Dokumentenverlauf

Dokumente suchen

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ExFlow Dokumente suchen kann verwendet werden, um Dokumente nach verschiedenen Kriterien innerhalb von ExFlow zu durchsuchen.

Lesen Sie mehr darüber, wie Sie diese Funktion verwenden, im Abschnitt Dokumente suchen

Genehmigungsstatusverlauf

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Die Liste kann personalisiert werden, um Spalten ein- oder auszublenden, aber die am häufigsten verwendeten Spalten sind:

Genehmigungsstatusverlauf
Belegart / Belegnr.	Identifiziert das gebuchte Dokument. Klicken Sie auf die Belegnr., um die Karte des gebuchten Dokuments (oder die archivierte Bestell-/Angebotskarte) zu öffnen.
Kreditorennr. / Kreditorenname	Der Kreditor, für den das Dokument gebucht wurde.
Bruttobetrag / Nettobetrag / MwSt.-Betrag	Die Belegbeträge, einschließlich oder ausschließlich MwSt.
Status	Der aktuelle Status des Belegs, zum Beispiel Genehmigt, Gebucht oder Abgelehnt.
Fälligkeitsdatum / Buchungsdatum / Belegdatum	Die relevanten Daten für den Beleg.
Kreditoren-Belegnr.	Die eigene Rechnungs- oder Gutschriftnummer des Kreditors.
Währungscode	Die Währung, in der der Beleg gebucht wurde.
Projektnr.	Das mit dem Beleg verbundene Projekt, falls vorhanden.
Vertragsnr.	Der Vertrag, mit dem der Beleg abgeglichen wurde, falls vorhanden.
Verbundene Bestellnr. / Bestellnr. aus Angebot erstellt	Verknüpfungen zu einer verbundenen Einkaufsbestellung oder zur Bestellung, die aus einem genehmigten Angebot erstellt wurde.
Restbetrag	Der Betrag, der auf dem Kreditorenposten noch offen ist, um zu sehen, ob der Beleg vollständig bezahlt ist.
Hat Anhänge	Zeigt an, ob der Beleg einen oder mehrere Anhänge hat.
Hat Genehmigerkommentare	Zeigt an, ob ein Genehmiger während des Genehmigungsablaufs einen Kommentar hinterlassen hat.
Archiviertes Dokument vorhanden	Zeigt an, ob eine archivierte Version des Belegs existiert (nur relevant, wenn Archivierung aktiviert ist).

Genehmigungsstatusverlauf --> Verwandt

Das Menüband auf der Seite Genehmigungsstatusverlauf ist in folgende Gruppen unterteilt:

Genehmigungsstatusverlauf --> Verwandt
Genehmigungsstatus	Karte	Öffnet die Karte des gebuchten Dokuments oder die archivierte Bestell-/Angebotskarte, wenn Archivierung aktiviert ist.
Genehmigungsstatus	Archivierte Angebotskarte	Öffnet die archivierte Angebotskarte, wenn eine Bestellung aus einem genehmigten Angebot erstellt wurde und die Angebotsarchivierung aktiviert ist.
Genehmigungsstatus	Vertrag anzeigen	Öffnet den Vertrag, der dem Beleg zugeordnet wurde, falls vorhanden.
Audit-Log	Audit-Log	Öffnet die Audit-Log-Zusammenfassungs-/Detailansicht, die jede Aktion und jede Änderung auf Feldebene für den Beleg anzeigt. Weitere Informationen zu dieser Aktionsgruppe finden Sie im verlinkten Audit-Log-Abschnitt.
Audit-Log	Document Approval History	Erzeugt ein PDF, das den Beleg zusammen mit seinem Genehmigungsverlauf zeigt.
Audit-Log	Document Approval Flow	Führt einen Bericht aus, der die Genehmiger anzeigt, die den Beleg durchlaufen hat, in der Reihenfolge.
Audit-Log	Document Approval Flow with Approval Rule	Wie „Document Approval Flow", zeigt aber zusätzlich an, welche Genehmigungsregel jeden Genehmiger hinzugefügt hat.
Dateien	Dokumentbild anzeigen	Öffnet das Dokumentbild/PDF. Wenn mehrere Belege ausgewählt sind, werden sie stattdessen gemeinsam heruntergeladen.
Dateien	Importdetails anzeigen (OCR)	Öffnet die ursprünglichen Import(OCR)-Details für den Beleg.
Genehmiger	Erweiterten Filter setzen	Filtert die Liste basierend auf Genehmiger und/oder Projekt, siehe unten.
Genehmiger	Filter zurücksetzen	Löscht den erweiterten Filter und zeigt wieder alle Belege an.
Weiterberechnung	Weiterberechnungseintrag anzeigen	Öffnet den mit dem Beleg verbundenen Weiterberechnungseintrag.
Allgemein	Navigate	Findet alle gebuchten Einträge, die mit dem Beleg verbunden sind, unter Verwendung des Business Central Standard-Navigate.
E-Mail	E-Mail an Kreditor senden	Sendet eine E-Mail an den Kreditor (oder einen anderen Empfänger) bezüglich des Belegs.
E-Mail	Gesendete E-Mails	Zeigt zuvor gesendete E-Mails für den Beleg an.
Vertrauliche Dokumente	Beleg(e) als vertraulich markieren	Markiert die ausgewählten Beleg(e) als vertraulich, nur sichtbar für Benutzer mit Zugriff auf vertrauliche Dokumente. Wird nur angezeigt, wenn Vertrauliche Dokumente aktiviert ist.
Vertrauliche Dokumente	Beleg(e) als nicht vertraulich markieren	Entfernt den vertraulichen Status von den ausgewählten Beleg(en), sodass sie für alle Benutzer sichtbar werden. Wird nur angezeigt, wenn Vertrauliche Dokumente aktiviert ist.

