Für Benutzer

ExFlow Travel and Expense umfasst mehrere Schritte im Prozess der Einreichung von Ausgaben und Kilometergeld. Es beinhaltet verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, die alle zu der bestmöglichen Erfahrung und dem schnellsten verfügbaren Prozess beitragen.

Dieser Abschnitt dokumentiert die verschiedenen Rollen innerhalb von ExFlow Travel and Expense, beschreibt ihre Funktionen und Interaktionen. Es bietet auch Informationen darüber, wo man lernen kann, jede Rolle optimal zu erfüllen.

Der Benutzer reicht Ausgaben und Kilometergeld ein. Machen Sie einfach ein Foto der Belege und reichen Sie diese innerhalb von Momenten über die App ein oder erfassen Sie das Kilometergeld in derselben App.

• Link zum Abschnitt der mobilen App

• Link zum Abschnitt des Webportals

Die beabsichtigte Nutzung von ExFlow Travel and Expense erfolgt über die App, die auf jedem Gerät zugänglich ist, das normalerweise für Apps verwendet wird. Die App ermöglicht es, ein Foto einer Ausgabe direkt zu machen oder eine Route von einem Ort zum anderen zu planen und sofort zur Genehmigung zu senden.

ExFlow Travel & Expense mobile App

Die ExFlow Travel & Expense App, verfügbar auf Android und iOS, ermöglicht mühelose und schnelle Einreichung von Ausgaben und Kilometergeld von einem mobilen Gerät aus. Die erstellten Dokumente stehen den Genehmigern und der Finanzabteilung sofort nach der Einreichung zur Verfügung.

Die App ist die beabsichtigte Methode, mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben und Kilometergeld einreichen sollten, da es nur wenige Klicks und Eingaben erfordert, um unterwegs einzureichen.

Nachfolgend sind Beispiele dafür, wie die App auf verschiedenen Seiten erscheint.

Erste Schritte mit der ExFlow Travel & Expense App

Um die App zu nutzen, ist der erste Schritt das Herunterladen. Sie ist sowohl im Google Play Store als auch im Apple App Store zum Download verfügbar. Benutzer können sie über die untenstehenden Links finden oder indem sie im jeweiligen Store nach ''Travel and Expense'' suchen.

Gehe zu: Link zu Google Play und Apple App Store

Anmeldung

Die Anmeldung in der ExFlow Travel and Expense App erfordert bei der ersten Anmeldung zwei Schritte. Hier ist der Bildschirm für die Kunden-ID unten.

Beim ersten Öffnen der App geben Sie eine Kunden-ID und Anmeldeinformationen in dieser Reihenfolge ein. Diese Details wurden per E-Mail bereitgestellt, als Ihr Konto eingerichtet wurde. Alternativ wenden Sie sich an Ihren Business Central-Administrator oder die IT-Abteilung, um Unterstützung zu erhalten. Die App speichert Ihre Kunden-ID und Anmeldung für zukünftige Verwendungen, aber es ist wichtig, sie zugänglich zu halten, falls Sie das Telefon wechseln oder auf unvorhergesehene Umstände stoßen.

App-Oberfläche

Dieser Abschnitt dokumentiert die verschiedenen relevanten Elemente in der ExFlow Travel and Expense App.

Startbildschirm auf dem Telefon

Nach dem Herunterladen der App erscheint das Travel and Expense-Symbol auf Ihrem Startbildschirm.

Wenn das Symbol einen Indikator zeigt, bedeutet dies, dass es ungesendete Ausgaben oder Kilometergeld gibt.

Dashboard

Das Dashboard ist die erste Seite der App und die Benutzer landen dort, wenn sie die App öffnen, vorausgesetzt, sie sind angemeldet.

Oben befindet sich ein Aktualisierungssymbol, das anzeigt, ob eine Synchronisierung mit der Cloud erforderlich ist. Dies tritt auf, wenn es eine Weile her ist, seit der letzten Synchronisierung oder wenn es ausstehende Einträge gibt.

