Vertrag
Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Contracts
ExFlow Contract kann verwendet werden, um empfangene und fehlende Rechnungen für Verträge zu verfolgen und kann auch übereinstimmende Rechnungen automatisch genehmigen. Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Vertrags, indem Sie auf "Neu" klicken.
Um Verträge einzurichten und zu genehmigen, lesen Sie mehr im Abschnitt OMNI Approval.
Vertragskarte
Allgemein
In diesem Abschnitt fügen Sie allgemeine Informationen für diesen spezifischen Vertrag hinzu: Kreditor, Genehmigungsablauf und Kodierung.

| Allgemein | |
|---|---|
| Vertragsnr.: | Automatisch zugewiesen in der Reihenfolge ihrer Erstellung |
| Kreditornr.: | Wählen Sie den Kreditor aus der Liste aus |
| Kreditorname: | Zeigt den Namen für die ausgewählte Kreditornr. an |
| Externe Vertragsnr.: | Gibt die externe Vertragsnr. an, die der ExFlow Reference Code ist. Die Referenz kann auf der Rechnung interpretiert werden, um einen bestimmten Vertrag zuzuordnen. Wenn ein Referenzcode erstellt wird, kann die externe Vertragsnr. nicht mehr geändert werden. Zum Aktualisieren ändern Sie die externe Vertragsnr. und drücken Sie die Eingabetaste. Meldung: Sie dürfen die externe Vertragsnr. nicht aktualisieren. Möchten Sie stattdessen eine verwandte Referenz hinzufügen? Antworten Sie mit Ja und die verwandte Referenz wird automatisch auf der Referenzkarte hinzugefügt |
| Beschreibung: | Fügen Sie eine Beschreibung hinzu |
| Deaktiviert: | Ja oder Nein. Um eine Rechnung zuzuordnen, muss der Vertrag aktiv sein |
| Anhang zu zugeordneter Rechnung kopieren: | Ja oder Nein. Falls ja, fügen Sie einen Anhang hinzu |
| Referenz erstellt: | Wenn die Referenz erstellt wurde, wird der Referenzcode mit einem Link zur ExFlow References-Karte angezeigt |
| ExFlow Purchase Code: | Fügen Sie ExFlow Purchase Code hinzu und Rechnungszeilen werden automatisch im Import Journal erstellt |
| Erster Genehmiger: | Gibt den ersten Genehmiger an, der bei zugeordneten Rechnungen verwendet werden soll. Aufgrund der Einstellung "Ersten Genehmiger in den Genehmigungsablauf kopieren" in ExFlow Setup kann der erste Genehmiger als Genehmiger verwendet oder zur Definition einer Genehmigungsregel mit Übereinstimmung beim Filter "Erster Genehmiger" verwendet werden |
| Genehmigungsregel: | Gibt die Genehmigungsregel an, die verwendet werden soll, wenn eine Rechnung diesem Vertrag zugeordnet wird Fügen Sie eine spezifische Genehmigungsregel hinzu, die immer für diesen Vertrag verwendet werden soll. Der Genehmigungsablauf wird nicht aktualisiert, auch wenn die Kodierung im Genehmigungsprozess geändert wird Der erste Genehmiger kann auch als Filter verwendet werden, um automatisch eine Genehmigungsregel zur Rechnung hinzuzufügen, aber in diesem Fall kann die Genehmigungsregel nicht im ExFlow Contract verwendet werden |
| Einkäufercode: | Gibt einen Einkäufercode an, der angewendet werden soll, wenn eine Rechnung diesem Vertrag zugeordnet wird. Kann zur Definition einer Genehmigungsregel verwendet werden, wenn keine Genehmigungsregel oben hinzugefügt wurde |
| Referenzbeschreibung: | Gibt die Beschreibung an, die der Referenz hinzugefügt wurde Bei der Aktualisierung der Beschreibung wird die erstellte Referenzbeschreibung automatisch aktualisiert |
| Self-Billing-Rechnung: | Zur Erstellung von Self-Billing-Rechnungen muss ein PDF-Anhang hinzugefügt werden. Wenn aktiviert, werden mit dem Vertrag verknüpfte Rechnungen basierend auf den Rechnungsperioden erstellt. Dies kann manuell erfolgen (Aktionen --> Self-Billing-Rechnung erstellen) oder mithilfe einer Auftragswarteschlange. Lesen Sie mehr darüber unter ExFlow Contract Setup |
| Self-Billing-Rechnung erstellen: | Wählen Sie aus, wie Self-Billing-Rechnungen erstellt werden sollen - Pro Periode: Eine Rechnung pro Periode bis zum heutigen Datum - Alle: Eine Rechnung pro Periode für alle erstellten Perioden |
| Kreditorenrechnungsnr.: | Dies erstellt die Kreditorenrechnungsnr. für Self-Billing-Rechnungen |
Allgemeine Bedingungen
Unter Allgemeine Bedingungen fügen Sie Summen für diesen spezifischen Vertrag hinzu.

