Contrato

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ExFlow Contract se puede utilizar para realizar un seguimiento de las facturas recibidas y faltantes para Contratos y también puede aprobar automáticamente las facturas coincidentes. Comience creando un nuevo Contrato haciendo clic en "New".

Para configurar y aprobar Contratos, lea más en la sección OMNI Approval.

Ficha de Contrato

General

En esta sección, agregue información general para este contrato específico, Proveedor, Flujo de Aprobación y Codificación.

General
Contract No.:	Asignado automáticamente en el orden en que se crean
Vendor No.:	Seleccione Proveedor de la lista
Vendor Name:	Muestra el nombre del Vendor No. seleccionado
External Contract No.:	Especifica el External Contract No. que es el Código de Referencia de ExFlow. La referencia se puede interpretar en la Factura para hacer coincidir un Contrato específico. Si se crea un código de referencia, el External Contract No. ya no se puede cambiar. Para actualizar, cambie el External Contract No. y presione enter. Message: No se le permite actualizar External Contract No. ¿Desea agregar Related Reference en su lugar? Responda Yes y Related Reference se agregará automáticamente en la Reference Card
Description:	Agregue una descripción
Inactivated:	Sí o No. Para hacer coincidir una factura, el contrato debe estar activo
Copy Attachment to Matched Invoice:	Sí o No. Si es sí, agregue un adjunto
Reference Created:	Si se crea la referencia, el código de referencia se mostrará con un enlace a la ExFlow References Card
ExFlow Purchase Code:	Agregue ExFlow Purchase Code y las líneas de factura se crearán automáticamente en Import Journal
First Approver:	Especifica el primer aprobador que se debe utilizar en las Facturas coincidentes. Debido a la configuración en "Copy First Approver to the Approval Flow" en ExFlow Setup, First Approver se puede usar como Aprobador o para definir una regla de aprobación con coincidencia en First Approver Filter
Approval Rule:	Especifica la regla de aprobación que se debe usar cuando una Factura coincide con este Contrato Agregue una Approval Rule específica para usar siempre para este Contrato. El Approval Flow no se actualizará incluso si se cambia la codificación en el proceso de aprobación First Approver también se puede usar como filtro para agregar automáticamente una Approval Rule a la Factura, pero en ese caso no se puede usar Approval Rule en el ExFlow Contract
Purchaser Code:	Especifica un Purchaser Code que se debe aplicar cuando una factura coincide con este Contrato. Se puede usar para definir una regla de aprobación si no hay Approval Rule agregada arriba
Reference Description:	Especifica la descripción agregada a la referencia Al actualizar la descripción, la descripción de Referencia creada se actualizará automáticamente
Self-Billing Invoice:	Para crear Facturas de Auto-facturación, se debe agregar un adjunto PDF. Cuando está habilitado, las facturas vinculadas al contrato se crearán según los Invoice Periods. Se pueden hacer manualmente (Actions --> Create Self-Billing Invoice) o con la ayuda de una job queue. Lea más sobre esto en ExFlow Contract Setup
Create Self-Billing Invoice:	Seleccione cómo crear Facturas de Auto-facturación - Per Period: Una Factura por período hasta la fecha actual - All: Una Factura por período para todos los períodos creados
Vendor Invoice No.:	Esto creará Vendor Invoice No. para Facturas de Auto-facturación.

Términos Generales

En Términos Generales, agregue totales para este contrato específico.

General Terms
Valid from Date and Valid to Date:	Términos del contrato. Si se crea Invoice Periods, Valid to Date se puede usar para extender Invoice Periods. Lea más en la sección Invoice Periods
Currency Code:	El Currency Code que se utilizará al facturar el contrato
Total Contract Amount (Net Currency):	Especifica el monto total del contrato incluyendo tolerancias. Es decir, el monto total del contrato excluyendo IVA.

Periodicidad

Agregue monto de factura, periodicidad y número de facturas por período.

Al trabajar con Períodos de Factura, esta sección solo se utiliza para copiar valores cuando se crean períodos.

