Control Presupuestario C/G
Al trabajar con el presupuesto del libro mayor en Business Central estándar, solo existen herramientas para comparar los movimientos contabilizados con el presupuesto. Ninguna antes de la contabilización.
Con el Control Presupuestario C/G de ExFlow, los usuarios pueden realizar un seguimiento del presupuesto para Facturas de Compra y Notas de Crédito antes de la contabilización. También al aprobar en ExFlow Web.
Asistente de Control Presupuestario de ExFlow
Cómo empezar con el Control Presupuestario C/G de ExFlow paso a paso.
Vaya a: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Budget Control Wizard
Calcular el Control Presupuestario C/G
Elija la opción preferida para calcular el Control Presupuestario C/G:
1.Mensual
Calcular y comparar la contabilización con el presupuesto por mes.
2.Hasta el Mes de Contabilización
Calcular y comparar la contabilización C/G con el presupuesto desde el inicio del presupuesto hasta el final del mes de contabilización del documento.
3.Total
Calcular y comparar la contabilización C/G con el presupuesto desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización en la configuración del período presupuestario.
Dimensiones Globales
Elija las dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Es posible ignorar dimensiones o elegir una u otra, o ambas.
Períodos Presupuestarios C/G
Los Períodos Presupuestarios C/G son necesarios para que ExFlow sepa con qué presupuesto comparar la contabilización.
Haga clic en "Add Budget Periods" para seleccionar el período y el presupuesto.
Agregue la Fecha de Inicio, la Fecha de Finalización y el Presupuesto con el que comparar.
Agregar Columnas Web
Agregará las columnas web necesarias a la Columna de ExFlow. Si las columnas ya están agregadas, no se pueden eliminar desde el Asistente de Control Presupuestario.
Para eliminar columnas, vaya a: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns
Advertencias
Notificación al % se utiliza para alertar a los aprobadores cuando se acercan al límite del presupuesto.
Cuando el importe de la línea supera el porcentaje de notificación, se mostrará el % de Presupuesto Utilizado y el Importe de Presupuesto Restante en texto en negrita en Business Central.
Advertencias en el Diario de Importación
Active las advertencias en el Diario de Importación, tanto para Advertencia al % como para Importe sobre Presupuesto. Estas advertencias pueden aceptarse en el Diario de Importación para enviar el documento a aprobación.
Propietario del Presupuesto
Agregue un grupo de aprobación para el Propietario del Presupuesto que apruebe cuando el presupuesto del libro mayor sea excedido (superior al 100%).
El Propietario del Presupuesto se añadirá al flujo de aprobación como último aprobador. Si está vacío, no se añadirán aprobadores de presupuesto al flujo de aprobación.
Tolerancia de Aprobación
La tolerancia de aprobación se verifica por línea de documento.
Mantenga tanto el Importe como el Porcentaje lo más bajos posible. Esto se debe a que el Importe y el porcentaje son por cuenta C/G y combinación de dimensiones.
Procesamiento en Segundo Plano
La actualización de los Totales Presupuestarios C/G de ExFlow a partir de los Movimientos del Libro Mayor se puede realizar al contabilizar desde el Estado de Aprobación o configurando una cola de trabajos.
Con Cola de Trabajos: Actualizar añadiendo una Cola de Trabajos programada.
Al Contabilizar desde el Estado de Aprobación: Actualizar al contabilizar desde el Estado de Aprobación.
Finalizar y actualizar la configuración
Haga clic en "Finish" para cerrar el Asistente de Control Presupuestario de ExFlow y aplicar la configuración.
Configuración del Control Presupuestario C/G de ExFlow
Para configurar manualmente, revisar o actualizar la configuración, vaya a Configuración del Control Presupuestario C/G de ExFlow.