| Allgemeine Bedingungen | |
|---|---|
| Gültig von Datum und Gültig bis Datum: | Bedingungen des Vertrags. Wenn Rechnungsperioden erstellt werden, kann das Gültig bis-Datum verwendet werden, um Rechnungsperioden zu erweitern. Lesen Sie mehr im Abschnitt Rechnungsperioden |
| Währungscode: | Der Währungscode, der bei der Rechnungsstellung für den Vertrag verwendet werden soll |
| Gesamtvertragsbetrag (Netto-Währung): | Gibt den Gesamtvertragsbetrag ohne MwSt. und Toleranzen an |

Periodizität
Fügen Sie Rechnungsbetrag, Periodizität und Anzahl der Rechnungen pro Periode hinzu.
Bei der Arbeit mit Rechnungsperioden wird dieser Abschnitt nur verwendet, um Werte zu kopieren, wenn Perioden erstellt werden.

| Periodizität | |
|---|---|
| Rechnungsperiode: | Wenn die Rechnungsperiode beispielsweise pro Quartal = 3M oder jeden Monat = 1M beträgt |
| Periodenstartdatum: | Startdatum für die nächste Rechnung |
| Periodenenddatum: | Wird automatisch aufgrund der Rechnungsperiode berechnet |
| Daten abgleichen basierend auf: | Buchungsdatum, Belegdatum oder Fälligkeitsdatum |
| Anzahl der Rechnungen in der Periode: | Gibt die Anzahl der Rechnungen an, die während der Rechnungsperiode erwartet werden |
| Perioden prüfen: | Ja oder Nein. Gibt an, ob die Vertragsperiode geprüft werden soll. Wenn deaktiviert, erfolgt keine Prüfung pro Rechnung, nur für Vertragssummen unter Allgemeine Bedingungen |
| Max. Rechnungsbetrag (Netto-Währung): | Gibt den maximalen Betrag für jede mit diesem Vertrag verbundene Rechnung an. Bitte beachten Sie, maximaler Betrag ohne MwSt. erwartet pro Rechnung. Die Betragsprüfung erfolgt pro Periode |
| Toleranzprozentsatz: | Wird zusammen mit dem Toleranzbetrag verwendet und ermöglicht es, zugeordnete Rechnungen innerhalb der Toleranzen zu vergleichen und automatisch zu genehmigen Wenn Vertragsperioden hinzugefügt werden, muss die Toleranz für jede Periode hinzugefügt werden |
| Toleranzbetrag: | Wird zusammen mit dem Toleranzprozentsatz verwendet und ermöglicht es, zugeordnete Rechnungen innerhalb der Toleranzen zu vergleichen und automatisch zu genehmigen Wenn Vertragsperioden hinzugefügt werden, muss die Toleranz für jede Periode hinzugefügt werden |
| Zahlungsbedingungscode: | Wird für diesen spezifischen Vertrag verwendet anstatt von der aktuellen Kreditorenkarte kopiert zu werden |
Rechnungsperioden
Rechnungsperioden können verwendet werden, um Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen oder Toleranzen pro Periode zuzuordnen, aber auch um Erinnerungen zu senden, wenn eine Rechnung für eine bestimmte Periode fehlt.
Für Self-Billing-Rechnungen ist es erforderlich, erstellte Rechnungen zu verfolgen.

