Contrato

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ExFlow Contract se puede utilizar para realizar un seguimiento de las facturas recibidas y faltantes para Contratos y también puede aprobar automáticamente las facturas coincidentes. Comience creando un nuevo Contrato haciendo clic en "Nuevo".

Para configurar y aprobar Contratos, lea más en la sección OMNI Approval.

Ficha de Contrato

General

En esta sección, agregue información general para este contrato específico: Proveedor, Flujo de Aprobación y Codificación.

General
Nº de Contrato:	Asignado automáticamente en el orden en que se crean
Nº de Proveedor:	Seleccione Proveedor de la lista
Nombre del Proveedor:	Muestra el nombre para el Nº de Proveedor seleccionado
Nº de Contrato Externo:	Especifica el Nº de Contrato Externo que es el ExFlow Reference Code. La referencia se puede interpretar en la Factura para hacer coincidir un Contrato específico. Si se crea un código de referencia, el Nº de Contrato Externo ya no se puede cambiar. Para actualizar, cambie el Nº de Contrato Externo y presione enter. Mensaje: No se le permite actualizar el Nº de Contrato Externo. ¿Desea agregar Referencia Relacionada en su lugar? Responda Sí y la Referencia Relacionada se agregará automáticamente en la Tarjeta de Referencia
Descripción:	Agregue una descripción
Desactivado:	Sí o No. Para hacer coincidir una factura, el contrato debe estar activo
Copiar Adjunto a Factura Coincidente:	Sí o No. Si es sí, agregue un adjunto
Referencia Creada:	Si se crea la referencia, el código de referencia se mostrará con un enlace a la Tarjeta de ExFlow References
ExFlow Purchase Code:	Agregue ExFlow Purchase Code y las líneas de factura se crearán automáticamente en Import Journal
Primer Aprobador:	Especifica el primer aprobador que se debe utilizar en las Facturas coincidentes. Debido a la configuración en "Copiar Primer Aprobador al Flujo de Aprobación" en ExFlow Setup, el Primer Aprobador se puede usar como Aprobador o para definir una regla de aprobación con coincidencia en el Filtro del Primer Aprobador
Regla de Aprobación:	Especifica la regla de aprobación que se debe usar cuando una Factura coincide con este Contrato Agregue una Regla de Aprobación específica para usar siempre para este Contrato. El Flujo de Aprobación no se actualizará incluso si se cambia la codificación en el proceso de aprobación El Primer Aprobador también se puede usar como filtro para agregar automáticamente una Regla de Aprobación a la Factura, pero en ese caso no se puede usar la Regla de Aprobación en el ExFlow Contract
Código de Comprador:	Especifica un Código de Comprador que se debe aplicar cuando una factura coincide con este Contrato. Se puede usar para definir una regla de aprobación si no hay Regla de Aprobación agregada arriba
Descripción de Referencia:	Especifica la descripción agregada a la referencia Al actualizar la descripción, la descripción de Referencia creada se actualizará automáticamente
Factura de Auto-facturación:	Para crear Facturas de Auto-facturación, se debe agregar un adjunto PDF. Cuando está habilitado, las facturas vinculadas al contrato se crearán según los Períodos de Factura. Se pueden hacer manualmente (Acciones --> Crear Factura de Auto-facturación) o con la ayuda de una cola de trabajos. Lea más sobre esto en ExFlow Contract Setup
Crear Factura de Auto-facturación:	Seleccione cómo crear Facturas de Auto-facturación - Por Período: Una Factura por período hasta la fecha actual - Todas: Una Factura por período para todos los períodos creados
Nº de Factura del Proveedor:	Esto creará el Nº de Factura del Proveedor para Facturas de Auto-facturación

Términos Generales

En Términos Generales, agregue totales para este contrato específico.