Die Synchronisierung der Daten mit der Cloud kann jederzeit durchgeführt werden und kann erreicht werden durch:

• Tippen auf das Aktualisierungssymbol oben rechts.

• Herunterziehen von oben im Dashboard.

Der mittlere Teil des Dashboards zeigt eine Liste von Kilometergeld, Ausgaben und Kreditkartentransaktionen.

Wenn es abgelehnte Ausgaben oder Kilometergeld gibt, werden diese oben in Orange hervorgehoben.

Die Ausgaben-Liste zeigt Ihre Ausgaben, die noch nicht zur Genehmigung gesendet wurden. Jedes Element zeigt einen Titel (falls vorhanden) - entnommen aus den Beschreibungsdetails, einen Betrag mit entsprechender Währung und einen Indikator, der die Anzahl der angehängten Fotos anzeigt.

Die Kilometergeld-Liste zeigt Ihre Kilometergeld, die noch nicht zur Genehmigung gesendet wurden. Jedes Element zeigt einen Titel (falls vorhanden) - entnommen aus den Beschreibungsdetails, eine Entfernung sowie die Start- und Zieladresse.

Die Kreditkartentransaktionen sind Kreditkartentransaktionen, die mit Ihrer Mitarbeiterkreditkarte getätigt wurden. Jedes Element zeigt einen Titel, entnommen aus den Transaktionsdetails, und einen Betrag mit entsprechender Währung.

Ein roter Synchronisierungsindikator erscheint bei Ausgaben, die nicht mit dem Server synchronisiert wurden.

Unteres Menü

Am unteren Bildschirmrand können Sie die Erstellung einer neuen Ausgabe von Grund auf durch Auswahl des Kreditkartensymbols initiieren.

Durch Auswahl des Kamera-Symbols wird sofort das Fotografieren eines Ausgabenbelegs ermöglicht.

Schließlich öffnet ein Klick auf das Autosymbol das Kilometergeld-Berichtswerkzeug.

Menü

Das Menü, das in der oberen linken Ecke aufgerufen wird, bietet dem Benutzer die folgenden Optionen:

• Abmelden: Ermöglicht das Abmelden.

• Dashboard: Zum Dashboard springen.

• Fahrzeuge: Zeigt die Fahrzeugliste. Fahrzeuge hinzufügen oder bearbeiten, indem Sie einen Namen und eine Registrierungsnummer eingeben.

• Dokumentenscanner verwenden: Diese Option ist nur auf iOS 13+ verfügbar. Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Kamera den Dokumentenscanner verwenden, um ein oder mehrere Dokumente zu erfassen. Lesen Sie mehr über die Funktion Apple support. Dies wird auch die Fotos-Option an den Anfang einer Ausgabe verschieben (jetzt eine Schaltfläche).

Einreichen einer Ausgabe

Gehe zu: Travel & Expense App

Initiieren Sie den Prozess der Einreichung einer Ausgabe auf vier verschiedene Arten:

Gehe zu: Kreditkarte-Symbol im unteren Menü, um eine Ausgabe von Grund auf zu erstellen.

Gehe zu: Kamera-Symbol im unteren Menü, um den Prozess durch Fotografieren eines Belegs zu starten.

Teilen Sie ein Foto aus der Fotogalerie und wählen Sie das ExFlow Travel & Expense App-Symbol. Wenn Sie mehrere Fotos teilen, haben Sie die Möglichkeit, eine Ausgabe mit allen Fotos zu erstellen oder eine Ausgabe pro Foto zu erstellen.

Berühren und halten Sie das App-Symbol auf dem Startbildschirm, um auf die folgenden Optionen zuzugreifen: Neues Kilometergeld oder Neue Ausgabe. Verknüpfungen zu diesen Optionen können erstellt werden, indem Sie sie auf den Startbildschirm ziehen.