Rechnungsperiode erstellen
Gehen Sie zu: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods
Rechnungsperioden können automatisch erstellt werden, indem "Gültig von" und "bis Datum" zusammen mit Rechnungsperioden verwendet werden.
Bei der Erstellung der Zeilen wird der Periodenbetrag aus "Max. Rechnungsbetrag (NETTO-Währung)" multipliziert mit "Anzahl der Rechnungen in der Periode" unter Periodizität berechnet.
Wenn der Max. Rechnungsbetrag fehlt, wird die Berechnung aus dem Gesamtvertragsbetrag (NETTO-Währung) geteilt durch die Anzahl der Perioden durchgeführt.
Toleranzen und Zahlungsbedingungscode werden aus der Periodizität kopiert.
| Rechnungsperioden | |
|---|---|
| Periodenstartdatum: | Jede Periode hat ein Start- und Enddatum. Das Enddatum wird aus dem nächsten Startdatum -1 Tag berechnet. Rechnungen werden der Periode aufgrund der Einstellung in "Datum abgleichen basierend auf" für den aktuellen Vertrag zugeordnet. Das Periodenstartdatum wird auch als Rechnungsbelegdatum und Buchungsdatum bei der Erstellung von Self-Billing-Rechnungen verwendet |
| Periodenbetrag (NETTO-Währung): | Periodenbetrag ist der maximale Betrag pro Periode. Die Anzahl der Rechnungen wird nicht berechnet. Für Self-Billing-Rechnungen gibt es nur eine Rechnung pro Rechnungsperiodenzeile |
| Toleranzprozentsatz: | Dies wird zusammen mit dem Toleranzbetrag verwendet und ermöglicht es, zugeordnete Rechnungen innerhalb der Toleranzen zu vergleichen und automatisch zu genehmigen. Verschiedene Toleranzen können pro Periode hinzugefügt werden |
| Zahlungsbedingungscode: | Der Zahlungsbedingungscode im ExFlow Contract ersetzt die Zahlungsbedingungen von der Kreditorenkarte. Verschiedene Zahlungsbedingungen können pro Periode hinzugefügt werden |
| Self-Billing-Rechnung erstellt: | Wird auf wahr gesetzt, wenn eine Self-Billing-Rechnung für diese spezifische Periode erstellt wird. Wenn das Dokument im Import Journal oder Approval Status gelöscht wird, wird es automatisch auf falsch gesetzt und die Self-Billing-Rechnung kann erneut erstellt werden |
| Zugeordneter Rechnungsbetrag (Netto-Währung): | Summen des Rechnungsbetrags pro Periode, die im Import Journal zugeordnet wurden. Durch Personalisieren kann Betrag (Netto LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Rechnungen zu sehen und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Rechnung zu sehen |
| Nicht gebuchter Betrag (Netto-Währung): | Summen des erstellten, aber nicht gebuchten Rechnungsbetrags pro Periode, die im Approval Status zugeordnet wurden. Durch Personalisieren kann nicht gebuchter Betrag (Netto LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente zu sehen und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen |
| Gebuchter Betrag (Netto-Währung): | Summen der gebuchten Rechnungsbeträge, die pro Periode im Approval Status History zugeordnet wurden. Durch Personalisieren kann gebuchter Betrag (Netto LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente zu sehen und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen |
Rechnungsperiode erstellen
Gehen Sie zu: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods
Rechnungsperioden können automatisch erstellt werden, indem "Gültig von" und "bis Datum" zusammen mit Rechnungsperioden verwendet werden.
Bei der Erstellung der Zeilen wird der Periodenbetrag aus "Max. Rechnungsbetrag (NETTO-Währung)" multipliziert mit "Anzahl der Rechnungen in der Periode" unter Periodizität berechnet.
Wenn der Max. Rechnungsbetrag fehlt, wird die Berechnung aus dem Gesamtvertragsbetrag (NETTO-Währung) geteilt durch die Anzahl der Perioden durchgeführt.
Toleranzen und Zahlungsbedingungscode werden aus der Periodizität kopiert.

