Control Presupuestario G/L

Cuando se trabaja con el presupuesto del libro mayor en Business Central estándar, solo hay herramientas para comparar las entradas del libro mayor publicadas con el presupuesto. Ninguna antes de la publicación.

Con el Control Presupuestario G/L de ExFlow, los usuarios pueden realizar un seguimiento del presupuesto para Facturas de Compra y Notas de Crédito antes de la publicación. También, al aprobar en ExFlow Web.

Asistente de Control Presupuestario de ExFlow

Cómo comenzar con el Control Presupuestario G/L de ExFlow paso a paso.

Ir a: Configuración --> Asistentes de ExFlow --> Asistente de Control Presupuestario de ExFlow

Calcular Control Presupuestario G/L

Elija la opción preferida para calcular el Control Presupuestario G/L:

1. Mensual
   Calcular y comparar la publicación con el presupuesto por mes

2. Hasta el Mes de Publicación
   Calcular y comparar la publicación G/L con el presupuesto desde el inicio del presupuesto hasta el final del mes de publicación del documento

3. Total
   Calcular y comparar la publicación G/L con el presupuesto desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización en la configuración del período presupuestario

Dimensiones Globales

Elija dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Es posible ignorar dimensiones o elegir una u otra, o ambas.

Períodos Presupuestarios G/L

Se necesitan Períodos Presupuestarios G/L para que ExFlow sepa con qué presupuesto comparar la publicación. Haga clic en “Agregar Períodos Presupuestarios” para seleccionar el período y el presupuesto. Agregue la Fecha de Inicio, la Fecha de Finalización y el Presupuesto con el que comparar.

Agregar Columnas Web

Agregará las columnas web necesarias a la Columna de ExFlow. Si las columnas se agregan, no se pueden eliminar desde el Asistente de Control Presupuestario.
Para eliminar columnas, vaya a: Configuración de ExFlow --> Relacionado --> Avanzado --> Columnas

Advertencias

La notificación en % se utiliza para advertir a los aprobadores cuando se está cerca de alcanzar el presupuesto. Cuando el monto de la línea supera el porcentaje de notificación, mostrará el % del Presupuesto Usado y el Monto del Presupuesto Restante en negrita en Business Central.

Advertencias en el Diario de Importación

Active las advertencias en el Diario de Importación, tanto para la Advertencia en % como para el Monto sobre el Presupuesto. Estas advertencias se pueden aceptar en el Diario de Importación para enviar el documento para aprobación.

Propietario del Presupuesto

Agregue un grupo de aprobación para el Propietario del Presupuesto para aprobar cuando se exceda el presupuesto del libro mayor (más del 100%). El Propietario del Presupuesto se agregará al flujo de aprobación como último aprobador. Si está vacío, no se agregarán aprobadores de presupuesto al flujo de aprobación.

Tolerancia de Aprobación

La tolerancia de aprobación se verifica por línea de documento. Mantenga tanto el Monto como el Porcentaje lo más bajos posible. Esto se debe a que el Monto y el porcentaje son por combinación de cuenta G/L y dimensión.

Procesamiento en Segundo Plano

La actualización de los Totales del Presupuesto G/L de ExFlow a partir de las Entradas del Libro Mayor se puede hacer al publicar desde el Estado de Aprobación o configurando una cola de trabajos.

Con Cola de Trabajos: Actualizar agregando una Cola de Trabajos programada.

Al Publicar desde el Estado de Aprobación: Actualizar al publicar desde el Estado de Aprobación.

Finalizar y actualizar configuración

Haga clic en "Finalizar" para cerrar el Asistente de Control Presupuestario de ExFlow y aplicar la configuración.

Configuración del Control Presupuestario G/L de ExFlow

Para configurar manualmente, revisar o actualizar la configuración, vaya a Configuración del Control Presupuestario G/L de ExFlow.
Ir a: Configuración --> Configuración Manual de ExFlow --> Configuración del Control Presupuestario de ExFlow

General

General
Activo:	Para habilitar o deshabilitar el Control Presupuestario G/L de ExFlow. Para deshabilitar las Columnas de ExFlow, vaya a: Configuración de ExFlow --> Relacionado --> Avanzado --> Columnas
Cálculo del Presupuesto G/L:	Elija la opción preferida para calcular el Control Presupuestario G/L: 1. Mensual Calcular y comparar la publicación con el presupuesto por mes. 2. Hasta el Mes de Publicación Calcular y comparar la publicación G/L con el presupuesto desde el inicio del presupuesto hasta el final del mes de publicación del documento. 3. Total Calcular y comparar la publicación G/L con el presupuesto desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización en la configuración del período presupuestario.
Dimensión Global 1:	Elija dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Ignore dimensiones o elija una u otra, o ambas.
Dimensión Global 2:	Elija dimensiones globales para el control presupuestario del libro mayor. Ignore dimensiones o elija una u otra, o ambas.

