Registro de Auditoría

El Registro de Auditoría de ExFlow se basa en el Registro de Cambios estándar de Business Central para proporcionar un registro mejorado y fácil de usar de los cambios realizados en los documentos en ExFlow. Cuando está activado, el Registro de Auditoría rastrea todos los cambios realizados en un documento desde la importación hasta la publicación. Vea los cambios en los documentos en un formato resumido basado en estados y acciones de la factura, o vea los cambios en un formato detallado que rastrea los cambios a nivel de campo.

Activar el Registro de Auditoría

Para activar el Registro de Auditoría, busque y vaya a Configuración del Registro de Auditoría de ExFlow.

ExFlow Audit Log Setup
Change Log Activated	Muestra si el Registro de Cambios estándar de Business Central está actualmente activo o no.
Audit Log Template	Especifica la Plantilla de Registro de Auditoría que se aplicará al Registro de Cambios.
Period DateFormula	Especifica la fórmula de fecha utilizada para determinar la antigüedad que deben tener las entradas antes de ser eliminadas por la acción "Delete Expired Entries".
Change Log Setup	Abre la página estándar de Configuración del Registro de Cambios de Business Central, utilizada para activar/desactivar el registro de cambios.
Audit Log Templates	Abre la lista de Plantillas de Registro de Auditoría.
Apply Template	Vuelve a aplicar la Plantilla de Registro de Auditoría seleccionada a la configuración del Registro de Cambios.
Delete Expired Entries	Elimina las entradas del Registro de Auditoría más antiguas que la Period DateFormula especificada.

En la página de Configuración del Registro de Auditoría de ExFlow:

• Seleccione una Plantilla de Registro de Auditoría (vea más información sobre las plantillas de registro de auditoría a continuación)

• En la cinta, haga clic en “Configuración del Registro de Cambios”
  
  
  

• En la página de Configuración del Registro de Cambios, active “Registro de Cambios Activado”
  

La configuración en la Plantilla de Registro de Auditoría seleccionada se aplicará al registro de cambios estándar de Business Central. Para ver la configuración del registro de cambios aplicada, en la página de Configuración del Registro de Cambios, primero haga clic en “Más opciones” y luego seleccione Acciones --> Configuración --> Otros --> Tablas.

Plantillas de Registro de Auditoría

Una plantilla de Registro de Auditoría define las tablas y campos que se rastrearán en el Registro de Auditoría de ExFlow. Habrá una plantilla predeterminada “BASE” disponible para su uso, pero se pueden crear plantillas personalizadas adicionales. Abra la plantilla BASE para ver las tablas y campos incluidos:

• Busque y vaya a “Plantillas de Registro de Auditoría de ExFlow”.
• En la lista de Plantillas de Registro de Auditoría de ExFlow, haga clic en el Código para abrir la plantilla.

La plantilla “BASE” no se puede cambiar, pero se puede copiar para crear una plantilla personalizada.

Crear una Plantilla Personalizada

Para crear una Plantilla Personalizada, primero se debe copiar la plantilla Base, luego se pueden realizar cambios en la plantilla recién creada.

• Abra la Plantilla “Base”

• Seleccione “Copiar Plantilla” en la cinta.
  
  

• Ingrese un Nuevo Nombre de Plantilla y una descripción.
  
  

• Abra la plantilla recién creada.
  Para registrar cambios en todos los campos de una tabla listada, active la opción “Registrar Todos los Campos”.
  

Para seleccionar ciertos campos a registrar:
Seleccione la tabla deseada, asegurándose de que la opción “Registrar Todos los Campos” esté desactivada, luego actualice la sección “Campos” (parte inferior de la pantalla) según sea necesario:

Para agregar un campo, haga clic en “Nueva Línea” y luego seleccione el campo deseado en la línea recién creada.

Para eliminar un campo, seleccione el campo deseado y luego haga clic en “Eliminar Línea”.

Para empezar a usar la plantilla personalizada, regrese a Configuración del Registro de Auditoría de ExFlow, seleccione la nueva plantilla en el campo "Audit Log Template" y luego haga clic nuevamente en "Change Log Setup" para que se apliquen las tablas y campos de la nueva plantilla.

Es bueno saber: Activar "Log All Fields" para muchas tablas, o rastrear una gran cantidad de campos, puede generar muchas entradas de registro con el tiempo. Rastree solo los campos que realmente se necesitan para mantener el registro fácil de leer y limitar la cantidad de datos almacenados.

Campos de Monitoreo y Notificación

Cada línea de campo también tiene dos opciones adicionales que vinculan el campo con la función estándar de Monitoreo de Campos Sensibles ("Sensitive Field Monitoring") de Business Central, además del seguimiento normal del Registro de Auditoría:

• Monitor Field – Marca el campo como un campo monitoreado/sensible en Business Central. Los cambios en el campo también se registran en el registro estándar de Monitoreo de Campos (Monitored Field Log Entries) y se reportan mediante telemetría, además de la entrada normal del Registro de Auditoría/Registro de Cambios. Use esta opción para campos que contienen datos sensibles, como números de cuenta bancaria o asignaciones de aprobadores.