Funktion zur Anzeige des ExFlow Genehmigungsstatusverlaufs für gebuchte Dokumente, abgeschlossene Bestellungen und Angebote. Finden Sie zugehörige Informationen/Dokumente zu einem bestimmten Dokument, sowohl die "Gebuchte Rechnung oder Gebuchtes Gutschrift" Karte als auch die "Ex Doc Karte". Es ist auch möglich, die zugehörigen OCR-Importinformationen für das Dokument zu finden oder nach "Genehmigungsgruppe" zu filtern.

Der ExFlow Genehmigungsstatusverlauf enthält auch abgeschlossene Bestellungen und Angebote. Ein abgeschlossenes Angebot ist ein Angebot, das in eine Bestellung umgewandelt wurde. Eine abgeschlossene Bestellung ist eine Bestellung, die genehmigt, fakturiert und entfernt wurde. Lesen Sie mehr im Abschnitt ExFlow Bestellstatus.

Für gebuchte Rechnungen und Gutschriften ist es möglich, den "Restbetrag" aus den Kreditorenposten direkt im ExFlow Genehmigungsstatusverlauf zu sehen. Dies bedeutet, dass es möglich ist zu sehen, ob das Dokument bezahlt ist oder nicht.

Erweiterter Filter für ein gebuchtes Dokument setzen

Verwenden Sie den Genehmigungsstatusverlauf, um zuvor gebuchte ExFlow-Dokumente zu finden.

Finden Sie spezifische Dokumente entweder durch Suche oder durch Setzen verschiedener Standardfilter. Um zuvor gebuchte Dokumente basierend auf entweder Genehmiger oder Projekt zu finden, verwenden Sie die Funktion Erweiterter Filter setzen:

Wählen Sie eine oder mehrere Genehmigergruppe(n) und/oder Projekt(e) aus. Klicken Sie auf OK, und die Liste der Dokumente wird gefiltert, um nur Rechnungen anzuzeigen, bei denen das ausgewählte Projekt auf mindestens einer Rechnungszeile erscheint und/oder der ausgewählte Genehmiger im Genehmigungsfluss für mindestens eine Rechnungszeile erscheint.

Um den erweiterten Filter zurückzusetzen, wählen Sie Verwandt --> Genehmiger --> Filter zurücksetzen

Filter speichern

Im ExFlow Genehmigungsstatusverlauf ist es möglich, Filter zu speichern.

Verwenden Sie den Standard von Business Central, um alle Filter zu setzen. Klicken Sie auf Speichern und benennen Sie den Filter.

Kommentare von Genehmigern lesen

Wenn Kommentare im Diskussionspanel/Chat oder auf der Dokumentenzeile hinzugefügt werden, werden sie auf die gleiche Weise wie im Genehmigungsstatus angezeigt.

Importierte Dokumente

Gehe zu: ExFlow Historie --> ExFlow Importierte Dokumente

Alle interpretierten und importierten Dokumente werden in ExFlow Importierte Dokumente angezeigt.

Wenn ein Benutzer ein importiertes Dokument löscht, können die interpretierten Daten hier als gelöscht markiert gefunden werden, zusammen mit dem Benutzer, der gelöscht hat, und dem Datum und der Uhrzeit der Löschung.

Um interpretierte Zeilen anzuzeigen, öffnen Sie die Karte.

Gehe zu: Verwandt --> Zeile --> Karte

Chat-Benachrichtigungsverlauf

Gehe zu: ExFlow Historie --> ExFlow Chat-Benachrichtigungsverlauf

Ein ExFlow-Benutzer kann ExFlow-Chat-Benachrichtigungen anzeigen, in denen der Benutzer in den letzten 90 Tagen markiert wurde.

Lesen Sie mehr darüber im Abschnitt Diskussionspanel / Chat und Zeilenkommentare.

Gelöschte Dokumente

Gehe zu: ExFlow Historie --> ExFlow Gelöschte Dokumente

Wenn ein Dokument in ExFlow erstellt, aber noch nicht gebucht wurde, ist es möglich, das Dokument zu löschen. In diesem Fall wird das Dokument gespeichert und kann in ExFlow Gelöschte Dokumente gefunden werden.

Und wenn eine Einkaufsrechnung oder ein Einkaufsgutschrift für die Genehmigung abgehakt wird, wird das ExFlow-Dokument entfernt und die Informationen werden in ExFlow Gelöschte Dokumente gespeichert.

Klicken Sie auf „Dokumenttyp“, um die Karte „Gelöschte Dokumente“ zu öffnen und die Details zu überprüfen.