftvermerk gebucht wird.
Um diese Felder zu verwenden, müssen sie zuerst durch Personalisierung hinzugefügt werden.

Dokumenttyp zuweisen gibt den Typ des gebuchten Dokuments an, dem dieses Dokument oder die Journalzeile beim Buchen zugewiesen wird, zum Beispiel zur Registrierung einer Zahlung.

Dokumentnummer zuweisen gibt die Nummer des gebuchten Dokuments an, dem dieses Dokument oder die Journalzeile beim Buchen zugewiesen wird, zum Beispiel zur Registrierung einer Zahlung.

Mehrwertsteuerdifferenz zulassen

Wenn die Mehrwertsteuerdifferenz in den Einkaufs- und Verbindlichkeits-Einstellungen aktiviert ist, kann die Mehrwertsteuer-Rundung in den Statistiken im Importjournal hinzugefügt werden, bevor das Dokument erstellt wird.
Die maximale Mehrwertsteuerdifferenz wird durch Einstellungen im Hauptbuch oder durch den aktuellen Währungscode gehandhabt.

Über Einstellungen kann ExFlow die Mehrwertsteuerdifferenz automatisch zuweisen. Dann wird die Mehrwertsteuerdifferenz proportional auf alle Zeilen verteilt.

Aktivieren Sie "Automatische Zuweisung der Mehrwertsteuerdifferenz für die Erstellung" in den ExFlow-Einstellungen unter dem Abschnitt Dokumenterstellungskontrolle für das Importjournal.

Aktivieren Sie "Automatische Zuweisung der Mehrwertsteuerdifferenz für die Buchung" in den ExFlow-Einstellungen unter dem Abschnitt Dokumentbuchungskontrollen für den Genehmigungsstatus unter Dokumentbuchungskontrollen.

Empfohlen, beide zu verwenden. ExFlow wird dann die Mehrwertsteuerdifferenz automatisch hinzufügen, wenn die Mehrwertsteuerdifferenz innerhalb der Einstellungen im Hauptbuch oder durch den aktuellen Währungscode liegt.

Wenn der Betrag während des Genehmigungsprozesses geändert wird, löscht Business Central die Mehrwertsteuerdifferenz auf der aktualisierten Zeile. Dann kann ExFlow automatisch neu zuweisen, wenn Änderungen im Genehmigungsstatus überprüft werden.

Wenn der Mehrwertsteuerbetrag auf den Zeilen nach der Dokumenterstellung manuell auf der Karte geändert wird, fragt ExFlow:

"Möchten Sie den Mehrwertsteuerbetrag im ExFlow-Genehmigungsstatus aus dem Mehrwertsteuerbetrag der Zeilen aktualisieren?"
Antworten Sie mit Ja, um den gesamten Mehrwertsteuerbetrag im Genehmigungsstatus zu aktualisieren.

Empfohlene Einstellungen: Wenn Sie mit der automatischen Zuweisung der Mehrwertsteuerdifferenz und Rundung auf Rechnungen/Gutschriften beim Buchen arbeiten. Fügen Sie KEINE Mehrwertsteuer auf das Hauptbuchkonto hinzu, das für die Rundung verwendet wird.

Eine Mehrwertsteuerdifferenz ist auf einem Dokument, das nur Zeilen mit Mehrwertsteuer enthält, nicht zulässig. Nur wenn die Mehrwertsteuer auf den Zeilen berechnet wird.

Die automatische Zuweisung überschreibt manuell hinzugefügte Mehrwertsteuerbeträge in den Statistiken.

Verschiebung der Abgrenzung nach vorne

Die Verschiebung der Abgrenzung nach vorne verschiebt automatisch Abgrenzungen innerhalb geschlossener Abgrenzungszeiträume auf den nächsten offenen Zeitraum beim Buchen von Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften, unabhängig davon, ob das Dokument für die ExFlow-Genehmigung aktiv ist oder nicht.

Zum Beispiel: Erlauben Sie die Abgrenzungsbuchung ab dem 15.01.2023.

Erstellen Sie eine Rechnung mit einem Abgrenzungsplan für drei Monate und einem Startdatum am Buchungsdatum.

15.01.2023 // 5.000,00
01.02.2023 // 10.000,00
01.03.2023 // 10.000,00
15.04.2023 // 5.000,00

Nach dem monatlichen Abschluss aktualisieren Sie die Erlaubnis für den Abgrenzungsplan auf den 01.02.2023.

Beim Buchen fragt Business Central, ob Sie das Startdatum der Abgrenzung und das Buchungsdatum auf den 01.02.2023 aktualisieren möchten.

Wenn ja, verschiebt Business Central alle Perioden nach vorne.

01.02.2023 // 10.000,00
01.03.2023 // 10.000,00
01.04.2023 // 10.000,00

Wenn Sie jedoch stattdessen mit Nein antworten und ExFlow die Abgrenzung nach vorne verschieben lassen, wird der Januar dem Februar hinzugefügt, da dies der erste erlaubte Buchungszeitraum für Abgrenzungen ist.

01.02.2023 // 15.000,00
01.03.2023 // 10.000,00
15.04.2023 // 5.000,00

Nutzung des Feldes Beschreibung 2

Es ist möglich, das Feld Beschreibung 2 durch Personalisierung zu den Importjournalzeilen hinzuzufügen.

Für PO-abgestimmte Rechnungen wird der Wert im Feld Beschreibung 2 der Einkaufszeile von der PO/Empfangszeile zur entsprechenden Importjournal-Rechnungszeile übertragen.

Dasselbe gilt für Kosten-/Ausgabenrechnungen, das Feld Beschreibung 2 steht im Importjournal zur Verfügung, damit Benutzer manuell Text eingeben können.

Jeder im Feld Beschreibung 2 eingegebene Text wird in ExFlow Web sichtbar sein.

Um die Webspalte Beschreibung 2 hinzuzufügen, gehen Sie zu ExFlow Setup --> Webspalten bearbeiten und klicken Sie dann auf ''Spalte hinzufügen''.

Lesen Sie mehr über Webspalten im Abschnitt ExFlow Web.