Registro Preliminar
Use el Registro Preliminar de ExFlow para registrar costos e IVA al recibir y crear documentos. Registre sus costos e IVA directamente para generar informes financieros y tributarios con el mínimo esfuerzo.
Los Movimientos de Proveedor registrados se crearán en una cuenta de balance regular o en una cuenta de balance separada según su configuración y se incluirán en el Flujo de Efectivo.
Elija la Cuenta de Mayor por Tipo de Línea y Grupos de Registro, o a una Cuenta Provisional. Los Movimientos de Trabajo y los Diferimientos también están incluidos.
Una vez que el documento esté completamente aprobado y registrado, el Registro Preliminar se revierte automáticamente.
El Registro Preliminar solo está disponible para Facturas y Notas de Crédito activadas para la Aprobación ExFlow.
Configuración de ExFlow
Para poder realizar el registro preliminar, ExFlow necesita los siguientes diarios y el Registro de Entrada (SweBase) debe estar desactivado.
| Configuración de ExFlow - Registro Preliminar | |
|---|---|
| Registro Preliminar: | Cuando la configuración siguiente esté completa, active el Registro Preliminar |
| Habilitar Registro con Diferimientos: | Si los cronogramas de diferimiento deben incluirse al crear registros preliminares. Cuando esté deshabilitado, las líneas con Códigos de Diferimiento se registran sin procesamiento de diferimiento. Habilitado por defecto. |
| Habilitar Incl. Cuentas Auto Prelim: | Si los Grupos de Cuenta Automática deben incluirse al crear registros preliminares. Habilitado por defecto. |
| Código de Origen: | Use uno existente o cree uno nuevo para facilitar el seguimiento |
| Plantilla Diario General: | Use una existente o cree una nueva |
| Lote Diario General: | Use uno existente o cree uno nuevo |
| En Espera: | 1-3 letras que se agregarán en los Movimientos de Proveedor para evitar pagos en documentos registrados preliminarmente que aún no están aprobados. El valor predeterminado al ejecutar el Asistente ExFlow será EXF, pero se puede cambiar si es necesario. |
| Redondeo de Factura: | Si SweBase (para clientes suecos) está instalado, el Redondeo de Factura es visible y se usa solo para el Registro Preliminar Si SweBase no está instalado, será visible bajo Verificaciones de Registro de Doc. y se usará tanto para el Registro Preliminar como para el Registro. El Redondeo de Factura no es requerido. Para más información vaya a la sección Redondeo de Factura abajo |
| Descripción de Registro: | Descripción al Registrar El valor predeterminado al ejecutar el Asistente ExFlow será Registrado Preliminarmente, pero se puede cambiar si es necesario |
| Descripción de Reversión: | Descripción al Revertir. El valor predeterminado al ejecutar el Asistente ExFlow será Revertido Preliminarmente, pero se puede cambiar si es necesario |
| Grupo Registro Prod. IVA 0%: | Agregue un Grupo Registro Prod. IVA con 0% para registrar preliminarmente sin IVA en lugar del Grupo Registro Prod. IVA agregado en la línea del documento. Este registro se revertirá y el registro de IVA se registra con el Grupo Registro Prod. IVA agregado a la factura solo en el registro final. |
Configuración del Registro Preliminar
Vaya a: Configuración ExFlow --> Relacionado --> Avanzado --> Configuración del Registro Preliminar
Esta página se abrirá automáticamente al activar el Registro Preliminar.
Elija la Opción de Registro por Tipo de Línea
| Configuración del Registro Preliminar ExFlow | |
|---|---|
| Cuenta Provisional: | El registro se realizará según los grupos de registro en la Configuración de Registro General y la Cuenta Provisional de Registro Preliminar ExFlow |
| Cuenta de Compra: | Líneas de Documento con Tipo de Línea Cuenta G/L, el registro se realizará en la Cuenta G/L actual en la línea del documento Para Producto, Recurso, Activos Fijos y Cargo (Producto) el registro se realizará según los grupos de registro en la Configuración de Registro General. Cuenta de Compra para Facturas y Cuenta de Nota de Crédito de Compra para Notas de Crédito |
Toda la configuración necesaria para el Registro Preliminar, Configuración de Registro General y Configuración de Registro de Proveedor, puede accederse desde la Configuración del Registro Preliminar ExFlow. Lea más abajo.