Nach dem Initiieren eines Ausgabenberichts, z. B. durch Fotografieren, wird die folgende Ansicht angezeigt:

Oben können Sie zum Dashboard zurückkehren. Wenn Informationen oder Fotos hinzugefügt werden, wird die Ausgabe als noch nicht gesendete Ausgabe gespeichert.

Wenn Sie eine Ausgabe verwerfen möchten, tippen Sie oben auf die Schaltfläche Löschen.

Fotos

Fotos sind in ExFlow Travel and Expense entscheidend, da sie das sofortige Entsorgen von Belegen nach dem Erfassen ermöglichen. Im Folgenden sind einige wichtige Details zu Ausgabenfotos aufgeführt.

Foto-Vorschau: Durch Tippen auf ein Foto wird eine Vorschau geöffnet, in der Optionen wie Löschen oder Drehen verfügbar sind. Unten können Sie auswählen, welches Foto in der Vorschau angezeigt werden soll.

Fotos: Ermöglicht die Auswahl eines Fotos aus der Galerie auf dem Gerät. App-Berechtigungen sind erforderlich, um auf Fotos, Medien und Dateien zuzugreifen.

Foto aufnehmen: Ermöglicht das Aufnehmen eines Fotos

Im obigen Bild kann der Benutzer die verfügbaren Optionen bei der Verwendung der Kamera sehen.

Blitzsymbol: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Blitz auf Ihrem Gerät.

Kamerasymbol: Ein Foto aufnehmen.

Ausgabendetails

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung der einzelnen Begriffe in einem Ausgabenbericht. In der App sind rot hervorgehobene Elemente obligatorisch.

Datum: Ändern Sie das Datum der Ausgabe. Wenn ein Foto angehängt ist, wird das Datum standardmäßig auf den Tag gesetzt, an dem das Foto aufgenommen wurde. Wenn Sie die App zum Aufnehmen eines Fotos verwenden, wird das heutige Datum angewendet.

Währung: Wählen Sie die richtige Währung aus einer Liste aus. Die anfängliche Währung basiert auf dem GPS-Standort des Geräts.

Betrag: Die Kamera interpretiert den Betrag vom Beleg oder geben Sie den Gesamtbetrag der Ausgabe manuell ein.

Land: Wählen Sie das Land aus einer Liste aus. Das anfängliche Land basiert auf dem aktuellen GPS-Standort des Geräts.

Beschreibung: Die Beschreibung wird der Titel für die Ausgabe sein.

Bezahlt von: Wählen Sie zwischen Mitarbeiter, Firmenkarte oder Zulage.

Private Nutzung: Wenn die Firmenkarte privat genutzt wurde, markieren Sie die Transaktion als private Nutzung.

Kategorie: Wählen Sie eine Kategorie aus den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten aus.

Mitarbeiter: Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Ihr Name wird standardmäßig hinzugefügt.

Teilnehmer: Teilnehmer wie Kunden oder Gäste hinzufügen oder entfernen.

Job: Geben Sie einen Job ein. Dies wird hauptsächlich von Beratungsfirmen verwendet. Sobald ein Job eingegeben wurde, zeigt die Jobbeschreibung zusätzliche Informationen an.

Aufgabe: Geben Sie eine Aufgabe ein. Dies wird hauptsächlich von Beratungsfirmen verwendet. Sobald eine Aufgabe eingegeben wurde, zeigt die Aufgabenbeschreibung zusätzliche Informationen an.

Zusätzliche Informationen: Geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein.

Zum Senden schieben: Verwenden Sie diesen Schieberegler, um die Ausgabe zur Genehmigung zu senden.

Diskussion: Das Sprechblasensymbol in der oberen rechten Ecke zeigt alle Kommentare des Genehmigers an. Dies ist nur relevant, wenn die Ausgabe abgelehnt wurde.