Vaya a: ExFlow Setup - Overview --> ExFlow Budget Control Setup
General
| General | |
|---|---|
| Activo: | Para Habilitar o Deshabilitar el Control Presupuestario C/G de ExFlow. Para Deshabilitar las Columnas de ExFlow, vaya a: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns |
| Cálculo Presupuestario C/G: | Elija la opción preferida para calcular el Control Presupuestario C/G: 1.Mensual Calcular y comparar la contabilización con el presupuesto por mes. 2. Hasta el Mes de Contabilización Calcular y comparar la contabilización C/G con el presupuesto desde el inicio del presupuesto hasta el final del mes de contabilización del documento. 3. Total Calcular y comparar la contabilización C/G con el presupuesto desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización en la configuración del período presupuestario. |
| Dimensión Global 1: | Elija las dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Ignore las dimensiones o elija una u otra, o ambas. |
| Dimensión Global 2: | Elija las dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Ignore las dimensiones o elija una u otra, o ambas. |
Advertencias
| Advertencias | |
|---|---|
| Notificación al %: | Para alertar a los aprobadores cuando se acercan al límite del presupuesto. Cuando el importe de la línea supera el porcentaje de notificación, se mostrará el % de Presupuesto Utilizado y el Importe de Presupuesto Restante en texto en negrita en Business Central |
| Advertencia sobre Notificación: | Activar advertencias en el Diario de Importación para Advertencia al %. Las advertencias pueden aceptarse en el Diario de Importación para enviar el documento a aprobación |
| Advertencia sobre Presupuesto: | Activar advertencias en el Diario de Importación si la codificación supera el Presupuesto. Las advertencias pueden aceptarse en el Diario de Importación para enviar el documento a aprobación |
Aprobación
| Aprobación | |
|---|---|
| Propietario del Presupuesto: | Agregue un grupo de aprobación para el propietario del presupuesto que apruebe cuando el presupuesto del libro mayor sea excedido (superior al 100%). El Propietario del Presupuesto se añadirá al flujo de aprobación como último aprobador. Si está vacío, no se añadirán aprobadores de presupuesto al flujo de aprobación |
| Tolerancia de Aprobación: | La tolerancia de aprobación se verifica por línea de documento. Mantenga tanto el Importe como el Porcentaje lo más bajos posible. Esto se debe a que el Importe y el porcentaje son por cuenta C/G y combinación de dimensiones |
Procesamiento en Segundo Plano
La actualización de los Totales Presupuestarios C/G de ExFlow a partir de los Movimientos del Libro Mayor se puede realizar al contabilizar desde el Estado de Aprobación o configurando una cola de trabajos. Los totales se utilizan para resumir todos los Movimientos C/G por Año, Mes y Combinación de Dimensiones Globales.
| Procesamiento en Segundo Plano | |
|---|---|
| Con Cola de Trabajos: | Actualizar añadiendo una Cola de Trabajos programada |
| Al Contabilizar desde el Estado de Aprobación: | Actualizar al contabilizar desde el Estado de Aprobación |
Funciones
Función Configuración de Períodos Presupuestarios C/G
Vaya a: ExFlow G/L Budget Control Setup --> G/L Budget Period Setup
Los Períodos Presupuestarios C/G son necesarios para que ExFlow sepa con qué presupuesto comparar la contabilización.
Haga clic en "New" y seleccione la Fecha de Inicio, la Fecha de Finalización y el Código de Presupuesto C/G del período.
Función - Agregar Columnas Web
Vaya a: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Add Web Columns
Agregará las columnas web necesarias a la Columna de ExFlow.
Para Deshabilitar las Columnas de ExFlow, vaya a: ExFlow Setup --> Related --> Advanced --> Columns
Función - Actualizar Totales Presupuestarios C/G
Vaya a: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Update G/L Budget Totals
La primera vez que se comienza con el Control Presupuestario C/G de ExFlow, o al cambiar la configuración, puede ser útil acelerar el cálculo del Control Presupuestario.
Esto se puede hacer ejecutando la actualización ahora o en una fecha y hora seleccionadas.
