Reglas Generales de Codificación
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Las Reglas Generales de Codificación controlan qué valores pueden seleccionar los usuarios al codificar facturas y otros documentos de compra. Actúan como directrices a nivel de toda la empresa — los usuarios solo ven las cuentas, dimensiones y artículos que han sido aprobados.
ExFlow crea automáticamente un conjunto predeterminado de Reglas Generales de Codificación. En la mayoría de los casos, solo es necesario editar las reglas existentes si es necesario, no crear nuevas.
¿Cómo funcionan juntas las Reglas Generales de Codificación y las Reglas de Codificación de Usuario? Las Reglas Generales de Codificación se aplican a todos. Las Reglas de Codificación de Usuario permiten restricciones adicionales para una persona específica.
Además, las Reglas de Codificación de Rechazo se pueden utilizar para impedir que los aprobadores creen codificaciones no válidas en ExFlow Web.
| Botón | Función |
|---|---|
| Restart Lines | Agrega líneas para todas las nuevas columnas de codificación que se hayan configurado desde la creación de la regla |
| Mark All | Restablece todas las líneas a sus valores predeterminados |
| Reglas Generales de Codificación | Función | Ejemplo |
|---|---|---|
| Filtro | Controla lo que aparece en las listas desplegables | Solo aparecen las Cuentas de Mayor 4000–8999 |
| Validación | Verifica que el valor sea permitido cuando se aprueba la línea | Rechaza la Cuenta de Mayor 9999 si está fuera del rango |
Descripciones de Campos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| ID | Número generado automáticamente que identifica la regla. No se puede modificar. |
| Rule for | A qué tipos de documento se aplica esta regla: All, Invoice, Credit, Quote u Order. |
| Name | Un nombre descriptivo para identificar fácilmente la regla, p. ej. "Todas las Facturas – Filtro de Cuentas". |
| Reminder Note | Una nota opcional para administradores. No se muestra a los usuarios finales. |
| Active | Activa o desactiva la regla. La regla debe tener un tipo seleccionado (Filtro o Validación) antes de poder activarse. |
| From Amount / To Amount | Aplicar esta regla solo a documentos cuyo importe total esté dentro de este rango. Dejar en blanco para aplicar a todos los importes. |
| From Line Amount / To Line Amount | Aplicar esta regla solo a líneas de codificación cuyo importe de línea esté dentro de este rango. Dejar en blanco para aplicar a todos los importes. |
| Validation Rule | Marcar para que la regla verifique los valores ingresados cuando se aprueba una línea. |
| Filter Rule | Marcar para que la regla controle lo que aparece en las listas desplegables/de búsqueda. |
Ejemplos rápidos de codificación
| Tarea | Cómo |
|---|---|
| Permitir que los usuarios seleccionen cualquier Cuenta de Mayor | Marcar "All" en la línea de Cuenta de Mayor |
| Solo permitir un rango | Escribir 4000..8999 en Text Range |
| Solo permitir valores específicos | Escribir SALES|ADMIN|HR en Text Range |
| Aplicar la regla solo a facturas | Establecer "Rule for" = Invoice |
| Dar a un usuario menos opciones | Crear una Regla de Codificación de Usuario y asignarla en la tarjeta de permisos de usuario de ExFlow |
| Bloquear una combinación | Crear una Regla de Rechazo |
| Actualizar una regla después de agregar columnas | Hacer clic en "Restart Lines" |
Editar una Regla
ExFlow proporciona reglas predeterminadas. Para ajustarlas:
- Abrir ExFlow AP Setup → Codificación → Reglas Generales de Codificación
- Seleccionar la regla a modificar
- Actualizar los campos según sea necesario (ver tabla anterior)
- Configurar los valores permitidos para cada columna de codificación (ver más abajo)
- Asegurarse de que Active esté activado
Establecer Valores Permitidos
Cada regla tiene líneas — una por columna de codificación (Cuenta de Mayor, Departamento, Proyecto, etc.). Para cada línea, establecer:
- All — marcar si cualquier valor es aceptable (sin restricción)
- Empty — marcar si es aceptable dejar el campo en blanco
- Text Range — escribir un filtro para controlar qué valores están permitidos:
| Expresión | Los usuarios pueden seleccionar |
|---|---|
| 4000..8999 | Cualquier valor de 4000 a 8999 |
| SALES|ADMIN|HR | Solo SALES, ADMIN o HR |
Si una columna no necesita restricciones, marcar All. Dejarla en blanco bloquea todo.
Restricción por Importe
Una regla puede limitarse para aplicarse solo cuando el importe del documento o de la línea esté dentro de un rango específico.
Utilizar los campos From/To Amount o From/To Line Amount.
Errores Comunes
| Mensaje de error | Qué hacer |
|---|---|
| "General Coding Rule is missing" | Crear una Regla de Filtro y activarla |
| "General Coding Rule is missing for {Column}" | La regla no tiene una línea para esa columna — agregarla o usar "Restart Lines" |
| "Validation failed on Line No. X" | El valor ingresado no está permitido — verificar el Text Range de la regla |
| "Below values combined is not allowed" | Una Regla de Rechazo está bloqueando esta combinación — usar valores diferentes |