Términos Generales
Fecha Válida desde y Fecha Válida hasta:	Términos del contrato. Si se crean Períodos de Factura, la Fecha Válida hasta se puede usar para extender los Períodos de Factura. Lea más en la sección Períodos de Factura
Código de Moneda:	El Código de Moneda que se utilizará al facturar el contrato
Monto Total del Contrato (Moneda Neta):	Especifica el monto total del contrato excluyendo IVA y tolerancias

Periodicidad

Agregue monto de factura, periodicidad y número de facturas por período.

Al trabajar con Períodos de Factura, esta sección solo se utiliza para copiar valores cuando se crean períodos.

Periodicidad
Período de Facturación:	Si el período de facturación, por ejemplo, es por trimestre = 3M o cada mes = 1M
Fecha de Inicio del Período:	Fecha de inicio para la próxima factura
Fecha de Fin del Período:	Se calcula automáticamente debido al Período de Facturación
Coincidir fechas basándose en:	Fecha de Registro, Fecha del Documento o Fecha de Vencimiento
Número de Facturas en el Período:	Especifica el número de facturas que se esperan durante el período de facturación
Verificar Períodos:	Sí o No. Especifica si se debe verificar el período del contrato. Si está desactivado, no habrá verificación por factura, solo para los totales del contrato en Términos Generales
Monto Máx. de Factura (Moneda Neta):	Especifica el monto máximo para cualquier factura conectada a este contrato. Tenga en cuenta, monto máximo excl. IVA esperado por factura. La verificación del monto se realiza por período
Porcentaje de Tolerancia:	Se utilizará junto con el Monto de Tolerancia y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias Si se agregan Períodos del Contrato, se debe agregar tolerancia para cada período
Monto de Tolerancia:	Se utilizará junto con el Porcentaje de Tolerancia y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias Si se agregan Períodos del Contrato, se debe agregar tolerancia para cada período
Código de Términos de Pago:	Se usa para este Contrato específico en lugar de copiarse de la Tarjeta de Proveedor actual

Períodos de Factura

Los Períodos de Facturación se pueden utilizar para hacer coincidir facturas con diferentes montos o tolerancias por período, pero también para enviar recordatorios si falta una Factura para un período específico.

Para Facturas de Auto-facturación es necesario realizar un seguimiento de las facturas creadas.

Crear Período de Factura

Vaya a: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods
Los Períodos de Factura se pueden crear automáticamente usando Fecha Válida desde y hasta junto con Períodos de Factura.
Al crear las líneas, el Monto del Período se calcula desde "Monto Máx. de Factura (Moneda NETA)" multiplicado por "Número de Facturas en el Período" en Periodicidad.

Si falta el Monto Máx. de Factura, el cálculo se realiza desde el Monto Total del Contrato (Moneda NETA) dividido por el número de períodos.

Las Tolerancias y el Código de Términos de Pago se copiarán de la Periodicidad.

Períodos de Factura
Fecha de Inicio del Período:	Cada período tiene una fecha de inicio y finalización. La fecha de finalización se calcula desde la próxima fecha de inicio -1 día. Las facturas se coincidirán con el período debido a la configuración en "Coincidir fechas basándose en" para el contrato actual. La Fecha de Inicio del Período también se usa como fecha de documento de factura y fecha de registro al crear Facturas de Auto-facturación
Monto del Período (Moneda NETA):	El Monto del Período es el monto máximo por período. El número de facturas no se calcula. Para Facturas de Auto-facturación solo habrá una Factura por línea de Período de Factura
Porcentaje de Tolerancia:	Esto se utilizará junto con el Monto de Tolerancia y permitirá hacer coincidir y aprobar automáticamente facturas coincidentes dentro de las tolerancias. Se pueden agregar diferentes tolerancias por período
Código de Términos de Pago:	El Código de Términos de Pago en ExFlow Contract reemplazará los Términos de Pago de la Tarjeta de Proveedor. Se pueden agregar diferentes términos de pago por período
Factura de Auto-facturación Creada:	Se establecerá en verdadero si se crea una Factura de Auto-facturación para ese período específico. Si el documento se elimina en Import Journal o Approval Status, se establecerá automáticamente en falso y la Factura de Auto-facturación se puede crear nuevamente
Monto de Factura Coincidente (Moneda Neta):	Totales del monto de factura por período coincidente en Import Journal. Mediante personalización se puede agregar Monto (Moneda Local Neta) Haga clic en el monto para ver todas las Facturas y expanda la vista para ver todas las líneas por Factura
Monto No Registrado (Moneda Neta):	Totales del monto de factura creado pero no registrado por período coincidente en Approval Status. Mediante personalización se puede agregar Monto No Registrado (Moneda Local Neta) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Monto Registrado (Moneda Neta):	Totales de montos de facturas registradas coincidentes por período en Approval Status History. Mediante personalización se puede agregar Monto Registrado (Moneda Local Neta) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento

Crear Período de Factura

Vaya a: ExFlow Contract --> Invoice Periods --> Lines --> Create Invoice Periods

Los Períodos de Factura se pueden crear automáticamente usando Fecha Válida desde y hasta junto con Períodos de Factura.

Al crear las líneas, el Monto del Período se calcula desde "Monto Máx. de Factura (Moneda NETA)" multiplicado por "Número de Facturas en el Período" en Periodicidad.

Si falta el Monto Máx. de Factura, el cálculo se realiza desde el Monto Total del Contrato (Moneda NETA) dividido por el número de períodos.

Las Tolerancias y el Código de Términos de Pago se copiarán de la Periodicidad.

Para totales facturados, consulte FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic a continuación.

Extender Contrato con períodos de factura

Para extender un contrato que contiene períodos, agregue una nueva "Fecha Válida hasta" en Términos Generales y actualice los valores que se copian de la Periodicidad.

Recordatorio de Factura

Hay una función para enviar recordatorios para contratos que tienen períodos de factura y ExFlow Email Setup. Lea más en la sección Recordatorios por Correo Electrónico --> Recordatorio de Factura de Contrato

Recordatorio de Factura
Enviar Recordatorio:	Active para enviar Recordatorio por Correo Electrónico o Notificaciones. Para poder enviar correos electrónicos y/o Notificaciones de BC, el ExFlow User debe tener acceso a Correo Electrónico/Notificaciones para Recordatorio de Factura de Contrato. Lea más en la sección ExFlow User
Grupos de Aprobación:	Agregue Grupos de Aprobación para este contrato específico. Si no hay ninguno, los recordatorios se envían a "Grupos de Aprobación" en ExFlow Email Setup
Período de Recordatorio de Factura:	Use la fórmula de fecha estándar calculada en Fecha de Inicio del Período para especificar cuándo la factura está atrasada
Direcciones de Correo Electrónico Fijas:	Para enviar recordatorios a usuarios fuera de ExFlow para este contrato específico. Si no hay ninguna, los recordatorios se envían a "Direcciones de correo electrónico fijas" en ExFlow Email Setup

Recordatorio de Contrato

El Recordatorio de Contrato es para enviar recordatorios antes de que expire el contrato. Cuando es momento de revisar o cancelar el Contrato.

Recordatorio de Contrato
Período de Recordatorio de Contrato:	Especifica el período antes de una Fecha de Fin de Contrato, para enviar un recordatorio.
Usuario a Recordar:	ExFlow User al que se deben enviar recordatorios. Este usuario específico se mostrará en la lista de ExFlow Contract para una mejor visión general.
Recordatorio enviado:	Fecha y hora en que se envía el Recordatorio de Contrato.
Dirección de Correo Electrónico del Usuario:	Muestra la Dirección de Correo Electrónico del usuario seleccionado que debe recibir el recordatorio.

Coincidencia

Active si la factura coincidente debe aprobarse automáticamente.