Advertencias

Advertencias
Notificación en %:	Para advertir a los aprobadores cuando se está cerca de alcanzar el presupuesto. Cuando el monto de la línea supera el porcentaje de notificación, mostrará el % del Presupuesto Usado y el Monto del Presupuesto Restante en negrita en Business Central
Advertencia sobre Notificación:	Active las advertencias en el Diario de Importación para la Advertencia en %. Las advertencias se pueden aceptar en el Diario de Importación para enviar el documento para aprobación
Advertencia sobre Presupuesto:	Active las advertencias en el Diario de Importación si la codificación está sobre el Presupuesto. Las advertencias se pueden aceptar en el Diario de Importación para enviar el documento para aprobación

Aprobación

Aprobación
Propietario del Presupuesto:	Agregue un grupo de aprobación para el propietario del presupuesto para aprobar cuando se exceda el presupuesto del libro mayor (más del 100%). El Propietario del Presupuesto se agregará al flujo de aprobación como último aprobador. Si está vacío, no se agregarán aprobadores de presupuesto al flujo de aprobación
Tolerancia de Aprobación:	La tolerancia de aprobación se verifica por línea de documento. Mantenga tanto el Monto como el Porcentaje lo más bajos posible. Esto se debe a que el Monto y el porcentaje son por combinación de cuenta G/L y dimensión

Procesamiento en Segundo Plano

La actualización de los Totales del Presupuesto G/L de ExFlow a partir de las Entradas del Libro Mayor se puede hacer al publicar desde el Estado de Aprobación o configurando una cola de trabajos. Los totales se utilizan para resumir todas las Entradas G/L por Año, Mes y Combinación de Dimensión Global.

Procesamiento en Segundo Plano
Con Cola de Trabajos:	Actualizar agregando una Cola de Trabajos programada
Al Publicar desde el Estado de Aprobación:	Actualizar al publicar desde el Estado de Aprobación

Función – Configuración del Control Presupuestario G/L

Se necesitan Períodos Presupuestarios G/L para que ExFlow sepa con qué presupuesto comparar la publicación.

Haga clic en “Nuevo” y seleccione la Fecha de Inicio, la Fecha de Finalización y el Código de Presupuesto G/L.

Función - Agregar Columnas Web

Agregará las columnas web necesarias a la Columna de ExFlow.
Para deshabilitar las Columnas de ExFlow, vaya a: Configuración de ExFlow --> Relacionado --> Avanzado --> Columnas.

Función - Actualizar Totales del Presupuesto G/L

La primera vez que se comience con el Control Presupuestario G/L de ExFlow, o al cambiar la configuración, puede ser útil acelerar el cálculo para el Control Presupuestario.

Esto se puede hacer ejecutando la actualización ahora o en la fecha y hora seleccionadas.

Flujo de Trabajo del Control Presupuestario G/L de ExFlow

Comenzar con la configuración

La Configuración del Control Presupuestario G/L de ExFlow debe estar activada como se mencionó anteriormente.

Cálculos

El cálculo utiliza la Fecha de Publicación en el documento, el Presupuesto agregado en la Configuración del Período Presupuestario para Facturas y Notas de Crédito.

Los documentos se incluyen desde el Diario de Importación, el Estado de Aprobación y los creados manualmente en Business Central (fuera del Flujo de Aprobación de ExFlow).

Se realiza por Cuenta G/L de Estado de Resultados y Combinación de Dimensión Global en la Configuración del Control Presupuestario G/L.
No hay cálculo presupuestario para Cuentas G/L de Balance.

Para Artículos, Activos Fijos, Recursos y Cargos (Artículo), el cálculo se realiza desde la Cuenta de Compra o la Cuenta de Nota de Crédito de Compra en la Configuración de Publicación General.

Columnas en Líneas

Columnas en Líneas
Monto Restante:	Muestra el Monto del Presupuesto Restante calculado como se mencionó anteriormente
% del Presupuesto Usado:	Muestra el porcentaje del presupuesto usado calculado como se mencionó anteriormente

Estado Detallado del Presupuesto: Al usar Diferimiento o Grupos de Cuentas Automáticas en una línea de documento, puede haber varios períodos y cuentas G/L. El Estado Detallado del Presupuesto mostrará el Estado:

• Dentro del Presupuesto
• Advertencia
• Dentro de la Tolerancia
• Sobre el Presupuesto
• Presupuesto Faltante

El estado mostrará el nivel de advertencia más alto de las Líneas Detalladas. Haga clic en el estado del presupuesto para mostrar las Líneas Detalladas del Presupuesto y el Monto Restante junto con el % del Presupuesto Usado.

Función - Mostrar Presupuesto

Para mostrar cómo ExFlow ha calculado el Monto del Presupuesto Restante y el % del Presupuesto Usado, haga clic en mostrar Presupuesto.
Ir a: Línea --> Mostrar Presupuesto

El Resumen del Presupuesto de ExFlow es un resumen de cómo y de dónde se calcula el presupuesto. Haga clic en Monto para cada línea para obtener información más detallada a nivel de transacción.

Diario de Importación

Si las Advertencias están activadas en la Configuración del Control Presupuestario G/L de ExFlow, aparecerán en el FactBox del Diario de Importación para el Mensaje de Advertencia. Dependiendo de la configuración, tanto la Advertencia sobre Notificación como la Advertencia sobre Presupuesto pueden mostrarse para una o varias líneas.

Todos los mensajes de advertencia se pueden aceptar para enviar el documento para aprobación.

ExFlow Web

En ExFlow Web se activarán las tres columnas. Monto Restante, % del Presupuesto Usado y Estado Detallado del Presupuesto. Pero los aprobadores no pueden ver el cálculo o el Estado Detallado del Presupuesto. Al cambiar la codificación o dividir la línea, haga clic en guardar y abra el documento nuevamente para ver los valores presupuestarios actualizados.

Estado de Aprobación

Si la línea está sobre el presupuesto y el Propietario del Presupuesto está agregado en la Configuración del Control Presupuestario G/L de ExFlow, este grupo de aprobadores se agregará como último aprobador. Pero no hasta que el último aprobador en el flujo de aprobación haya aprobado. Esto se debe a que la codificación en la línea puede cambiar durante el flujo de aprobación y la línea puede ya no estar sobre el presupuesto. Al agregar al Propietario del Presupuesto como aprobador en el flujo de aprobación, se marcará como “Creado en” Control Presupuestario.