Después de cerrar la página de Registro Preliminar, recibirá una pregunta si hay Facturas o Notas de Crédito en Estado de Aprobación.
Al elegir registrar preliminarmente todos los documentos en Estado de Aprobación, puede haber mensajes de error. Vaya al Estado de Aprobación y corrija el error y Registre Preliminarmente manualmente por documento.
Lea más en la sección Estado de Aprobación
Configuración de Registro General
Hay un acceso directo desde la Configuración Preliminar.
Cuentas G/L usadas para Producto, Recurso, Activo Fijo, y Cargo de Producto cuando Cuenta de Compra está seleccionada en la Opción de Registro.
Cuentas G/L usadas cuando Cuenta Provisional está seleccionada en la Opción de Registro.
Grupos de Registro de Proveedor
Hay un acceso directo desde la Configuración Preliminar.
Es posible Registrar Preliminarmente a una Cuenta por Pagar separada.
Agregue un nuevo Grupo de Registro de Proveedor, uno o varios, y agréguelos en grupos existentes en el campo Grupo de Registro de Proveedor Preliminar ExFlow.
Si el Grupo de Registro de Proveedor se usa como Grupo de Registro Preliminar ExFlow, no puede usarse en ningún otro lugar.
Para usar la configuración estándar, deje en blanco el Grupo de Registro de Proveedor Preliminar ExFlow.
Funciones incluidas en el Registro Preliminar
Cuentas G/L
El Registro Preliminar se realizará según la configuración en la Configuración del Registro Preliminar.
Fechas de Registro
Fecha de Registro del Documento y Fecha de IVA al crear el documento.
Número de Serie
Números de Registro iguales a los Números de Registro de Factura o Números de Registro de Nota de Crédito en el documento.
Verificaciones de registro
Habrá control para Verificaciones de Creación de Doc. y Mover Diferimiento Adelante.
Pero también el siguiente control de las Verificaciones de Registro de Doc. en la Configuración ExFlow:
Configuración ExFlow - Verificaciones de Registro de Doc.:
- No Registrar Cuenta Predefinida
- Verificar Monto Bruto
- Diferencia Máx. para Monto Bruto (DL)
Movimientos de registro incluidos en el registro preliminar
Movimientos incluidos en el Registro Preliminar:
- Movimiento G/L
- Movimiento IVA
- Movimiento de Proveedor
- Movimiento Detallado de Proveedor
- Movimiento de Trabajo
- Registro G/L
Movimientos de registro no incluidos
Movimientos no incluidos en el Registro Preliminar:
- Factura/Nota de Crédito de Compra Registrada
- Movimientos de Producto
- Movimiento de Valor (Producto)
- Movimiento de Recurso (Recurso)
- Movimiento de AF
Funciones al revertir el Registro Preliminar
La reversión se realizará cuando el documento esté aprobado, verificado y registrado finalmente o eliminado. La reversión se registrará como arriba pero con las siguientes diferencias:
Fecha de Registro del Documento y Fecha de IVA
La reversión se registrará en las fechas de registro actuales del documento. Por tanto, la reversión se puede realizar incluso después de cerrar el período.
Diferimientos
Si la fecha de registro de diferimiento permitida está cerrada, la reversión de diferimientos se registrará en la primera fecha de registro de diferimiento permitida. Por tanto, la reversión de diferimientos se puede realizar incluso después de cerrar el período.
Flujo de Trabajo del Registro Preliminar
Diario de Importación
Antes de crear el documento, el Registro Preliminar se puede previsualizar.
Cree el documento desde el Diario de Importación para Registro preliminar.
Estado de Aprobación
En el Estado de Aprobación es posible ver si el documento ha sido registrado preliminarmente o no.
