Reglas de Codificación de Denegación
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Las "Reglas de Codificación de Denegación" se pueden usar para restringir a los aprobadores de crear codificaciones inválidas en ExFlow Web.
Las Reglas de Codificación de Denegación se utilizan para prohibir que el aprobador en ExFlow Web agregue o apruebe valores de ciertas maneras. Por ejemplo, para bloquear las cuentas 5910..5999 en combinación con un valor de Departamento vacío.
| General | |
|---|---|
| ID: | Los números de ID se asignan a la regla de codificación en el orden en que se crean. Esto no tiene efecto en la priorización |
| Nombre: | Nombre descriptivo para la regla |
| Activo: | Si la regla está activa o no |
| Regla para: | Agregar Todo para todos los tipos de documentos o elegir de la lista si esta Regla debe activarse solo para Cotización, Factura, Nota de Crédito u Orden |
| Desde Monto: | Filtrar por monto total en el documento |
| Hasta Monto: | Filtrar por monto total en el documento |
| Desde Monto de Línea: | Especifica si la regla de codificación solo debe aplicarse a las líneas del documento en un rango específico de monto de línea |
| Hasta Monto de Línea: | Especifica si la regla de codificación solo debe aplicarse a las líneas del documento en un rango específico de monto de línea |
| Mensaje de Validación: | Agregar una descripción opcional si es necesario |
| Se aplica a Grupos de Aprobación: | Especifica si la regla de codificación solo se aplica a grupos de aprobación específicos |
| Solo Aprobador Final: | Especifica si la regla de codificación solo debe aplicarse al aprobador final en el flujo de aprobación |
Ejemplos
Utilice las Reglas de Codificación de Denegación cuando los usuarios deben poder codificar, pero ciertas combinaciones nunca deben aprobarse.
Ejemplos del flujo de configuración
- Cree una nueva regla y dele un nombre claro, por ejemplo: Bloquear Departamento vacío para 59xx.
- Establezca Regla para (por ejemplo, solo Factura o Todos).
- Establezca límites de monto si la regla solo debe aplicarse por encima de un umbral.
- Agregue un Mensaje de Validación claro para que el aprobador sepa qué corregir.
- Active la regla y pruébela en ExFlow Web con un documento de ejemplo.
Consejos
- Mantenga los nombres de las reglas orientados al negocio para que sean fáciles de mantener.
- Siempre agregue un mensaje de validación útil; reduce las consultas de soporte.
- Comience con unas pocas reglas de alto impacto y luego agregue más basándose en errores de codificación recurrentes.
Ejemplo 1: No permitir valor vacío en un código de columna requerido
Caso de uso: El Departamento siempre debe estar establecido en las cuentas de gastos.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre de Regla | Bloquear Departamento vacío en 5910..5999 |
| Regla para | Factura (o Todos, si es necesario) |
| Condición 1 | Cuenta G/L = 5910..5999 |
| Condición 2 | Departamento = vacío |
| Mensaje de Validación | El Departamento es obligatorio para las cuentas 5910..5999. |
Resultado: El aprobador no puede aprobar la codificación donde la columna Departamento está vacía para esas cuentas.
Ejemplo 2: Requerir Tarea de Proyecto cuando se ingresa un Proyecto
Caso de uso: Prevenir codificación de proyecto incompleta.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre de Regla | Proyecto requiere Tarea de Proyecto |
| Condición 1 | Proyecto no está vacío |
| Condición 2 | Tarea de Proyecto está vacía |
| Mensaje de Validación | La Tarea de Proyecto es requerida cuando se usa Proyecto. |
Resultado: Si el aprobador agrega un Proyecto pero deja la Tarea de Proyecto vacía, la aprobación se bloquea hasta que se complete la Tarea de Proyecto.
Ejemplo 3: No contabilizar en una cuenta predefinida
Caso de uso: Una cuenta predefinida se usa solo como sugerencia temporal, pero nunca debe contabilizarse sin recodificación.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre de Regla | Bloquear contabilización en cuenta predefinida 2999 |
| Regla para | Factura y Nota de Crédito |
| Condición | Cuenta G/L = 2999 |
| Mensaje de Validación | La cuenta 2999 es una cuenta temporal/predefinida y debe reemplazarse antes de la aprobación. |
| Opcional | Habilite Solo Aprobador Final si solo la aprobación final debe aplicar este bloqueo. |
Resultado: Los documentos codificados con la cuenta 2999 no pueden aprobarse hasta que la línea sea recodificada.
Ejemplo 4: Forzar Centro de Costo en líneas de alto valor
Caso de uso: Control adicional solo para líneas grandes.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre de Regla | Líneas de alto valor requieren Centro de Costo |
| Desde Monto de Línea | 10000 |
| Condición 1 | Centro de Costo = vacío |
| Mensaje de Validación | El Centro de Costo es requerido para montos de línea superiores a 10,000. |
Resultado: Las líneas pequeñas no se ven afectadas, mientras que las líneas de alto valor deben contener un Centro de Costo.
Ejemplo 5: Bloquear codificación vacía en todos los tipos de línea
Caso de uso: Cada línea de documento — independientemente del tipo de línea — debe tener un valor. La codificación vacía nunca debe aprobarse.
| Configuración | Valor |
|---|---|
| Nombre de Regla | Bloquear codificación vacía en todos los tipos de línea |
| Regla para | Todos |
| Condición 1 | Cuenta G/L = vacío |
| Condición 2 | Artículo = vacío |
| Condición 3 | Recurso = vacío |
| Condición 4 | Cargo (Artículo) = vacío |
| Mensaje de Validación | Cada línea debe tener un valor para su tipo de línea (Cuenta G/L, Artículo, Recurso o Cargo de Artículo). |
Resultado: Si alguna línea tiene un valor vacío en su columna de tipo de línea — ya sea Cuenta G/L, Artículo, Recurso o Cargo (Artículo) — el aprobador no puede aprobar el documento hasta que la codificación esté completada.