Periodicity
Invoicing Period:	Si el período de facturación, por ejemplo, es por trimestre = 3M o cada mes = 1M
Period Start Date:	Fecha de inicio para la próxima factura
Period End Date:	Se calcula automáticamente según Invoicing Period
Match dates based on:	Posting Date, Document Date o Due Date
Number of Invoices in Period:	Especifica el número de facturas que se esperan durante el período de facturación
Check Periods:	Yes o No. Especifica si se debe verificar el período del contrato. Si está inactivado, no habrá verificación por factura, solo para los totales del contrato en General Terms
Max. Invoice Amount (Net Currency):	Especifica el monto máximo para cualquier factura conectada a este contrato. Tenga en cuenta, monto máximo excl. IVA esperado por factura. La verificación del monto se realiza por período
Tolerance Percentage:	Se utilizará junto con Tolerance Amount y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias Si se agregan Contract Periods, se debe agregar tolerancia para cada período
Tolerance Amount:	Se utilizará junto con Tolerance Percentage y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias Si se agregan Contract Periods, se debe agregar tolerancia para cada período
Payment Terms Code:	Se usa para este Contrato específico en lugar de copiarse de la Vendor Card actual

Períodos de Factura

Los Períodos de Facturación se pueden utilizar para hacer coincidir facturas con diferentes montos o tolerancias por período, pero también para enviar recordatorios si falta una Factura para un período específico.

Para Facturas de Auto-facturación es necesario realizar un seguimiento de las facturas creadas.

Invoice Periods
Period Start Date:	Cada período tiene una fecha de inicio y finalización. La fecha de finalización se calcula desde la próxima fecha de inicio -1 día. Las facturas se coincidirán con el período según la configuración en "Match Date Based on" para el contrato actual. Period Start Date también se usa como fecha de documento de factura y fecha de registro al crear Facturas de Auto-facturación
Period Amount (NET Currency):	Period Amount es el monto máximo por período. El número de facturas no se calcula. Para Facturas de Auto-facturación solo habrá una Factura por línea de Invoice Period
Tolerance Percentage:	Esto se utilizará junto con Tolerance Amount y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias. Se pueden agregar diferentes tolerancias por período
Payment Terms Code:	Payment Terms Code en ExFlow Contract reemplazará Payment Terms de Vendor Card. Se pueden agregar diferentes términos de pago por período
Self-Billing Invoice Created:	Se establecerá en verdadero si se crea Self-Billing Invoice para ese período específico. Si el documento se elimina en Import Journal o Approval Status, se establecerá automáticamente en falso y Self Billing Invoice se puede crear nuevamente
Matched Invoice Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura por período coincidente en Import Journal. Mediante personalizar se puede agregar Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todas las Facturas y expanda la vista para ver todas las líneas por Factura
Non-posted Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura creado pero no registrado por período coincidente en Approval Status. Mediante personalizar se puede agregar Non-posted Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Posted Amount (Net Currency):	Totales de montos de facturas registradas coincidentes por período en Approval Status History. Mediante personalizar se puede agregar Posted Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento

Crear Período de Factura

Vaya a: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods

Los Invoice Periods se pueden crear automáticamente usando Valid From Date y Valid to Date junto con Invoice Periods.

Al crear las líneas, Period Amount se calcula desde "Max. Invoice Amount (NET Currency)" multiplicado por "Number of Invoices in Period" en Periodicity.

Si falta Max. Invoice Amount, el cálculo se realiza desde Total Contract Amount (NET Currency) dividido por el número de períodos.

Tolerances y Payment Terms Code se copiarán de Periodicity.

Para totales facturados, consulte FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic a continuación.

Extender Contrato con períodos de factura

Para extender un contrato que contiene períodos, agregue una nueva "Valid to Date" en General Terms y actualice los valores que se copian de Periodicity.

Recordatorio de Factura

Hay una función para enviar recordatorios para contratos que tienen períodos de factura y ExFlow Email Setup. Lea más en la sección Email Reminders --> Contract Invoice Reminder

Invoice Reminder
Send Reminder:	Active para enviar Email Reminder o Notificaciones. Para poder enviar correos electrónicos y/o Notificaciones de BC, el ExFlow User debe tener acceso a Email/Notifications para Contract Invoice Reminder. Lea más en la sección ExFlow User
Approval Groups:	Agregue Approval Groups para este contrato específico. Si no hay ninguno, los recordatorios se envían a "Approval Groups" en ExFlow Email Setup
Invoice Reminder Period:	Use la fórmula de fecha estándar calculada en Period Start Date para especificar cuándo la factura está atrasada
Fixed Email Addresses:	Para enviar recordatorios a usuarios fuera de ExFlow para este contrato específico. Si no hay ninguno, los recordatorios se envían a "Fixed Email addresses" en ExFlow Email Setup

Recordatorio de Contrato

Contract Reminder es para enviar recordatorios antes de que expire el contrato. Cuando sea momento de revisar o cancelar el Contrato.