Einreichen von Kreditkartentransaktionen

Kreditkartentransaktionen werden häufig für verschiedene Ausgaben verwendet, einschließlich derjenigen, die im Namen Ihres Unternehmens bezahlt wurden. ExFlow Travel & Expense vereinfacht die Meldung dieser Transaktionen, insbesondere wenn Kreditkartenvereinbarungen eingerichtet sind, um sie automatisch mit den entsprechenden Ausgabenberichten abzugleichen.

Melden eines Ausgabenberichts bei Verwendung der Firmenkreditkarte

Gehen Sie zu: Befolgen Sie die Schritte unter "Ausgabe einreichen"

Melden Sie Ihre Ausgaben, fügen Sie die Details von Ihrem Beleg hinzu und wischen Sie. Der Ausgabenbericht wartet dann im Dashboard, bis die Transaktionen in ExFlow Travel & Expense importiert werden.

Wenn der Abgleich erfolgt ist, wird Ihr Ausgabenbericht zur Genehmigung an Ihren Manager gesendet.

Kein Abgleich zwischen Ausgabenbericht und Kreditkartentransaktion

Wenn die Transaktion und der Ausgabenbericht nicht automatisch übereinstimmen, wird die Kreditkartentransaktion im Dashboard angezeigt.

Gehen Sie zu: Kreditkartentransaktion

Oben in einer geöffneten Kreditkartentransaktion zeigt die Schaltfläche unten an, wie viele Ausgaben mit dieser Transaktion übereinstimmen. Ob diese Ausgaben als Übereinstimmungen betrachtet werden, hängt von ihrem Datum, ihrer Währung und ihrem Betrag ab.

Die Farbe zeigt an, wie genau die Übereinstimmungen sind:

• Rot: Keine Übereinstimmung

• Gelb: Teilweise Übereinstimmung

• Grün: Gute Übereinstimmung

Durch Tippen auf die Ausgabenschaltfläche kann der Benutzer die Transaktion mit einer Ausgabe zusammenführen, indem er die Häkchenschaltfläche drückt. Auch hier zeigt die Farbe links von einer Ausgabe die Qualität der Übereinstimmung an.

Eine Warnung wird angezeigt, die den Benutzer darauf hinweist, dass dieser Vorgang die Ausgabe in die Kreditkartentransaktion kopiert und die Ausgabe gelöscht wird, und die Transaktion alle Informationen enthält.

Klicken Sie auf Weiter

Zum Senden schieben.

Die Transaktion wird nun zur Genehmigung an den Manager gesendet.

Einreichen von Kilometerstand

Das Einreichen von Kilometerstand ist Teil von ExFlow Travel and Expense und wurde so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet. Der Benutzer hat die Möglichkeit, seinen Kilometerstand mit nur wenigen Klicks zur Genehmigung einzureichen.

Gehen Sie zu ''Auto''

Die Karte oben zeigt die aktuelle Position an. Ziehen und zoomen Sie auf der Karte. Sobald eine Route eingegeben wurde, wechselt das Tippen auf das Symbol Alternative Route zwischen alternativen Routen.

Im Folgenden sind die Felder aufgeführt, die ausgefüllt werden müssen, damit der Kilometerstand zur Genehmigung gesendet werden kann. Eine rote Linie zeigt an, dass ein Feld obligatorisch ist.

Beschreibung: Geben Sie die Beschreibung der Reise ein.

Von: Geben Sie die Adresse ein, von der die Reise gestartet ist.

Nach: Geben Sie die Adresse ein, an der die Reise endete.

Fahrzeug: Wählen Sie das verwendete Fahrzeug aus.

Entfernung: Die Entfernung wird automatisch berechnet. Es ist möglich, die Entfernung in diesem Feld manuell zu ändern.

Beschreibung: Geben Sie eine passende Beschreibung für die Reise ein.

Job: Geben Sie einen Job ein. Dies wird hauptsächlich von Beratungsfirmen verwendet. Wenn der Job eingegeben wurde, zeigt die Jobbeschreibung zusätzliche Informationen an.

