Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung

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Diese Funktion bietet automatische Codierungsvorschläge im Importjournal basierend auf zuvor gebuchten Dokumenten. Sie funktioniert sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften. Sie ist besonders nützlich für Unternehmen mit historischen Buchungsdaten in Business Central, die neu bei ExFlow sind.

Automatische Codierungsvorschläge können Codierungsvorschläge liefern, wenn keine andere Vorschlagsart angewendet wurde, beispielsweise ExFlow-Einkaufscode oder Vordefiniertes Sachkonto. Vorschläge werden nach dem Buchen von Dokumenten fortlaufend aktualisiert, sodass zukünftige Vorschläge immer genauer werden.

Bitte beachten Sie: Diese Funktion unterstützt nur Sachkontozeilen, keine anderen Zeilentypen.

Die Schritte für einen ordnungsgemäßen automatischen Codierungsvorschlag sind:

1. Eine Buchungshistorie von Dokumenten haben
   
2. Codierungssatz-IDs erstellen
   
3. Vorschläge erstellen
   

Oder lassen Sie ExFlow die automatischen Codierungsvorschläge über Periodische Aktivitäten verwalten, wobei die Schritte darin bestehen würden, die Berichte auszuführen, um:

• Codierungssatz-IDs zu erstellen
  
• Automatische Codierungsvorschläge zu erstellen
  

Einrichtung

Einen neuen automatischen Codierungsvorschlag hinzufügen

Um mit automatischen Codierungsvorschlägen zu beginnen, müssen ein oder mehrere Quellentyp-Werte hinzugefügt werden. Sie können Kreditor, Geschäftsbuchungsgruppe, Kreditorenbuchungsgruppe oder Alle verwenden.

Das Hinzufügen eines Quellentyps erstellt auch eine Einrichtungs-ID. Nach dem Hinzufügen des Quellentyps klicken Sie auf ''Vorschlag erstellen''.

Öffnen Sie ''Vorschläge'', um die neu erstellten Vorschläge anzuzeigen.

Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung - Menüband
Neu:	Einen neuen Codierungsvorschlag hinzufügen
Liste bearbeiten:	Die Liste der Codierungsvorschläge-Einrichtung bearbeiten
Löschen:	Einen Codierungsvorschlag löschen
Vorschlag erstellen:	Diese Schaltfläche durchläuft die Einrichtung und fügt Vorschläge zur Vorschlags-ID hinzu
Vorschläge:	Zeigt die erstellte Vorschlags-ID für die ausgewählte Einrichtung an
Vorschläge löschen:	Löscht die Vorschlags-IDs
Codierungsdokumentverlauf:	Öffnet die Seite ExFlow Automatische Codierungsvorschläge Dokumentenverlauf
Dokumente gruppieren nach:	Öffnet die ExFlow Automatische Codierungsvorschläge Gruppierungsliste
Felder anwenden:	Öffnet die Einrichtung für Automatische Codierungsvorschläge Feldübertragung

Erweiterte Einrichtung

Aktivieren Sie ''Erweiterte Einrichtung anzeigen'' auf der Seite Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung, um die vollständige Seitenübersicht zu erhalten, wenn eine erweiterte Einrichtung erforderlich ist.

Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung --> Neu/Liste bearbeiten
Einrichtungs-ID:	Gibt die ID der Codierungsvorschläge-Einrichtung an.
Quellentyp:	Geschäftsb.-Buchungsgruppe, Kreditorenbuchungsgruppe, Kreditor oder Alle. Dies definiert die Gruppierung der von ExFlow erstellten Vorschläge
Quellennr.:	Dies definiert, welche Nr. des spezifischen "Quellentyps" für diese Einrichtung verwendet werden soll. Wenn die Quellennr. für den Quellentyp Kreditor leer gelassen wird, erfolgt die Gruppierung pro Kreditor für alle Kreditoren. Durch Erstellen einer Einrichtungs-ID mit "Quellentyp" Kreditor und leerer "Quellennr." werden Codierungsvorschläge von jedem Kreditor erstellt, wobei die Vorschläge immer nach Kreditor gefiltert werden
Beschreibung:	Beschreibender Text. (maximal 100 Zeichen)
Tage-Multiplikator:	Dies definiert, wie stark die Anzahl der Tage seit der letzten Rechnung für diese Einrichtung die Priorität für den zu verwendenden Codierungsvorschlag beeinflusst. Je größer die Zahl, desto größer der Multiplikator. Der Multiplikator sollte ein negativer Wert sein. Z.B. hat -10 einen größeren Einfluss als -1
Vorkommen-Multiplikator:	Dies definiert, wie stark die Anzahl der Rechnungen in der Vorschlags-ID innerhalb dieser Einrichtung die Priorität für den zu verwendenden Codierungsvorschlag beeinflusst. Je größer die Zahl, desto größer der Multiplikator. Der Multiplikator sollte ein negativer Wert sein. Z.B. hat -10 einen größeren Einfluss als -1
Betragsbereich %:	Dies definiert den Prozentsatz (plus/minus) des Betrags, der für die Vorschlags-ID angewendet wird, in der eine bestimmte Codierung für ein Dokument gespeichert wird
Mindestanzahl an Dokumenten für Gültigkeit des Vorschlags:	Die Mindestanzahl an Dokumenten, die der Vorschlags-Einrichtungs-ID hinzugefügt werden müssen, damit ein Vorschlag aus dieser Vorschlags-ID automatisch ausgewählt wird
Nach Währung gruppieren:	Dies definiert, ob die Gruppierung mit Währung erfolgen soll. Dieses Feld ist standardmäßig ausgeblendet, fügen Sie es bei Bedarf über die Seitenpersonalisierung hinzu.
Nach Referenz gruppieren:	Dies definiert, ob die Gruppierung mit ExFlow-Referenzcodes erfolgen soll. Dieses Feld ist standardmäßig ausgeblendet, fügen Sie es bei Bedarf über die Seitenpersonalisierung hinzu.

Automatische Codierungsvorschläge aktivieren

Gehen Sie zu: ExFlow Setup --> Automatische Codierungsvorschläge

Aktivieren Sie diese Funktion in ExFlow Setup, indem Sie sie für alle Kreditoren oder ausgewählte Kreditoren aktivieren.

Bei Aktivierung von "Ausgewählte Kreditoren" ist es erforderlich, auch "Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen" für die Kreditoren in der ExFlow Kreditoreneinrichtung Karte zu aktivieren, für die diese Funktion aktiviert sein soll.

Automatischer Codierungsvorschlag
Gruppierung von Dokumenten in Vorschlagszeilen mit Betrag:	Gibt an, wie die Dokumente basierend auf dem Betrag des Dokuments gruppiert werden. Folgende Optionen können eingestellt werden: ''Näher zum Durchschnittswert, Näher zum niedrigeren Wert und Näher zum höheren Wert''.
Automatische Codierungsvorschlagsentscheidung basierend auf dem Betrag:	Gibt an, wie die Vorschlagszeile basierend auf dem Betrag des Dokuments ausgewählt wird. Folgende Optionen können eingestellt werden: ''Näher zum Durchschnittswert, Näher zum niedrigeren Wert und Näher zum höheren Wert''.
Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen:	Gibt an, wie der automatische Codierungsvorschlag verwendet wird. Folgende Optionen können eingestellt werden: ''Nie, Immer und Ausgewählte Kreditoren''.
Automatische Vorschläge ab Datum berechnen:	Gibt das Startdatum des Dokuments an, das in den automatischen Codierungsvorschlägen verwendet werden soll.
Automatischen Codierungsbetrag aus Codierungssatz-ID vorschlagen:	Gibt an, ob die Beträge in den erstellten Zeilen aus der Codierungssatz-ID automatisch vorgeschlagen werden. Folgende Optionen können eingestellt werden: ''Nie, Immer und Ausgewählte Kreditoren''.

Periodische Aktivitäten

Gehen Sie zu: ExFlow Periodische Aktivitäten

Um den automatischen Codierungsvorschlag anzuwenden, führen Sie beide Funktionen aus: ExFlow-Codierungssatz-IDs für automatische Codierungsvorschläge und ExFlow-Erstellung automatischer Codierungsvorschläge.

Bei der ersten Verwendung des automatischen Codierungsvorschlags müssen beide Jobs (Bericht 12013594 und 12013593) mindestens einmal ausgeführt werden. Danach kann die Wiederholung in den entsprechenden Auftragswarteschlangeneinträgen angepasst werden.