Función - Actualización de Datos
Vaya a: ExFlow G/L Budget Control Setup --> Update of Data
Actualiza las líneas de documentos ya existentes como preparación para el uso del Control Presupuestario. Debe ejecutarse antes de activar el Control Presupuestario.
Flujo de Trabajo del Control Presupuestario C/G de ExFlow
Comenzar con la configuración
La Configuración del Control Presupuestario C/G de ExFlow debe estar activada como se indicó anteriormente.
Cálculos
El cálculo utiliza la Fecha de Contabilización del documento, el Presupuesto añadido en la Configuración de Períodos Presupuestarios para Facturas y Notas de Crédito.
Los documentos se incluyen desde el Diario de Importación, el Estado de Aprobación y los creados manualmente en Business Central (fuera del Flujo de Aprobación de ExFlow).
Se realiza por Cuenta C/G de Pérdidas y Ganancias y Combinación de Dimensiones Globales en la Configuración del Control Presupuestario C/G.
No hay cálculo presupuestario para Cuentas C/G de Balance.
Para Productos, Activos Fijos, Recursos y Cargo (Producto), el cálculo se realiza desde la Cuenta de Compras o la Cuenta de Nota de Crédito de Compras en la Configuración General de Contabilización.
Columnas en Líneas
| Columnas en Líneas | |
|---|---|
| Importe Restante: | Muestra el Importe de Presupuesto Restante calculado como se indicó anteriormente |
| % Presupuesto Utilizado: | Muestra el porcentaje de presupuesto utilizado calculado como se indicó anteriormente |
Estado Detallado del Presupuesto
Al utilizar Diferimientos o Grupos de Cuentas Automáticas en una línea de documento, puede haber varios períodos y Cuentas C/G.
El Estado Detallado del Presupuesto mostrará el Estado:
- Dentro del Presupuesto
- Advertencia
- Dentro de Tolerancia
- Sobre Presupuesto
- Presupuesto Faltante
El Estado mostrará el nivel de advertencia más alto de las Líneas Detalladas.
Haga clic en Budget Status para mostrar las Líneas Detalladas del Presupuesto y el Importe Restante junto con el % de Presupuesto Utilizado.
Función - Mostrar Presupuesto
Para ver cómo ExFlow ha calculado el Importe de Presupuesto Restante y el % de Presupuesto Utilizado, haga clic en Show Budget.
Vaya a: Line --> Show Budget
El Resumen del Presupuesto de ExFlow muestra un resumen de cómo y desde dónde se calcula el presupuesto.
Haga clic en Amount para cada línea para obtener información más detallada a nivel de transacción.
Diario de Importación
Si las Advertencias están activadas en la Configuración del Control Presupuestario C/G de ExFlow, aparecerán en el FactBox del Diario de Importación para Mensajes de Advertencia.
Dependiendo de la configuración, tanto Sobre Notificación como Sobre Presupuesto pueden mostrarse para una o varias líneas.
Todos los mensajes de advertencia pueden aceptarse para enviar el documento a Aprobación.
ExFlow Web
En ExFlow Web se activarán las tres columnas: Importe Restante, % Presupuesto Utilizado y Estado Detallado del Presupuesto.
Sin embargo, los Aprobadores no pueden ver el cálculo ni el Estado Detallado del Presupuesto.
Al cambiar la codificación o dividir la línea, haga clic en guardar y abra el documento nuevamente para ver los valores presupuestarios actualizados.
Estado de Aprobación
Si la línea supera el presupuesto y el Propietario del Presupuesto está configurado en la Configuración del Control Presupuestario C/G de ExFlow, este grupo de aprobadores se añadirá como último aprobador. Pero no hasta que el último aprobador en el flujo de aprobación haya aprobado.
Esto se debe a que la codificación en la línea puede cambiar durante el flujo de aprobación y la línea puede dejar de estar sobre presupuesto.
Al añadir al Propietario del Presupuesto como aprobador en el flujo de aprobación, se marcará como "Created in" Budget Control.