Aufgabe: Geben Sie eine Aufgabe ein. Dies wird hauptsächlich von Beratungsfirmen verwendet. Wenn die Aufgabe eingegeben wurde, zeigt die Aufgabenbeschreibung zusätzliche Informationen an.

Datum: Ändern Sie das Datum der Reise.

Zusätzliche Informationen: Geben Sie zusätzliche Informationen ein.

Zum Senden schieben: Verwenden Sie diesen Schieberegler, um die Ausgabe zur Genehmigung zu senden. Der Benutzer wird gefragt, ob es sich um eine Rückfahrt handelt. Hier sind die drei Optionen:

Fortsetzen: Wenn der Benutzer auf einer Reise mit weiteren Zwischenstopps ist, wählen Sie Reise fortsetzen.

Zurück zum Start: Dies bringt die Reise zurück zum Start, sodass die Reise nicht zweimal registriert werden muss.

Nein: Dies beendet die Reise.

Fahrzeuge

Bevor der Benutzer Kilometerstände in ExFlow Travel & Expense einreichen kann, muss ein Fahrzeug hinzugefügt werden.

Gehen Sie zu: Menüpunkt --> Fahrzeuge --> Hinzufügen

Name: Geben Sie einen Namen für das Fahrzeug ein, der es beschreibt, gut ist es, das Kennzeichen hinzuzufügen.

Kilometerstand erstatten: Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug verwenden, wählen Sie diese Option.

Standardmäßig verwenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um das bevorzugte Fahrzeug handelt.

ExFlow Travel & Expense AppsForDynamics365.com-Portal

Wie die mobile App kann jeder Benutzer das AppsForDynamics365.com-Webportal nutzen, um Ausgaben und Kilometerstände zu erstellen.

Anmeldung im Portal

Die Anmeldung im AppsForDynamics365-Portal erfordert Anmeldeinformationen, die per E-Mail bereitgestellt werden, wenn das Konto eingerichtet wird. Die Anmeldung kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen:

Benutzername und Passwort oder Mit Microsoft anmelden.

Alternativ wenden Sie sich an den Business Central-Administrator oder die IT-Abteilung, wenn eine Anmeldung nicht möglich ist.

Nach der Anmeldung wird diese Seite angezeigt.

Dashboard

Gehen Sie zu: Travel & Expense

Das Dashboard ist die nächste Seite im Portal.

Alle abgelehnten Ausgaben oder Kilometerstände werden oben aufgelistet.

Die Ausgaben-Liste zeigt Ihre Ausgaben an, die noch nicht zur Genehmigung gesendet wurden. Jedes Element zeigt dieses Symbol

Die Kilometerstände-Liste zeigt Ihre Kilometerstände an, die noch nicht zur Genehmigung gesendet wurden. Jedes Element wird mit diesem Autosymbol angezeigt

Die Kreditkartentransaktionen sind Kreditkartentransaktionen, die mit Ihrer Mitarbeiterkreditkarte getätigt wurden. Jedes Element zeigt dieses Kartensymbol

Einreichen von Ausgaben

Obwohl die Einreichung von Ausgaben über die App empfohlen wird, kann dies auch über das Webportal fast auf die gleiche Weise erfolgen.

Gehe zu: Reisen & Ausgaben --> Neue Ausgabe

Beginnen Sie den Prozess der Einreichung einer Ausgabe, indem Sie die folgende Ansicht ausfüllen:

Datei oder Foto: Fügen Sie eine Datei oder ein Foto der Quittung oder eine relevante Datei hinzu, indem Sie auf den linken Bereich klicken oder sie einfach in den Bereich ziehen. Unterstützte Dateitypen sind PDF und die gängigsten Bildtypen.

Datum: Wählen Sie das Datum. Das heutige Datum ist standardmäßig eingestellt.

Währung: Ändern Sie die Währung bei Bedarf.

Betrag: Geben Sie den Betrag ein.

