Vertrag

Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Contracts

ExFlow Contract kann verwendet werden, um erhaltene und fehlende Rechnungen für Verträge zu verfolgen und kann auch übereinstimmende Rechnungen automatisch genehmigen. Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Vertrags, indem Sie auf "Neu" klicken.

Weitere Informationen zum Einrichten und Genehmigen von Verträgen finden Sie im Abschnitt OMNI Approval.

Vertragskarte

Allgemein

Fügen Sie in diesem Abschnitt allgemeine Informationen zu diesem spezifischen Vertrag, Kreditor, Genehmigungsworkflow und Codierung hinzu.

Allgemein
Contract No.:	Wird automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung zugewiesen
Vendor No.:	Wählen Sie den Kreditor aus der Liste aus
Vendor Name:	Zeigt den Namen für die ausgewählte Kreditornummer an
External Contract No.:	Gibt die externe Vertragsnummer an, die der ExFlow-Referenzcode ist. Die Referenz kann auf der Rechnung interpretiert werden, um einen bestimmten Vertrag zuzuordnen. Wenn ein Referenzcode erstellt wurde, kann die externe Vertragsnummer nicht mehr geändert werden. Um zu aktualisieren, ändern Sie die externe Vertragsnummer und drücken Sie die Eingabetaste. Meldung: Sie dürfen die externe Vertragsnummer nicht aktualisieren. Möchten Sie stattdessen eine zugehörige Referenz hinzufügen? Antworten Sie mit Ja, und die zugehörige Referenz wird automatisch auf der Referenzkarte hinzugefügt
Description:	Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
Inactivated:	Ja oder Nein. Um eine Rechnung zuzuordnen, muss der Vertrag aktiv sein
Copy Attachment to Matched Invoice:	Ja oder Nein. Falls Ja, fügen Sie einen Anhang hinzu
Reference Created:	Wenn die Referenz erstellt wird, wird der Referenzcode mit einem Link zur ExFlow-Referenzkarte angezeigt
ExFlow Purchase Code:	Fügen Sie den ExFlow Purchase Code hinzu, und Rechnungszeilen werden automatisch im Import Journal erstellt
First Approver:	Gibt den ersten Genehmiger an, der für übereinstimmende Rechnungen verwendet werden soll. Aufgrund der Einstellung "Copy First Approver to the Approval Flow" im ExFlow Setup kann der erste Genehmiger als Genehmiger verwendet oder zur Definition einer Genehmigungsregel mit Übereinstimmung im First Approver Filter verwendet werden
Approval Rule:	Gibt die Genehmigungsregel an, die verwendet werden soll, wenn eine Rechnung diesem Vertrag zugeordnet wird Fügen Sie eine spezifische Genehmigungsregel hinzu, die immer für diesen Vertrag verwendet werden soll. Der Genehmigungsworkflow wird auch dann nicht aktualisiert, wenn die Codierung im Genehmigungsprozess geändert wird Der erste Genehmiger kann auch als Filter verwendet werden, um automatisch eine Genehmigungsregel zur Rechnung hinzuzufügen, aber in diesem Fall kann die Genehmigungsregel nicht auf dem ExFlow-Vertrag verwendet werden
Purchaser Code:	Gibt einen Einkäufercode an, der angewendet werden soll, wenn diese Rechnung diesem Vertrag zugeordnet wird. Kann verwendet werden, um eine Genehmigungsregel zu definieren, wenn oben keine Genehmigungsregel hinzugefügt wurde
Reference Description:	Gibt die Beschreibung an, die der Referenz hinzugefügt wurde Beim Aktualisieren der Beschreibung wird die erstellte Referenzbeschreibung automatisch aktualisiert
Self-Billing Invoice:	Um Self-Billing-Rechnungen zu erstellen, müssen PDF-Anhänge hinzugefügt werden. Wenn aktiviert, werden mit dem Vertrag verknüpfte Rechnungen basierend auf den Rechnungsperioden erstellt. Sie können manuell durchgeführt werden (Aktionen --> Create Self-Billing Invoice) oder mit Hilfe einer Job-Warteschlange. Lesen Sie mehr darüber unter ExFlow Contract Setup
Create Self-Billing Invoice:	Wählen Sie aus, wie Self-Billing-Rechnungen erstellt werden sollen - Per Period: Eine Rechnung pro Periode bis zum heutigen Datum - All: Eine Rechnung pro Periode für alle erstellten Perioden
Vendor Invoice No.:	Dies erstellt die Kreditorenrechnungsnummer für Self-Billing-Rechnungen.