• Notify – Cuando se activa junto con "Monitor Field", el destinatario configurado en la página Field Monitoring Setup de Business Central recibe una notificación por correo electrónico cada vez que cambia el valor del campo. Esto requiere que el correo electrónico y la Field Monitoring Setup (destinatario y cuenta de envío) ya estén configurados en Business Central; de lo contrario, no se enviará ninguna notificación.

Ver el Registro de Auditoría para un Documento de ExFlow

Vaya a: Historial de Estado de Aprobación de ExFlow --> Relacionado --> Registro de Auditoría

Después de que un documento haya sido publicado, el registro de auditoría es accesible desde el Historial de Estado de Aprobación. En este punto del proceso, todas las acciones desde la importación hasta la publicación serán visibles en la Vista Resumida y todos los cambios a nivel de campo se pueden ver desde la Vista Detallada.

El Registro de Auditoría se abrirá en Vista Resumida donde verá una lista de las acciones del documento que han ocurrido desde que se importó el documento (importado, verificado, coincidente con el recibo, etc.) con una marca de fecha y hora que indica cuándo ocurrió la acción. El Área indica dónde estaba el documento en el proceso de ExFlow cuando ocurrió la acción.

La información en esta vista se puede exportar a Excel seleccionando la acción “Exportar a Excel” en la cinta.

Para ver todas las entradas del registro de cambios estándar de Business Central para una sola línea de acción, profundice en la línea haciendo clic en cualquier valor de campo en la línea. Si no se registraron cambios para la acción, recibirá un mensaje “No se encontraron cambios”.

Para ver todos los cambios realizados en el documento, desde la página de Vista Resumida, haga clic en Vista Detallada --> Ver Documento Completo.

La Vista Detallada --> Ver Área enumerará todos los campos segregados en secciones como sigue:

• Encabezado
• Líneas
• Aprobadores

Cada campo se presentará como una línea separada con columnas que muestran todos los cambios realizados en el campo junto a la acción a la que se relacionó el cambio. Los cambios más recientes se mostrarán en las columnas de la izquierda. Para ver cambios anteriores, desplácese hacia la derecha para ver columnas adicionales. Si hay una cantidad significativa de cambios, haga clic en Conjunto Siguiente para ver cambios adicionales.

En el ejemplo mostrado a continuación, podemos ver que el cambio más reciente (a las 10:34:53 AM del 29/6/23) fue realizado por el usuario KONNIE:

• El aprobador fue cambiado de SAM a MARK (ver fila “Aprobador” en la captura de pantalla a continuación)
• El aprobador original (SAM) fue asignado por la Regla de Aprobación MARKETING (ver fila “Agregado desde Regla de Aprobación” en la captura de pantalla a continuación)
• El nuevo aprobador (MARK) fue asignado manualmente por el usuario KONNIE (ver fila “Creado En” en la captura de pantalla a continuación)

Nota: El valor original se muestra a la izquierda de la flecha y el nuevo valor se muestra a la derecha.

Eliminar Entradas Caducadas

Vaya a: Configuración del Registro de Auditoría de ExFlow --> Eliminar Entradas Caducadas

Similar a la funcionalidad estándar, es posible ingresar una Period DateFormula en la Configuración del Registro de Auditoría, para usar al eliminar entradas antiguas del registro de auditoría.

Para este ejemplo, se agregan siete años, y las entradas del registro de auditoría de ExFlow anteriores a siete años se eliminarán al utilizar esta función.

Registro de Auditoría en el Historial de Estado de Aprobación

Ir a: Historial de Estado de Aprobación de ExFlow --> Relacionado --> Registro de Auditoría

Una vez que un documento ha sido publicado, el grupo Registro de Auditoría en Relacionado en la página de Historial de Estado de Aprobación proporciona acceso rápido al historial de cambios y aprobación de ese documento, sin necesidad de abrir la Vista Detallada descrita anteriormente. Este es un atajo conveniente para investigar un documento ya conocido y publicado.

Acción	Descripción
Registro de Auditoría	Abre la misma Vista Resumida/Detallada del Registro de Auditoría descrita anteriormente, mostrando cada acción y cambio a nivel de campo registrado para el documento. Útil para ver exactamente qué se cambió y por quién.
Historial de Aprobación del Documento	Genera un PDF que muestra el documento junto con su historial de aprobación. Útil para crear un registro imprimible o compartible de quién aprobó el documento, por ejemplo, para una auditoría externa.
Flujo de Aprobación del Documento	Ejecuta un informe que muestra los aprobadores por los que pasó el documento, en orden. Útil para obtener una visión rápida del flujo de aprobación del documento.
Flujo de Aprobación del Documento con Regla de Aprobación	Igual que "Flujo de Aprobación del Documento", pero también muestra qué Regla de Aprobación agregó a cada aprobador. Útil para entender por qué se agregó un aprobador específico al documento.