Land: Ändern Sie bei Bedarf das Land für die Ausgabe. Dies ist standardmäßig auf Ihr Ländereinstellung in Business Central eingestellt.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein. Dies wird der Titel für die Ausgabe sein.

Bezahlt von: Wählen Sie im Feld zwischen Mitarbeiter und Firmenkarte.

Kategorie: Wählen Sie eine Kategorie für die Ausgabe aus den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Kategorien.

Speichern oder Senden: Speichern Sie die Ausgabe und senden Sie sie später oder senden Sie sie sofort.

Nachfolgend sind optionale Felder beim Erstellen einer Ausgabe aufgeführt, abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens.

Mitarbeiter: Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Ihr Name wird standardmäßig hinzugefügt.

Teilnehmer: Teilnehmer hinzufügen oder entfernen. Beispiele sind Gäste oder Kunden.

Job: Geben Sie einen Job ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Aufgabe: Geben Sie eine Aufgabe ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Zusätzliche Informationen: Geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein, die relevant sein könnten.

Kreditkartentransaktionen

Kreditkartentransaktionen sind eine beliebte Methode, um verschiedene Dinge zu bezahlen, und dies gilt auch für Zahlungen im Namen des Unternehmens. ExFlow Travel & Expense vereinfacht die Meldung dieser Transaktionen, insbesondere wenn Kreditkartenvereinbarungen eingerichtet wurden, da eine automatische Zuordnung zu passenden Ausgabenberichten möglich wird.

Eine Kreditkartentransaktion kann vom Dashboard aus geöffnet, Details ausgefüllt und dann als Ausgabe gesendet werden. Wenn bereits eine Ausgabe für die Kreditkartentransaktion erstellt wurde, kann sie mit der Kreditkartentransaktion zusammengeführt werden.

Einreichen von Kreditkartentransaktionen vor dem Import der Transaktion

Gehe zu: Reisen & Ausgaben --> Neue Ausgabe

Der Prozess der Einreichung einer Ausgabe beginnt mit dem Ausfüllen der folgenden Ansicht.

Wichtig! Dies ist der Prozess zur Meldung einer Ausgabe, bevor die Kreditkartentransaktion in ExFlow Travel & Expense importiert wird.

Datei oder Foto: Fügen Sie eine Datei oder ein Foto der Quittung oder eine relevante Datei hinzu, indem Sie auf den linken Bereich klicken oder sie einfach in den Bereich ziehen. Unterstützte Dateitypen sind PDF und die gängigsten Bildtypen.

Datum: Wählen Sie das Datum. Das heutige Datum ist standardmäßig eingestellt.

Währung: Ändern Sie die Währung bei Bedarf.

Betrag: Geben Sie den Betrag ein.

Land: Ändern Sie bei Bedarf das Land für die Ausgabe. Dies ist standardmäßig auf Ihr Ländereinstellung in Business Central eingestellt.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein. Dies wird der Titel für die Ausgabe sein.

Bezahlt von: Wählen Sie im Feld zwischen Mitarbeiter und Firmenkarte.

Kategorie: Wählen Sie eine Kategorie für die Ausgabe aus den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Kategorien.

Speichern oder Senden: Speichern Sie die Ausgabe und senden Sie sie später oder senden Sie sie sofort.

Nachfolgend sind optionale Felder beim Erstellen einer Ausgabe aufgeführt, abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens.

Mitarbeiter: Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Ihr Name wird standardmäßig hinzugefügt.

Teilnehmer: Teilnehmer hinzufügen oder entfernen. Beispiele sind Gäste oder Kunden.

Job: Geben Sie einen Job ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Aufgabe: Geben Sie eine Aufgabe ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Zusätzliche Informationen: Geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein, die relevant sein könnten.

Transaktion erwarten: Wählen Sie diese Option, wenn die Ausgabe einer Kreditkartentransaktion zugeordnet werden soll.