Allgemeine Bedingungen

Fügen Sie unter Allgemeine Bedingungen die Summen für diesen spezifischen Vertrag hinzu.

Allgemeine Bedingungen
Valid from Date and Valid to Date:	Vertragsbedingungen. Wenn Rechnungsperioden erstellt werden, kann das Gültig-bis-Datum verwendet werden, um Rechnungsperioden zu verlängern. Lesen Sie mehr im Abschnitt Invoice Periods
Currency Code:	Der Währungscode, der bei der Rechnungsstellung des Vertrags verwendet werden soll
Total Contract Amount (Net Currency):	Gibt den gesamten Vertragsbetrag einschließlich Toleranzen an. Das ist der gesamte Vertragsbetrag ohne MwSt.

Periodizität

Fügen Sie Rechnungsbetrag, Periodizität und Anzahl der Rechnungen pro Periode hinzu.

Bei der Arbeit mit Rechnungsperioden wird dieser Abschnitt nur verwendet, um Werte zu kopieren, wenn Perioden erstellt werden.

Periodizität
Invoicing Period:	Wenn Rechnungsperiode z.B. pro Quartal = 3M oder jeden Monat = 1M
Period Start Date:	Startdatum für die nächste Rechnung
Period End Date:	Berechnet sich automatisch aufgrund der Rechnungsperiode
Match dates based on:	Buchungsdatum, Belegdatum oder Fälligkeitsdatum
Number of Invoices in Period:	Gibt die Anzahl der Rechnungen an, die während der Rechnungsperiode erwartet werden
Check Periods:	Ja oder Nein. Gibt an, ob die Vertragsperiode überprüft werden soll. Wenn deaktiviert, erfolgt keine Überprüfung pro Rechnung, nur für Vertragsgesamtbeträge unter Allgemeine Bedingungen
Max. Invoice Amount (Net Currency):	Gibt den Höchstbetrag für jede mit diesem Vertrag verbundene Rechnung an. Bitte beachten Sie, dass der erwartete Höchstbetrag ohne MwSt. pro Rechnung gilt. Die Betragsüberprüfung erfolgt pro Periode
Tolerance Percentage:	Wird zusammen mit dem Toleranzbetrag verwendet und ermöglicht es, übereinstimmende Rechnungen innerhalb von Toleranzen zuzuordnen und automatisch zu genehmigen Wenn Vertragsperioden hinzugefügt werden, muss die Toleranz für jede Periode hinzugefügt werden
Tolerance Amount:	Wird zusammen mit dem Toleranzprozentsatz verwendet und ermöglicht es, übereinstimmende Rechnungen innerhalb von Toleranzen zuzuordnen und automatisch zu genehmigen Wenn Vertragsperioden hinzugefügt werden, muss die Toleranz für jede Periode hinzugefügt werden
Payment Terms Code:	Wird für diesen spezifischen Vertrag verwendet, anstatt von der aktuellen Kreditorenkarte kopiert zu werden

Rechnungsperioden

Rechnungsperioden können verwendet werden, um Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen oder Toleranzen pro Periode zuzuordnen, aber auch um Erinnerungen zu senden, wenn eine Rechnung für eine bestimmte Periode fehlt.

Für Self-Billing-Rechnungen ist es erforderlich, erstellte Rechnungen zu verfolgen.

Rechnungsperioden
Period Start Date:	Jede Periode hat ein Start- und Enddatum. Das Enddatum wird vom nächsten Startdatum -1 Tag berechnet. Rechnungen werden der Periode aufgrund der Einrichtung in "Match Date Based on" für den aktuellen Vertrag zugeordnet. Das Periodenstart-Datum wird auch als Rechnungsbelegdatum und Buchungsdatum beim Erstellen von Self-Billing-Rechnungen verwendet
Period Amount (NET Currency):	Periodenbetrag ist der Höchstbetrag pro Periode. Die Anzahl der Rechnungen wird nicht berechnet. Für Self-Billing-Rechnungen gibt es nur eine Rechnung pro Rechnungsperiodenzeile
Tolerance Percentage:	Dies wird zusammen mit dem Toleranzbetrag verwendet und ermöglicht es, übereinstimmende Rechnungen innerhalb von Toleranzen zuzuordnen und automatisch zu genehmigen. Für jede Periode können unterschiedliche Toleranzen hinzugefügt werden
Payment Terms Code:	Der Zahlungsbedingungscode auf dem ExFlow-Vertrag ersetzt die Zahlungsbedingungen von der Kreditorenkarte. Für jede Periode können unterschiedliche Zahlungsbedingungen hinzugefügt werden
Self-Billing Invoice Created:	Wird auf "wahr" gesetzt, wenn eine Self-Billing-Rechnung für diese bestimmte Periode erstellt wurde. Wenn das Dokument im Import Journal oder Approval Status gelöscht wird, wird es automatisch auf "falsch" gesetzt und die Self-Billing-Rechnung kann erneut erstellt werden
Matched Invoice Amount (Net Currency):	Summen des Rechnungsbetrags pro Periode, der im Import Journal abgeglichen wurde. Durch Personalisierung kann Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Rechnungen anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Rechnung zu sehen
Non-posted Amount (Net Currency):	Summen der erstellten, aber nicht gebuchten Rechnungsbeträge pro Periode, die im Approval Status abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Non-posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen
Posted Amount (Net Currency):	Summen der gebuchten Rechnungsbeträge pro Periode, die in der Approval Status History abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen

Rechnungsperiode erstellen

Gehen Sie zu: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods

Rechnungsperioden können automatisch erstellt werden, indem Gültig-von- und -bis-Datum zusammen mit Rechnungsperioden verwendet werden.

Beim Erstellen der Zeilen wird der Periodenbetrag aus "Max. Invoice Amount (NET Currency)" multipliziert mit "Number of Invoices in Period" unter Periodizität berechnet.

Wenn der Max. Invoice Amount fehlt, erfolgt die Berechnung aus Total Contract Amount (NET Currency) geteilt durch die Anzahl der Perioden.

Toleranzen und Zahlungsbedingungscode werden von der Periodizität kopiert.

Für Rechnungssummen siehe FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic unten.

Vertrag mit Rechnungsperioden verlängern

Um einen Vertrag zu verlängern, der Perioden enthält, fügen Sie ein neues "Valid to Date" in den Allgemeinen Bedingungen hinzu und aktualisieren Sie die Werte, die von der Periodizität kopiert werden.

Rechnungserinnerung

Es gibt eine Funktion zum Senden von Erinnerungen für Verträge, die Rechnungsperioden und ExFlow Email Setup haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt Email Reminders --> Contract Invoice Reminder

Rechnungserinnerung
Send Reminder:	Aktivieren, um E-Mail-Erinnerung oder Benachrichtigungen zu senden. Um E-Mails und/oder BC-Benachrichtigungen senden zu können, muss der ExFlow-Benutzer Zugriff auf E-Mail/Benachrichtigungen für Vertragsrechnungserinnerungen haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt ExFlow User
Approval Groups:	Fügen Sie Genehmigungsgruppen für diesen spezifischen Vertrag hinzu. Falls keine vorhanden sind, werden Erinnerungen an "Approval Groups" im ExFlow Email Setup gesendet
Invoice Reminder Period:	Verwenden Sie die Standard-Datumsformel, die auf dem Periodenstart-Datum berechnet wird, um anzugeben, wann die Rechnung überfällig ist
Fixed Email Addresses:	Um Erinnerungen an Benutzer außerhalb von ExFlow für diesen spezifischen Vertrag zu senden. Falls keine vorhanden sind, werden Erinnerungen an "Fixed Email addresses" im ExFlow Email Setup gesendet

Vertragserinnerung

Vertragserinnerung dient zum Senden von Erinnerungen, bevor der Vertrag abläuft. Wenn es Zeit ist, den Vertrag zu überprüfen oder zu kündigen.

Vertragserinnerung
Contract Reminder period:	Gibt die Periode vor einem Vertragsende-Datum an, um eine Erinneramm zu senden.
User to Remind:	ExFlow-Benutzer, an den Erinnerungen gesendet werden sollen. Dieser spezifische Benutzer wird in der ExFlow-Vertragsliste angezeigt, um eine bessere Übersicht zu erhalten.
Reminder sent:	Datum und Uhrzeit, wann die Vertragserinnerung gesendet wird.
User Email Address:	Zeigt die E-Mail-Adresse des ausgewählten Benutzers an, der die Erinnerung erhalten soll.

Zuordnung

Aktivieren Sie diese Option, wenn übereinstimmende Rechnungen automatisch genehmigt werden sollen

Zuordnung
Auto. Approve Matched Invoice:	Für die automatische Genehmigung erstellen Sie eine Genehmigungsregel mit Genehmigern, die den Informationen im Vertrag entsprechen, und aktivieren Sie "Auto. Approve Matched Invoices on Contract". Aktivieren Sie dies, wenn die übereinstimmende(n) Rechnung(en) automatisch genehmigt werden soll(en), solange die Beträge/Anzahl der Rechnungen innerhalb der Toleranz liegen.