Para acceder a las funciones
Vaya a: Estado de Aprobación ExFlow --> Acciones --> Registro Preliminar
| Estado de Aprobación - Registro Preliminar | |
|---|---|
| Registrar: | El registro solo se puede hacer una vez |
| Previsualizar Registro: | Previsualizar Registro antes de registrar |
| Revertir: | Para corregir el Registro, Revertir, corregir el documento y registrar de nuevo |
| Buscar Movimientos: | Buscar Movimientos para Documentos Registrados Preliminarmente |
Ficha de Factura y Nota de Crédito
Para poder Registrar Preliminarmente un documento debe estar Activado para la Aprobación ExFlow.
Si la Aprobación ExFlow está inactivada, el Registro Preliminar se revertirá. Y si se activa, la Factura/Nota de Crédito se registrará.
Todas las funciones en el Estado de Aprobación también están disponibles desde la Ficha.
Vaya a: Acciones --> Registro Preliminar
Correcciones
Si el registro necesita ser corregido, Revertir, corregir el documento y hacer un nuevo Registro Preliminar. Todo el registro y la reversión usarán la Fecha de Registro y Fecha de IVA actual.
Historial de Aprobación
Todo el registro se puede encontrar bajo Buscar movimientos. Elimine el filtro en Fecha para mostrar todos.
Eliminar Documento
Al eliminar un Documento Registrado Preliminarmente, la reversión se realizará en la Fecha de Registro y Fecha de IVA actual.
Documentos Eliminados ExFlow
Al eliminar un documento o inactivar para la Aprobación ExFlow, una copia del documento se guardará en Documentos Eliminados ExFlow.
Para encontrar Movimientos Registrados Preliminarmente
Vaya a: Relacionado --> Registro Preliminar --> Buscar Movimientos
Elimine el filtro en Fecha para mostrar todos.
Movimientos de Proveedor
Al Registrar o Revertir un Registro Preliminar se registra un Movimiento de Proveedor y también se incluye en el Flujo de Efectivo.
La Descripción de Registro se agregará desde la Configuración ExFlow.
ExFlow Registrado Preliminarmente estará marcado y En Espera se agregará desde la Configuración ExFlow y no se puede cambiar después del registro.
Los Movimientos de Proveedor Registrados Preliminarmente no se pueden usar para Aplicar Movimientos desde Movimientos de Proveedor o Diarios de Pago.
Hay un filtro rápido agregado para ordenar o excluir Movimientos Registrados Preliminarmente.
Vaya a: Relacionado --> Filtro de Registro Preliminar ExFlow
Filtros de Registro Preliminar:
- Mostrar solo Registrados/Revertidos Preliminarmente
- Excluir Registrados/Revertidos Preliminarmente
- Mostrar todos
Registro Final
Después de que el documento esté Aprobado y Verificado, Registre el documento como de costumbre y el Registro Preliminar se revertirá en la Fecha de Registro actual del documento.
El Movimiento de Proveedor para la reversión se aplicará al documento Registrado Preliminarmente y el Monto Pendiente se establecerá en cero.
Informes
Informe de Estado de Aprobación
El Informe de Estado de Aprobación en el cierre mensual aún se puede usar.
Para el Registro Preliminar, use la Opción de Registro, Cuenta Provisional, en la Configuración del Registro Preliminar y la misma Cuenta G/L para todo el registro en la Configuración de Registro General en ExFlow Registro Preliminar Provisional.
Al crear el informe y los Movimientos G/L revierten el Registro Preliminar usando la misma Cuenta G/L para la Cuenta de Balance.
Después de cerrar la página de Publicación Preliminar, recibirá una pregunta si hay Facturas o Notas de Crédito en Estado de Aprobación.
Al elegir publicar preliminarmente todos los documentos en Estado de Aprobación, pueden aparecer mensajes de error. Vaya al Estado de Aprobación y corrija el error y publique preliminarmente manualmente por documento.