Einreichen von Kreditkartentransaktionen, wenn die Transaktion importiert wird

Gehen Sie zu: Travel & Expense --> Wählen Sie die Kreditkartentransaktion

Beginnen Sie den Prozess der Einreichung einer Ausgabe, indem Sie die folgende Ansicht ausfüllen.

Datei oder Foto: Fügen Sie eine Datei oder ein Foto der Quittung oder eine relevante Datei hinzu, indem Sie auf den linken Bereich klicken oder sie einfach in den Bereich ziehen. Unterstützte Dateitypen sind PDF und die gängigsten Bildtypen.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein. Dies wird der Titel für die Ausgabe sein.

Private Nutzung: Wenn die Firmenkarte privat genutzt wurde, markieren Sie die Transaktion als private Nutzung.

Kategorie: Wählen Sie eine Kategorie für die Ausgabe aus den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten Kategorien.

Speichern oder Senden: Speichern Sie die Ausgabe und senden Sie sie später oder senden Sie sie sofort.

Nachfolgend sind optionale Felder beim Erstellen einer Ausgabe aufgeführt, abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens.

Mitarbeiter: Fügen Sie Mitarbeiter hinzu oder entfernen Sie sie. Ihr Name wird standardmäßig hinzugefügt.

Teilnehmer: Fügen Sie Teilnehmer hinzu oder entfernen Sie sie. Beispiele sind Gäste oder Kunden.

Job: Geben Sie einen Job ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Aufgabe: Geben Sie eine Aufgabe ein. Dies wird hauptsächlich für Beratungsfirmen verwendet.

Zusätzliche Informationen: Geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein, die relevant sein könnten.

Transaktion erwarten: Wählen Sie diese Option, wenn die Ausgabe einer Kreditkartentransaktion zugeordnet werden soll.

Zuordnungsproblem zwischen Spesenabrechnung und Kreditkartentransaktion

Wenn die Spesenabrechnung und die Kreditkartentransaktion nicht automatisch zugeordnet werden können, muss der Benutzer sie manuell zuordnen.

Gehen Sie zu: Travel & Expense --> Wählen Sie die Kreditkartentransaktion

In der linken Ecke finden Sie ein Dropdown-Menü namens Zuordnen.

Finden Sie die Spesenabrechnung, die mit der Kreditkartentransaktion verbunden ist.

Wählen Sie Weiter und Senden.

Genehmiger

Als Genehmiger besteht Ihre Aufgabe darin, die Einreichungen von Ausgaben und Kilometergeld von zugewiesenen Benutzern zu überprüfen und zu entscheiden. Dies umfasst den Empfang von Einreichungen, deren Bewertung und entweder die Genehmigung oder Ablehnung zur weiteren Bearbeitung durch die Buchhaltungsabteilung.

Diese Aufgabe wird auf dem Portal AppsForDynamics365.com durchgeführt, das eine praktische Übersicht über alle zur Genehmigung anstehenden Ausgaben und Kilometergeld-Einreichungen bietet. Das Portal ermöglicht auch das Filtern der Ansicht, um relevante Ausgaben leicht zu identifizieren und zu genehmigen, wie unten dargestellt.

Genehmigung

Gehen Sie zu: Travel & Expense --> Zur Genehmigung

Die Genehmigung-Liste bietet dem Genehmiger zwei einfache Möglichkeiten, Ausgaben und Kilometergeld zu genehmigen oder abzulehnen.

1. Öffnen Sie ein Element, überprüfen Sie die Anhänge und Details. Wählen Sie dann Genehmigen oder Ablehnen.

2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus, und verwenden Sie dann die Schaltflächen Genehmigen oder Ablehnen am Ende der Liste, um alle Elemente auf einmal zu bearbeiten.

Ablehnung

Wenn der Genehmiger eine Ausgabe oder ein Kilometergeld ablehnt, muss der Genehmiger einen Grund für die Ablehnung angeben, damit die Person, die die Ablehnung erhält, die betreffenden Probleme ändern kann.