Contract Reminder
Contract Reminder period:	Especifica el período antes de una Contract End Date, para enviar un recordatorio.
User to Remind:	ExFlow User al que se deben enviar recordatorios. Este usuario específico se mostrará en la lista de ExFlow Contract para una mejor visión general.
Reminder sent:	Fecha y hora en que se envía el Contract Reminder.
User Email Address:	Muestra la Dirección de Email del usuario seleccionado que debe recibir el recordatorio.

Coincidencia

Active si la factura coincidente debe aprobarse automáticamente

Matching
Auto. Approve Matched Invoice:	Para aprobación automática, cree una Approval Rule con aprobadores que coincidan con la información en Contract, y active "Auto. Approve Matched Invoices on Contract". Habilite esto si la(s) factura(s) coincidente(s) deben aprobarse automáticamente, siempre que los montos/número de facturas estén dentro de la tolerancia.

Funciones de Contrato

Función - Crear Referencia de Contrato

Haga clic en "Create Contract Reference" para crear el External Contract No como una ExFlow Reference. Esto ahora se puede usar para interpretación y coincidencia en Import Journal.

Función - Mostrar Adjuntos

Use esta función para mostrar los adjuntos del contrato.

Función - Actions – Crear Factura de Auto-facturación

Use esta función para crear Self-Billing Invoice solo para el contrato actual.

Esto también se puede hacer automáticamente usando una job queue. Lea más en la sección Self-Billing Contract Setup

Función - Copiar Contrato

Use esta función para copiar el contenido de un contrato existente a un contrato recién creado.

Si usa la función "Copy Contract" hay algunos campos que no se copiarán.

• External Contract no. Debe ser único por Proveedor.
• Inactivated Se puede usar en Contratos de Plantilla y no se copiará.
• Reference Created La Referencia está relacionada con External Contract No. y debe crearse para cada nuevo contrato.
• Copy Attachments to Matched Invoice Los Adjuntos deben agregarse a cada Contrato.
• Self-Billing Invoice Debe haber un PDF como adjunto antes de que se pueda activar Self-Billing. Los Adjuntos no se copian.
• Invoice Periods Se pueden crear desde la función "Create Invoice Periods" debido a que los períodos no se actualizarán si las Fechas o Montos no son los mismos que se copiaron.

Función - Related – Dimensiones

Elija código(s)/valor(es) de dimensión que se deben usar en la factura del contrato.

FactBox – Details – Purchase Contract Statistic

En FactBox Purchase Contract Statistic se muestran en total todas las facturas relacionadas en Import Journal, Approval Status y Approval Status History.

Purchase Contract Statistics
Matched Invoice Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura coincidente en Import Journal. Mediante personalizar se puede agregar Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Non-posted Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura creado pero no registrado coincidente en Approval Status. Mediante personalizar se puede agregar Non-posted Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Posted Amount (Net Currency):	Totales de montos de facturas registradas coincidentes en Approval Status History. Mediante personalizar se puede agregar Posted Amount (Net LCY). Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento

FactBox – Adjuntos y Notas

El número de adjuntos y Notas agregados para el contrato actual se puede ver en el encabezado. Agregue adjuntos o notificaciones haciendo clic como se muestra en la imagen a continuación.

Adjuntos

Los adjuntos se pueden agregar haciendo clic en No. of Documents. Si los adjuntos deben agregarse a la factura coincidente, "Copy Attachments to Matched Invoice" debe estar activado.

Notas

Las notas agregadas a un ExFlow Contract no se copiarán a ningún documento.

Flujo de Trabajo de Contrato

Cómo trabajar con ExFlow Contracts:

1. Comience creando un contrato como se indica arriba
2. Cree Contract Reference (ExFlow Reference)
   Si la factura está dentro de las fechas y tolerancias de monto, el siguiente flujo de trabajo puede realizarse automáticamente por ExFlow según la configuración.
   