Coincidencia
Aprobar Automáticamente Factura Coincidente:	Para aprobación automática, cree una Regla de Aprobación con aprobadores que coincidan con la información en el Contrato, y active "Aprobar Automáticamente Facturas Coincidentes en Contrato". Habilite esto si la(s) factura(s) coincidente(s) deben aprobarse automáticamente, siempre que los montos/número de facturas estén dentro de la tolerancia.

Funciones de Contrato

Función - Crear Referencia de Contrato

Haga clic en "Crear Referencia de Contrato" para crear el Nº de Contrato Externo como una ExFlow Reference. Esto ahora se puede usar para interpretación y coincidencia en Import Journal.

Función - Mostrar Adjuntos

Use esta función para mostrar los adjuntos del contrato.

Función - Copiar Contrato

Use esta función para copiar el contenido de un contrato existente a un contrato recién creado.

Si usa la función "Copiar Contrato" hay algunos campos que no se copiarán.

• Nº de Contrato Externo Debe ser único por Proveedor.
• Desactivado Se puede usar en Contratos de Plantilla y no se copiará.
• Referencia Creada La Referencia está relacionada con el Nº de Contrato Externo y debe crearse para cada nuevo contrato.
• Copiar Adjuntos a Factura Coincidente Los Adjuntos deben agregarse a cada Contrato.
• Factura de Auto-facturación Debe haber un PDF como adjunto antes de que se pueda activar la Auto-facturación. Los Adjuntos no se copian.
• Períodos de Factura Se pueden crear desde la función "Crear Períodos de Factura" debido a que los períodos no se actualizarán si las Fechas o Montos no son iguales a los copiados.

Función - Acciones – Crear Factura de Auto-facturación

Use esta función para crear una Factura de Auto-facturación solo para el contrato actual.

Esto también se puede hacer automáticamente usando una cola de trabajos. Lea más en la sección Self-Billing Contract Setup

• Invoice Periods Se pueden crear desde la función "Create Invoice Periods" debido a que los períodos no se actualizarán si las Fechas o Montos no son los mismos que se copiaron.

Función - Related – Dimensiones

Elija código(s)/valor(es) de dimensión que se deben usar en la factura del contrato.

FactBox – Details – Purchase Contract Statistic

En FactBox Purchase Contract Statistic se muestran en total todas las facturas relacionadas en Import Journal, Approval Status y Approval Status History.

Purchase Contract Statistics
Matched Invoice Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura coincidente en Import Journal. Mediante personalizar se puede agregar Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Non-posted Amount (Net Currency):	Totales del monto de factura creado pero no registrado coincidente en Approval Status. Mediante personalizar se puede agregar Non-posted Amount (Net LCY) Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento
Posted Amount (Net Currency):	Totales de montos de facturas registradas coincidentes en Approval Status History. Mediante personalizar se puede agregar Posted Amount (Net LCY). Haga clic en el monto para ver todos los documentos y expanda la vista para ver todas las líneas por documento

FactBox – Adjuntos y Notas

El número de adjuntos y Notas agregados para el contrato actual se puede ver en el encabezado. Agregue adjuntos o notificaciones haciendo clic como se muestra en la imagen a continuación.

Adjuntos

Los adjuntos se pueden agregar haciendo clic en No. of Documents. Si los adjuntos deben agregarse a la factura coincidente, "Copy Attachments to Matched Invoice" debe estar activado.

Notas

Las notas agregadas a un ExFlow Contract no se copiarán a ningún documento.

Flujo de Trabajo de Contrato

Cómo trabajar con ExFlow Contracts:

1. Comience creando un contrato como se indica arriba
2. Cree Contract Reference (ExFlow Reference)
   Si la factura está dentro de las fechas y tolerancias de monto, el siguiente flujo de trabajo puede realizarse automáticamente por ExFlow según la configuración.
   
3. Interprete la Factura con External Contract No. como Referencia
4. Importe el Documento a Import Journal
   La factura coincidirá con ExFlow Contract
5. Cree la Factura
6. Registre el documento  

Seguimiento de Contratos sin Períodos de Factura

Para Contratos sin Invoice Periods, el seguimiento se puede realizar desde FactBox --> Details --> Purchase Contract Statistic.