Für Rechnungssummen siehe FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic unten.
Vertrag mit Rechnungsperioden erweitern
Um einen Vertrag zu erweitern, der Perioden enthält, fügen Sie ein neues "Gültig bis Datum" in den Allgemeinen Bedingungen hinzu und aktualisieren Sie die Werte, die aus der Periodizität kopiert werden.

Rechnungserinnerung
Es gibt eine Funktion, um Erinnerungen für Verträge zu senden, die Rechnungsperioden und ExFlow Email Setup haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt E-Mail-Erinnerungen --> Vertragsrechnungserinnerung
| Rechnungserinnerung | |
|---|---|
| Erinnerung senden: | Aktivieren, um E-Mail-Erinnerung oder Benachrichtigungen zu senden. Um E-Mails und/oder BC-Benachrichtigungen senden zu können, muss der ExFlow User Zugriff auf E-Mail/Benachrichtigungen für Vertragsrechnungserinnerungen haben. Lesen Sie mehr im Abschnitt ExFlow User |
| Genehmigungsgruppen: | Fügen Sie Genehmigungsgruppen für diesen spezifischen Vertrag hinzu. Wenn keine vorhanden sind, werden Erinnerungen an "Genehmigungsgruppen" im ExFlow Email Setup gesendet |
| Rechnungserinnerungsperiode: | Verwenden Sie die Standard-Datumsformel, die auf dem Periodenstartdatum basierend berechnet wird, um anzugeben, wann die Rechnung überfällig ist |
| Feste E-Mail-Adressen: | Um Erinnerungen an Benutzer außerhalb von ExFlow für diesen spezifischen Vertrag zu senden. Wenn keine vorhanden sind, werden Erinnerungen an "Feste E-Mail-Adressen" im ExFlow Email Setup gesendet |
Vertragserinnerung
Vertragserinnerung dient dazu, Erinnerungen zu senden, bevor der Vertrag abläuft. Wenn es Zeit ist, den Vertrag zu überprüfen oder zu kündigen.

| Vertragserinnerung | |
|---|---|
| Vertragserinnerungsperiode: | Gibt die Periode vor einem Vertragsenddatum an, um eine Erinnerung zu senden. |
| Zu erinnernder Benutzer: | ExFlow User, an den Erinnerungen gesendet werden sollen. Dieser spezifische Benutzer wird in der ExFlow Contract-Liste für eine bessere Übersicht angezeigt. |
| Erinnerung gesendet: | Datum und Uhrzeit, wann die Vertragserinnerung gesendet wird. |
| Benutzer-E-Mail-Adresse: | Zeigt die E-Mail-Adresse des ausgewählten Benutzers an, der die Erinnerung erhalten soll. |
Zuordnung
Aktivieren, wenn zugeordnete Rechnungen automatisch genehmigt werden sollen.

| Zuordnung | |
|---|---|
| Zugeordnete Rechnung automatisch genehmigen: | Für die automatische Genehmigung erstellen Sie eine Genehmigungsregel mit Genehmigern, die den Informationen im Vertrag entspricht, und aktivieren Sie "Zugeordnete Rechnungen automatisch im Vertrag genehmigen". Aktivieren Sie dies, wenn die zugeordnete(n) Rechnung(en) automatisch genehmigt werden soll(en), solange die Beträge/Anzahl der Rechnungen innerhalb der Toleranz liegen. |
Vertragsfunktionen
Funktion - Vertragsreferenz erstellen
Klicken Sie auf "Vertragsreferenz erstellen", um die externe Vertragsnr. als ExFlow Reference zu erstellen. Diese kann nun für die Interpretation und Zuordnung im Import Journal verwendet werden.