Lea más en la sección Estado de Aprobación
Configuración de Publicación General
Hay un acceso directo desde la Configuración Preliminar.
Cuentas G/L utilizadas para Artículo, Recurso, Activo Fijo y Cargo de Artículo cuando se selecciona Cuenta de Compras en la Opción de Publicación.
Cuentas G/L utilizadas cuando se selecciona Cuenta Provisional en la Opción de Publicación.
Grupos de Publicación de Proveedores
Hay un acceso directo desde la Configuración Preliminar.
Es posible Publicar Preliminarmente a una Cuenta de Pagos separada.
Agregue un nuevo Grupo de Publicación de Proveedores, uno o varios, y agréguelo a los grupos existentes en el campo Grupo de Publicación de Proveedores Preliminar de ExFlow.
Si el Grupo de Publicación de Proveedores se usa como Grupo de Publicación Preliminar de ExFlow, no se puede usar en ningún otro lugar.
Para usar la configuración estándar, deje el Grupo de Publicación de Proveedores Preliminar de ExFlow en blanco.
Funciones incluidas en la Publicación Preliminar
Cuentas G/L
La Publicación Preliminar se realizará según la configuración en la Configuración de Publicación Preliminar.
Fechas de Publicación
Fecha de Publicación del Documento y Fecha de IVA al crear el documento.
Serie de Números
Números de Publicación iguales a los Números de Publicación de Factura o Números de Publicación de Nota de Crédito en el documento.
Verificaciones de Publicación
Habrá control para Verificaciones de Creación de Documentos y Mover Diferimiento Adelante.
Pero también el siguiente control de Verificaciones de Publicación de Documentos en la Configuración de ExFlow:
Configuración de ExFlow - Verificaciones de Publicación de Documentos:
- No Publicar Cuenta Predefinida
- Verificar Monto Bruto
- Diferencia Máxima para Monto Bruto (LCY)
Entradas de Publicación incluidas en la Publicación Preliminar
Entradas incluidas en la Publicación Preliminar:
- Entrada G/L
- Entrada de IVA
- Entrada de Libro Mayor de Proveedores
- Detalle de Entrada de Libro Mayor de Proveedores
- Entrada de Libro Mayor de Trabajos
- Registro G/L
Entradas de Publicación no incluidas
Entradas no incluidas en la Publicación Preliminar:
- Factura/Nota de Crédito de Compra Publicada
- Entradas de Libro Mayor de Artículos
- Entrada de Valor (Artículo)
- Entrada de Libro Mayor de Recursos (Recurso)
- Entrada de Libro Mayor de Activos Fijos
Funciones al revertir la Publicación Preliminar
La reversión se realizará cuando el documento esté aprobado, verificado y publicado finalmente o eliminado. La reversión se publicará como se mencionó anteriormente, pero con las siguientes diferencias:
Fecha de Publicación del Documento y Fecha de IVA
La reversión se publicará en las fechas de publicación actuales del documento. Por lo tanto, la reversión se puede realizar incluso después de cerrar el período.
Diferimientos
Si la fecha de publicación del diferimiento permitida está cerrada, la reversión de los diferimientos se publicará en la primera fecha de publicación del diferimiento permitida. Por lo tanto, la reversión de los diferimientos se puede realizar incluso después de cerrar el período.
Flujo de Trabajo de Publicación Preliminar
Diario de Importación
Antes de crear el documento, se puede previsualizar la Publicación Preliminar.
Crear documento desde el Diario de Importación para publicar preliminarmente.
Estado de Aprobación
En el Estado de Aprobación es posible ver si el documento ha sido publicado preliminarmente o no.
Para acceder a las funciones
Ir a: Estado de Aprobación de ExFlow --> Acciones --> Publicación Preliminar
| Estado de Aprobación - Publicación Preliminar | |
|---|---|
| Publicar: | La publicación solo se puede realizar una vez |
| Previsualizar Publicación: | Previsualizar Publicación antes de publicar |
| Revertir: | Para corregir la Publicación, Revertir, corregir el documento y publicar nuevamente |
| Buscar Entradas: | Buscar Entradas para Documentos Publicados Preliminarmente |
Tarjeta de Factura y Nota de Crédito
Para poder Publicar Preliminarmente un documento, debe estar Activado para la Aprobación de ExFlow.