Vertragsfunktionen

Funktion - Create Contract Reference

Klicken Sie auf "Create Contract Reference", um die externe Vertragsnummer als ExFlow-Referenz zu erstellen. Diese kann jetzt zur Interpretation und Zuordnung im Import Journal verwendet werden.

Funktion - Show Attachments

Verwenden Sie diese Funktion, um die Vertragsanhänge anzuzeigen.

Funktion - Aktionen – Create Self-Billing Invoice

Verwenden Sie diese Funktion, um eine Self-Billing-Rechnung nur für den aktuellen Vertrag zu erstellen.

Dies kann auch automatisch mit einer Job-Warteschlange durchgeführt werden. Lesen Sie mehr im Abschnitt Self-Billing Contract Setup

Funktion - Copy Contract

Verwenden Sie diese Funktion, um Inhalte eines vorhandenen Vertrags in einen neu erstellten Vertrag zu kopieren.

Bei Verwendung der Funktion "Copy Contract" werden einige Felder nicht kopiert.

• External Contract no. Muss pro Kreditor eindeutig sein.
• Inactivated Kann bei Vertragsvorlagen verwendet werden und wird nicht kopiert.
• Reference Created Die Referenz ist mit der externen Vertragsnummer verknüpft und muss für jeden neuen Vertrag erstellt werden.
• Copy Attachments to Matched Invoice Die Anhänge müssen jedem Vertrag hinzugefügt werden.
• Self-Billing Invoice Es muss ein PDF als Anhang vorhanden sein, bevor Self-Billing aktiviert werden kann. Anhänge werden nicht kopiert.
• Invoice Periods Kann aus der Funktion "Create Invoice Periods" erstellt werden, da Perioden nicht aktualisiert werden, wenn Daten oder Beträge nicht identisch mit den kopierten sind.

Funktion - Related – Dimensions

Wählen Sie Dimensionscode(s)/Wert(e), die in der Vertragsrechnung verwendet werden sollen.

FactBox – Details – Purchase Contract Statistic

In der FactBox Purchase Contract Statistic werden alle zugehörigen Rechnungen im Import Journal, Approval Status und Approval Status History insgesamt angezeigt.

Vertragsstatistiken Einkauf
Matched Invoice Amount (Net Currency):	Summen des Rechnungsbetrags, der im Import Journal abgeglichen wurde. Durch Personalisierung kann Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen
Non-posted Amount (Net Currency):	Summen der erstellten, aber nicht gebuchten Rechnungsbeträge, die im Approval Status abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Non-posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen
Posted Amount (Net Currency):	Summen der gebuchten Rechnungsbeträge, die in der Approval Status History abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen

FactBox – Attachments and Notes

Die Anzahl der hinzugefügten Anhänge und Notizen für den aktuellen Vertrag ist in der Überschrift zu sehen. Fügen Sie Anhänge oder Benachrichtigungen hinzu, indem Sie wie im Bild unten klicken.

Attachments

Anhänge können durch Klicken auf "No. of Documents" hinzugefügt werden. Wenn die Anhänge der übereinstimmenden Rechnung hinzugefügt werden sollen, muss "Copy Attachments to Matched Invoice" aktiviert werden.

Notes

Notizen, die einem ExFlow-Vertrag hinzugefügt werden, werden nicht auf Dokumente kopiert.

Vertragsworkflow

So arbeiten Sie mit ExFlow-Verträgen:

1. Beginnen Sie mit der Erstellung eines Vertrags wie oben beschrieben
2. Erstellen Sie eine Vertragsreferenz (ExFlow Reference)
   Wenn die Rechnung innerhalb der Datums- und Betragstoleranzen liegt, kann der folgende Workflow aufgrund der Einrichtung automatisch von ExFlow durchgeführt werden.
   
3. Interpretieren Sie die Rechnung mit der externen Vertragsnummer als Referenz
4. Dokument ins Import Journal importieren
   Die Rechnung wird dem ExFlow-Vertrag zugeordnet
5. Rechnung erstellen
6. Dokument buchen

Follow-up von Verträgen ohne Rechnungsperioden

Für Verträge ohne Rechnungsperioden kann das Follow-up über FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic erfolgen.

Klicken Sie auf den Betrag, um mehr Rechnungsdetails anzuzeigen.

Ermitteln Sie Rechnungen, umZeilen zu sehen

Follow-up von Verträgen mit Rechnungsperioden

Wenn der Vertrag Rechnungsperioden enthält, kann das Follow-up wie unten pro Periode durchgeführt werden. Aber auch für den gesamten Vertrag wie oben. Klicken Sie auf den Betrag, um mehr Rechnungsdetails anzuzeigen.