Bericht 12013594 aktualisiert die Gruppierung der Codierungssatz-ID in den ExFlow-Automatische-Codierungsvorschläge-Zeilen. Dann kann Bericht 12013593 (ExFlow-Codierungsvorschläge-Einrichtung - Aktualisieren – Projekt) verwendet werden, um ''ExFlow-Automatische-Codierungsvorschläge-Einrichtung'' zu aktualisieren. Es wird empfohlen, beide Berichte einmal täglich nach Büroschluss zu verwenden.

Workflow

Importjournal

Zeilen mit automatischem Vorschlag erstellen

Gehen Sie zu: ExFlow Importjournale

Bearbeiten Sie die Journalliste und aktivieren Sie Zeilen mit automatischem Vorschlag erstellen, um diese Funktion für ein bestimmtes Importjournal zu aktivieren und ein dediziertes Journal für automatische Codierungsvorschläge zu haben.

Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen

Manuell aus dem Importjournal

Automatischer Codierungsvorschlag - Manuelle Auswahl

Gehen Sie zu: Importjournal --> Start --> Automatischer Codierungsvorschlag - Manuelle Auswahl

Öffnet die Liste der automatischen Codierungsvorschläge für das ausgewählte Dokument.

Manuelle Auswahl bietet die Möglichkeit, durch verschiedene Codierungssatz-IDs zu navigieren und manuell einen Codierungsvorschlag auszuwählen.

Diese Seite zeigt die beste Codierungsübereinstimmung für die ausgewählte Rechnung. In der rechten Ecke ist es möglich, die Codierung aus den ausgewählten Codierungsvorschlagszeilen für diese spezifische Einrichtungs-ID zu sehen.

Automatischer Codierungsvorschlag - Manuelle Auswahl
Codierungssatz-ID anwenden	Dies wendet die in der rechten Ecke zu sehende Codierung auf die Rechnung an.
Dokumentzeilen anzeigen	Öffnet die ExFlow-Codierungsvorschlagsdokumentseite.
Alle anzeigen	Dies zeigt alle Einrichtungs-IDs an, um die Möglichkeit zu haben, manuell einen vorgeschlagenen Codierungsvorschlag z.B. für einen anderen Kreditor auszuwählen.
Ursprünglichen Vorschlag anzeigen	Dies kehrt zum ursprünglichen Vorschlag zurück, der beim ersten Öffnen der Seite angezeigt wurde.

ExFlow-Codierungsvorschlagsdokument

Auf dieser Seite wird die Codierung detaillierter angezeigt. Es ist auch möglich, die vorgeschlagenen Zeilen mit den aktuellen Zeilen auf der Rechnung zu vergleichen.

Automatischer Codierungsvorschlag - Automatisch
Vorgeschlagene Codierung anwenden	Dies wendet die vorgeschlagene Codierung auf die Rechnung an.
Letzte Codierung vorschlagen	Dies wendet die Codierung aus dem zuletzt gebuchten Dokument dieses Kreditors an.
Vorausgewählte Codierung vorschlagen	Dies schlägt die Codierung vor, die aus der Auswahl im vorherigen Fenster stammt.
Automatische Codierung vorschlagen	Dies schlägt die automatische Codierung basierend auf der automatischen Vorschlagseinrichtung vor.

Automatischer Codierungsvorschlag - Automatisch

Gehen Sie zu: Importjournal --> Start --> Automatischer Codierungsvorschlag - Automatisch

Wendet die vom Vorschlagsalgorithmus gewählte Zeilencodierung an.

Dies wendet eine Codierung basierend auf den Rechnungsinformationen und Ihrer automatischen Codierungseinrichtung an.

Beispiele

Nachfolgend finden Sie praktische Beispiele, die den vollständigen Ablauf von der Einrichtung bis zum Ergebnis zeigen.

Beispiel 1: Ersteinrichtung für alle Kreditoren (End-to-End)

Verwenden Sie dies, wenn Sie automatische Codierungsvorschläge für alle importierten Rechnungen und Gutschriften wünschen.