Funktion - Anhänge anzeigen
Verwenden Sie diese Funktion, um die Vertragsanhänge anzuzeigen.

Funktion - Vertrag kopieren
Verwenden Sie diese Funktion, um Inhalte eines bestehenden Vertrags in einen neu erstellten Vertrag zu kopieren.
Wenn Sie die Funktion "Vertrag kopieren" verwenden, gibt es einige Felder, die nicht kopiert werden.

- Externe Vertragsnr. Muss eindeutig pro Kreditor sein.
- Deaktiviert Kann bei Vorlagenverträgen verwendet werden und wird nicht kopiert.
- Referenz erstellt Die Referenz ist mit der externen Vertragsnr. verknüpft und muss für jeden neuen Vertrag erstellt werden.
- Anhänge zu zugeordneter Rechnung kopieren Die Anhänge müssen zu jedem Vertrag hinzugefügt werden.
- Self-Billing-Rechnung Es muss ein PDF als Anhang vorhanden sein, bevor Self-Billing aktiviert werden kann. Anhänge werden nicht kopiert.
- Rechnungsperioden Können aus der Funktion "Rechnungsperioden erstellen" erstellt werden, da Perioden nicht aktualisiert werden, wenn Daten oder Beträge nicht dieselben sind wie die kopierten.
Funktion - Aktionen – Self-Billing-Rechnung erstellen
Verwenden Sie diese Funktion, um eine Self-Billing-Rechnung nur für den aktuellen Vertrag zu erstellen.

Dies kann auch automatisch über eine Auftragswarteschlange erfolgen. Lesen Sie mehr im Abschnitt Self-Billing Contract Setup
- Invoice Periods Kann aus der Funktion "Create Invoice Periods" erstellt werden, da Perioden nicht aktualisiert werden, wenn Daten oder Beträge nicht identisch mit den kopierten sind.
Funktion - Related – Dimensions
Wählen Sie Dimensionscode(s)/Wert(e), die in der Vertragsrechnung verwendet werden sollen.

FactBox – Details – Purchase Contract Statistic
In der FactBox Purchase Contract Statistic werden alle zugehörigen Rechnungen im Import Journal, Approval Status und Approval Status History insgesamt angezeigt.

| Vertragsstatistiken Einkauf | |
|---|---|
| Matched Invoice Amount (Net Currency): | Summen des Rechnungsbetrags, der im Import Journal abgeglichen wurde. Durch Personalisierung kann Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen |
| Non-posted Amount (Net Currency): | Summen der erstellten, aber nicht gebuchten Rechnungsbeträge, die im Approval Status abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Non-posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen |
| Posted Amount (Net Currency): | Summen der gebuchten Rechnungsbeträge, die in der Approval Status History abgeglichen wurden. Durch Personalisierung kann Posted Amount (Net LCY) hinzugefügt werden Klicken Sie auf den Betrag, um alle Dokumente anzuzeigen, und erweitern Sie die Ansicht, um alle Zeilen pro Dokument zu sehen |
FactBox – Attachments and Notes
Die Anzahl der hinzugefügten Anhänge und Notizen für den aktuellen Vertrag ist in der Überschrift zu sehen. Fügen Sie Anhänge oder Benachrichtigungen hinzu, indem Sie wie im Bild unten klicken.