Grund für die Genehmigung von vertragsabgestimmten Rechnungen in ExFlow Web

Bei Abweichungen bleibt das vertragsabgestimmte Dokument im Import Journal mit einer Aktionsmeldung, die besagt, dass ''Es sind noch nicht akzeptierte Warnmeldungen vorhanden'' und das Dokument daher bei der Erstellung nicht automatisch genehmigt werden kann.

Eine Aktionsmeldung wird angezeigt, wenn beispielsweise der Vertragsbetrag höher als erwartet ist oder andere Szenarien vorliegen, die von den Vertragseinrichtungskriterien abweichen.

Wenn das Dokument korrekt ist und erstellt werden soll, muss der AP-Benutzer die Aktionsmeldung akzeptieren.

Die Aktionsmeldung wird dann in das Diskussionspanel kopiert, wenn das Dokument erstellt wird.

Im Diskussionspanel im Approval Status hat das vertragsabgestimmte Dokument eine ''Contract Warning'' und kann so aussehen:

''Contract Warning: Invoice amount is over Period Invoice Amount of 1 000 for Contract 2.''

Dieselbe Nachricht wird dem Web-Genehmiger als Chat-Nachricht angezeigt, damit der Web-Genehmiger weiß, dass dieses Dokument ein vertragsabgestimmtes Dokument ist und warum dieses spezifische Dokument seine Genehmigung benötigt.

Self-Billing-Vertrag

Self-Billing-Vertrag ist hilfreich für regelmäßige Zahlungen an einen bestimmten Kreditor, ohne Rechnungen zu erhalten.

Das Erstellen von Einkaufsrechnungen kann automatisch oder manuell pro Vertrag erfolgen.

Self-Billing-Vertragseinrichtung

Für Self-Billing gibt es einige optionale Einrichtungen, die nützlich sein können.

Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> Contracts (List)--> Related --> Contract Setup

Hintergrundverarbeitung

Hintergrundverarbeitung
Self-Billing Recurring Job Que Entry Active:	Um eine Job-Warteschlange zu aktivieren, die automatisch alle Self-Billing-Rechnungen erstellt

Nummernserie

Self-Billing Invoice Nos.
Self-Billing Invoice Nos.:	Fügen Sie eine separate Nummernserie für Self-Billing-Rechnungen hinzu, um den Überblick zu behalten. Wenn keine Nummernserie hinzugefügt wird, werden Business Standard Nos. verwendet
Self-Billing Posted Invoice Nos.:	Fügen Sie eine separate Nummernserie für Self-Billing-Buchungsrechnungen hinzu, um den Überblick zu behalten. Wenn keine Nummernserie hinzugefügt wird, werden Business Standard Nos. verwendet.

Import Journal für Self-Billing-Rechnungen

Durch Verwendung von Personalisieren in Import Journals ist es möglich, ein spezifisches Journal für erstellte Self-Billing-Rechnungen zu aktivieren. Rechnungen können auch automatisch erstellt werden, indem "Automatically Create Documents" verwendet wird.

Self-Billing-Rechnungen erstellen

Um eine Self-Billing-Rechnung erstellen zu können, sind einige Einstellungen im ExFlow-Vertrag erforderlich.

Für Self-Billing aktivieren

1. Aktivieren Sie Self-Billing Invoice und fügen Sie ein PDF-Dokument hinzu, das beim Erstellen von Rechnungen hinzugefügt wird.
2. Self-Billing-Rechnungen erstellen
   - Per Period: – um Rechnungsperioden bis zum heutigen Datum zu erstellen
   - All: – um Rechnungen für alle Perioden im Vertrag zu erstellen
3. Vendor Invoice No. – Fügen Sie eine Einstellung hinzu, um die Kreditorenrechnungsnummer hinzuzufügen.
   - External Contract No with suffix Period Start date
   - Self-Billing No. Series
   Fügen Sie eine Nummernserie hinzu oder erstellen Sie eine in Vendor Invoice Nos.

Rechnungsperioden hinzufügen

Fügen Sie Rechnungsperioden manuell hinzu oder verwenden Sie die Funktion Create Invoice Periods.

Self-Billing-Rechnungen automatisch erstellen

Lesen Sie mehr im Abschnitt Self-Billing Contract Setup

Self-Billing-Rechnungen manuell erstellen

Lesen Sie mehr im Abschnitt Create Self-Billing Invoice