3. Interprete la Factura con External Contract No. como Referencia
4. Importe el Documento a Import Journal
   La factura coincidirá con ExFlow Contract
5. Cree la Factura
6. Registre el documento  

Seguimiento de Contratos sin Períodos de Factura

Para Contratos sin Invoice Periods, el seguimiento se puede realizar desde FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic.

Haga clic en el Amount para más detalles de la factura.

Expanda las facturas para ver las líneas

Seguimiento de Contratos con Períodos de Factura

Si el contrato contiene Invoice Periods, el seguimiento se puede realizar por período como se muestra a continuación. Pero también, para el Contrato total como arriba. Haga clic en el Amount para más detalles de la factura.

Razón para Aprobación de Factura Coincidente de Contrato en ExFlow Web

En caso de desviaciones, el documento coincidente del contrato permanecerá en el Import Journal con un Action Message que indica que ''Hay mensajes de advertencia que aún no se han aceptado'' y el documento, por lo tanto, no puede aprobarse automáticamente cuando se crea.

Se mostrará un mensaje de acción si, por ejemplo, el monto del contrato es mayor de lo esperado u otros escenarios que se desvíen de los criterios de configuración del contrato.

Si el documento es correcto y debe crearse, el usuario de AP debe aceptar el mensaje de acción.

El mensaje de acción se copiará al Discussion Panel cuando se cree el documento.

En el Discussion Panel en Approval Status, el documento coincidente del contrato tendrá un ''Contract Warning'', y puede verse así:

''Contract Warning: El monto de la factura supera el Period Invoice Amount de 1 000 para el Contrato 2.''

El mismo mensaje se mostrará como un mensaje de chat al aprobador web, para que el aprobador web sepa que este documento es un documento coincidente de contrato y por qué este documento específico necesita su aprobación.

Contrato de Auto-facturación

El Contrato de Auto-facturación es útil para pagos regulares a un proveedor específico sin recibir facturas.

La creación de facturas de compra se puede realizar automáticamente o manualmente por contrato.

Configuración de Contrato de Auto-facturación

Para Auto-facturación hay algunas configuraciones opcionales que pueden ser útiles.

Vaya a: ExFlow Setup - Overview --> Contracts (List)--> Related --> Contract Setup

Procesamiento en Segundo Plano

Background Processing
Self-Billing Recurring Job Que Entry Active:	Para activar una Job Queue para crear automáticamente todas las Facturas de Auto-facturación

Serie de Números

Self-Billing Invoice Nos.
Self-Billing Invoice Nos.:	Agregue una Serie de Números separada para Facturas de Auto-facturación para realizar un seguimiento. Si no se agrega una Serie de Números, se usarán Business Standard Nos.
Self-Billing Posted Invoice Nos.:	Agregue una Serie de Números separada para Facturas de Registro de Auto-facturación para realizar un seguimiento. Si no se agrega una Serie de Números, se usarán Business Standard Nos.

Import Journal para Facturas de Auto-facturación

Al usar personalizar en Import Journals, es posible activar un journal específico para Facturas de Auto-facturación creadas. Las facturas también se pueden crear automáticamente usando "Automatically Create Documents".

Crear Facturas de Auto-facturación

Para poder crear una Factura de Auto-facturación, se necesitan algunas configuraciones en el ExFlow Contract.

Activar para Auto-facturación

1. Active Self-Billing Invoice y agregue un documento PDF que se agregará al crear facturas.
2. Crear Facturas de Auto-facturación
   - Per Period: – para crear períodos de factura hasta la fecha actual
   - All: – para crear facturas para todos los períodos en el contrato
3. Vendor Invoice No. – Agregue configuración para agregar Vendor Invoice No.
   - External Contract No with suffix Period Start date
   - Self-Billing No. Series
   Agregue o cree una Serie de Números en Vendor Invoice Nos.

Agregar Períodos de Factura

Agregue Invoice Periods manualmente o usando la función Create Invoice Periods.

Crear Facturas de Auto-facturación Automáticamente

Lea más en la sección Self-Billing Contract Setup

Crear Facturas de Auto-facturación Manualmente

Lea más en la sección Create Self-Billing Invoice