1. Bestätigen Sie, dass Sie eine Buchungshistorie in Business Central haben.
2. Gehen Sie zu ExFlow Setup - Übersicht --> Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung.
3. Erstellen Sie eine Einrichtungszeile mit:
   • Quellentyp = Kreditor
   • Quellennr. = leer (damit alle Kreditoren einbezogen werden)
   • Optionale Anpassung: Betragsbereich %, Tage-Multiplikator, Vorkommen-Multiplikator festlegen.
4. Klicken Sie auf Vorschlag erstellen.
5. Öffnen Sie Vorschläge, um zu überprüfen, ob Vorschlagszeilen erstellt wurden.
6. Gehen Sie zu ExFlow Setup --> Automatische Codierungsvorschläge und setzen Sie:
   • Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen = Immer
   • Optional: Automatischen Codierungsbetrag aus Codierungssatz-ID vorschlagen = Immer
7. Gehen Sie zu ExFlow Periodische Aktivitäten und führen Sie aus:
   • ExFlow-Codierungssatz-IDs für automatische Codierungsvorschläge
   • ExFlow-Erstellung automatischer Codierungsvorschläge
8. Importieren Sie eine neue Rechnung im ExFlow Importjournal.
9. Verwenden Sie Automatischer Codierungsvorschlag - Automatisch.

Ergebnis:

• ExFlow wendet die vorgeschlagene Sachkonto-Codierung automatisch an, wenn kein Einkaufscode oder vordefiniertes Sachkonto diese überschreibt.
• Nach der Buchung trägt das neue Dokument zu zukünftigen Vorschlägen bei.

Beispiel 2: Nur ausgewählte Kreditoren (End-to-End)

Verwenden Sie dies, wenn Sie automatische Codierung nur für bestimmte Lieferanten wünschen.

1. Setzen Sie in ExFlow Setup --> Automatische Codierungsvorschläge die Einstellung Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen = Ausgewählte Kreditoren.
2. Öffnen Sie jeden relevanten Kreditor in der ExFlow Kreditoreneinrichtung.
3. Aktivieren Sie Automatische Codierung für importiertes Dokument vorschlagen für diese Kreditoren.
4. Erstellen Sie in der Automatische Codierungsvorschläge-Einrichtung eine Einrichtung mit Quellentyp = Kreditor und Quellennr. leer, oder erstellen Sie dedizierte Einrichtungszeilen pro Kreditor.
5. Führen Sie Vorschlag erstellen aus und überprüfen Sie unter Vorschläge.
6. Führen Sie beide Berichte für periodische Aktivitäten einmal aus (oder planen Sie sie täglich).
7. Importieren Sie Rechnungen für einen aktivierten und einen nicht aktivierten Kreditor.

Ergebnis:

• Aktivierter Kreditor: Automatischer Codierungsvorschlag ist verfügbar und kann automatisch oder manuell angewendet werden.
• Nicht aktivierter Kreditor: Es wird kein automatischer Codierungsvorschlag angewendet.

Beispiel 3: Manuelle Überprüfung vor Anwendung der Codierung (End-to-End)

Verwenden Sie dies, wenn Sie die Kontrolle und Überprüfung vor dem Anwenden von Vorschlägen behalten möchten.

1. Öffnen Sie ein Dokument im ExFlow Importjournal.
2. Wählen Sie Automatischer Codierungsvorschlag - Manuelle Auswahl.
3. Überprüfen Sie die vorgeschlagene Codierungssatz-ID und vergleichen Sie die vorgeschlagenen Zeilen.
4. Klicken Sie bei Bedarf auf Alle anzeigen und testen Sie einen anderen Einrichtungsvorschlag.
5. Öffnen Sie Dokumentzeilen anzeigen, um aktuelle und vorgeschlagene Zeilen detailliert zu vergleichen.
6. Klicken Sie auf Codierungssatz-ID anwenden (oder Vorgeschlagene Codierung anwenden auf der Detailseite).
7. Validieren, genehmigen und buchen.

Ergebnis:

• Sie behalten die volle Kontrolle über die gewählte Codierung und nutzen gleichzeitig historische Empfehlungen.
• Das gebuchte Dokument wird zur Historie hinzugefügt und verbessert spätere Vorschläge.

Beispiel 4: Warum kein Vorschlag angewendet wird

Wenn kein Vorschlag erscheint, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:

1. Ein Einkaufscode oder vordefiniertes Sachkonto hat die Zeilen bereits ausgefüllt.
2. Automatische Codierung ist global deaktiviert oder für den Kreditor deaktiviert (bei Verwendung von Ausgewählte Kreditoren).
3. Vorschlagsdaten wurden noch nicht generiert (führen Sie beide Berichte für periodische Aktivitäten aus).
4. Es gibt nicht genügend historische Dokumente für die Einrichtung.
5. Dokumentzeilen sind keine Sachkontozeilen (Automatische Codierungsvorschläge unterstützen nur Sachkontozeilen).