Haga clic en el Amount para más detalles de la factura.

Expanda las facturas para ver las líneas

Seguimiento de Contratos con Períodos de Factura

Si el contrato contiene Invoice Periods, el seguimiento se puede realizar por período como se muestra a continuación. Pero también, para el Contrato total como arriba. Haga clic en el Amount para más detalles de la factura.

Razón para Aprobación de Factura Coincidente de Contrato en ExFlow Web

En caso de desviaciones, el documento coincidente del contrato permanecerá en el Import Journal con un Action Message que indica que ''Hay mensajes de advertencia que aún no se han aceptado'' y el documento, por lo tanto, no puede aprobarse automáticamente cuando se crea.

Se mostrará un mensaje de acción si, por ejemplo, el monto del contrato es mayor de lo esperado u otros escenarios que se desvíen de los criterios de configuración del contrato.

Si el documento es correcto y debe crearse, el usuario de AP debe aceptar el mensaje de acción.

El mensaje de acción se copiará al Discussion Panel cuando se cree el documento.

En el Discussion Panel en Approval Status, el documento coincidente del contrato tendrá un ''Contract Warning'', y puede verse así:

''Contract Warning: El monto de la factura supera el Period Invoice Amount de 1 000 para el Contrato 2.''

El mismo mensaje se mostrará como un mensaje de chat al aprobador web, para que el aprobador web sepa que este documento es un documento coincidente de contrato y por qué este documento específico necesita su aprobación.

Contrato de Auto-facturación

El Contrato de Auto-facturación es útil para pagos regulares a un proveedor específico sin recibir facturas.

La creación de facturas de compra se puede realizar automáticamente o manualmente por contrato.

Configuración de Contrato de Auto-facturación

Para Auto-facturación hay algunas configuraciones opcionales que pueden ser útiles.

Vaya a: ExFlow Setup - Overview --> Contracts (List)--> Related --> Contract Setup

Procesamiento en Segundo Plano

Background Processing
Self-Billing Recurring Job Que Entry Active:	Para activar una Job Queue para crear automáticamente todas las Facturas de Auto-facturación

Serie de Números

Self-Billing Invoice Nos.
Self-Billing Invoice Nos.:	Agregue una Serie de Números separada para Facturas de Auto-facturación para realizar un seguimiento. Si no se agrega una Serie de Números, se usarán Business Standard Nos.
Self-Billing Posted Invoice Nos.:	Agregue una Serie de Números separada para Facturas de Registro de Auto-facturación para realizar un seguimiento. Si no se agrega una Serie de Números, se usarán Business Standard Nos.

Import Journal para Facturas de Auto-facturación

Al usar personalizar en Import Journals, es posible activar un journal específico para Facturas de Auto-facturación creadas. Las facturas también se pueden crear automáticamente usando "Automatically Create Documents".

Crear Facturas de Auto-facturación

Para poder crear una Factura de Auto-facturación, se necesitan algunas configuraciones en el ExFlow Contract.

Activar para Auto-facturación

1. Active Self-Billing Invoice y agregue un documento PDF que se agregará al crear facturas.
2. Crear Facturas de Auto-facturación
   - Per Period: – para crear períodos de factura hasta la fecha actual
   - All: – para crear facturas para todos los períodos en el contrato
3. Vendor Invoice No. – Agregue configuración para agregar Vendor Invoice No.
   - External Contract No with suffix Period Start date
   - Self-Billing No. Series
   Agregue o cree una Serie de Números en Vendor Invoice Nos.

Agregar Períodos de Factura

Agregue Invoice Periods manualmente o usando la función Create Invoice Periods.

Crear Facturas de Auto-facturación Automáticamente

Lea más en la sección Self-Billing Contract Setup

Crear Facturas de Auto-facturación Manualmente

Lea más en la sección Create Self-Billing Invoice