Si la Aprobación de ExFlow está desactivada, la Publicación Preliminar se revertirá. Y si se activa, la Factura/Nota de Crédito se publicará.
Todas las funciones en el Estado de Aprobación también están disponibles desde la Tarjeta.
Ir a: Acciones --> Publicación Preliminar
Correcciones
Si la publicación necesita ser corregida, Revertir, corregir el documento y realizar una nueva Publicación Preliminar. Todas las publicaciones y reversiones utilizarán la Fecha de Publicación y la Fecha de IVA actuales.
Historial de Aprobación
Todas las publicaciones se pueden encontrar en Buscar entradas. Elimine el filtro en Fecha para mostrar todas.
Eliminar Documento
Al eliminar un Documento Publicado Preliminarmente, la reversión se realizará en la Fecha de Publicación y la Fecha de IVA actuales.
Documentos Eliminados de ExFlow
Al eliminar un documento o desactivar para la Aprobación de ExFlow, se guardará una copia del documento en Documentos Eliminados de ExFlow.
Para encontrar Entradas Publicadas Preliminarmente
Ir a: Relacionado --> Publicación Preliminar --> Buscar Entradas
Elimine el filtro en Fecha para mostrar todas.
Entradas de Libro Mayor de Proveedores
Al Publicar o Revertir una Publicación Preliminar, se publicará una Entrada de Libro Mayor de Proveedores y también se incluirá en el Flujo de Caja.
La Descripción de Publicación se agregará desde la Configuración de ExFlow.
ExFlow Publicado Preliminarmente estará marcado y En Espera se agregará desde la Configuración de ExFlow y no se puede cambiar después de la publicación.
Las Entradas de Libro Mayor de Proveedores Publicadas Preliminarmente no se pueden usar para Aplicar Entradas desde Entradas de Libro Mayor de Proveedores o Diarios de Pago.
Hay un filtro rápido agregado para ordenar o excluir Entradas Publicadas Preliminarmente.
Ir a: Relacionado --> Filtro de Publicación Preliminar de ExFlow
Filtros de Publicación Preliminar:
- Mostrar solo Publicadas/Revertidas Preliminarmente
- Excluir Publicadas/Revertidas Preliminarmente
- Mostrar todas
Publicación Final
Después de que el documento esté Aprobado y Verificado, publique el documento como de costumbre y la Publicación Preliminar se revertirá en la Fecha de Publicación actual del documento.
La Entrada de Libro Mayor de Proveedores para la reversión se aplicará al documento Publicado Preliminarmente y el Monto Restante se establecerá en cero.
Informes
Informe de Estado de Aprobación
El Informe de Estado de Aprobación en el cierre mensual aún se puede usar.
Para la Publicación Preliminar, use la Opción de Publicación, Cuenta Provisional, en la Configuración de Publicación Preliminar y la misma Cuenta G/L para todas las publicaciones en la Configuración de Publicación General en la Cuenta Provisional de Publicación Preliminar de ExFlow.
Al crear el informe y las Entradas G/L, revierta la Publicación Preliminar utilizando la misma Cuenta G/L para la Cuenta de Balance.
Recupere Líneas de Líneas de Documentos de ExFlow y todos los documentos se publicarán con la codificación más reciente, incluso si no están completamente aprobados.
Para más información sobre el Informe de Estado de Aprobación, lea más en las secciones Informes e Informe de Estado de Aprobación.
ExFlow Cuentas por Pagar Preliminares
Este informe se basa en el informe estándar de Business Central con la opción de elegir filtro en documentos Publicados Preliminarmente de ExFlow.
ExFlow Cuentas por Pagar Antiguas
Este informe se basa en el informe estándar de Business Central con la opción de elegir filtro en documentos Publicados Preliminarmente de ExFlow.