Attachments
Anhänge können durch Klicken auf "No. of Documents" hinzugefügt werden. Wenn die Anhänge der übereinstimmenden Rechnung hinzugefügt werden sollen, muss "Copy Attachments to Matched Invoice" aktiviert werden.
Notes
Notizen, die einem ExFlow-Vertrag hinzugefügt werden, werden nicht auf Dokumente kopiert.
Vertragsworkflow
So arbeiten Sie mit ExFlow-Verträgen:
- Beginnen Sie mit der Erstellung eines Vertrags wie oben beschrieben
- Erstellen Sie eine Vertragsreferenz (ExFlow Reference)
Wenn die Rechnung innerhalb der Datums- und Betragstoleranzen liegt, kann der folgende Workflow aufgrund der Einrichtung automatisch von ExFlow durchgeführt werden. - Interpretieren Sie die Rechnung mit der externen Vertragsnummer als Referenz
- Dokument ins Import Journal importieren
Die Rechnung wird dem ExFlow-Vertrag zugeordnet - Rechnung erstellen
- Dokument buchen
Follow-up von Verträgen ohne Rechnungsperioden
Für Verträge ohne Rechnungsperioden kann das Follow-up über FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic erfolgen.

Klicken Sie auf den Betrag, um mehr Rechnungsdetails anzuzeigen.

Erweitern Sie Rechnungen, um Zeilen zu sehen

Follow-up von Verträgen mit Rechnungsperioden
Wenn der Vertrag Rechnungsperioden enthält, kann das Follow-up wie unten pro Periode durchgeführt werden. Aber auch für den gesamten Vertrag wie oben. Klicken Sie auf den Betrag, um mehr Rechnungsdetails anzuzeigen.

Grund für die Genehmigung von vertragsabgestimmten Rechnungen in ExFlow Web
Bei Abweichungen bleibt das vertragsabgestimmte Dokument im Import Journal mit einer Aktionsmeldung, die besagt, dass ''Es sind noch nicht akzeptierte Warnmeldungen vorhanden'' und das Dokument daher bei der Erstellung nicht automatisch genehmigt werden kann.
Eine Aktionsmeldung wird angezeigt, wenn beispielsweise der Vertragsbetrag höher als erwartet ist oder andere Szenarien vorliegen, die von den Vertragseinrichtungskriterien abweichen.

Wenn das Dokument korrekt ist und erstellt werden soll, muss der AP-Benutzer die Aktionsmeldung akzeptieren.
Die Aktionsmeldung wird dann in das Diskussionspanel kopiert, wenn das Dokument erstellt wird.

Im Diskussionspanel im Approval Status hat das vertragsabgestimmte Dokument eine ''Contract Warning'' und kann so aussehen:
''Contract Warning: Invoice amount is over Period Invoice Amount of 1 000 for Contract 2.''

Dieselbe Nachricht wird dem Web-Genehmiger als Chat-Nachricht angezeigt, damit der Web-Genehmiger weiß, dass dieses Dokument ein vertragsabgestimmtes Dokument ist und warum dieses spezifische Dokument seine Genehmigung benötigt.

Self-Billing-Vertrag
Self-Billing-Vertrag ist hilfreich für regelmäßige Zahlungen an einen bestimmten Kreditor, ohne Rechnungen zu erhalten.
Das Erstellen von Einkaufsrechnungen kann automatisch oder manuell pro Vertrag erfolgen.
Self-Billing-Vertragseinrichtung
Für Self-Billing gibt es einige optionale Einrichtungen, die nützlich sein können.
Gehen Sie zu: ExFlow Setup - Overview --> Contracts (List)--> Related --> Contract Setup

Hintergrundverarbeitung
| Hintergrundverarbeitung | |
|---|---|
| Self-Billing Recurring Job Que Entry Active: | Um eine Job-Warteschlange zu aktivieren, die automatisch alle Self-Billing-Rechnungen erstellt |
Nummernserie
| Self-Billing Invoice Nos. | |
|---|---|
| Self-Billing Invoice Nos.: | Fügen Sie eine separate Nummernserie für Self-Billing-Rechnungen hinzu, um den Überblick zu behalten. Wenn keine Nummernserie hinzugefügt wird, werden Business Standard Nos. verwendet |
| Self-Billing Posted Invoice Nos.: | Fügen Sie eine separate Nummernserie für Self-Billing-Buchungsrechnungen hinzu, um den Überblick zu behalten. Wenn keine Nummernserie hinzugefügt wird, werden Business Standard Nos. verwendet. |
