Erste Schritte mit Reise & Spesen

Der Administrator übernimmt die Einrichtung und die Benutzer im Hintergrund. Die meisten Aufgaben, die ein Administrator erledigen muss, fallen zu Beginn an, wie z. B. das Einrichten der praktischen Elemente von Reise und Spesen sowie das Erstellen von Benutzern für die Einreicher und Genehmiger.

Dieser Abschnitt unterstützt bei der Einrichtung von ExFlow Reise & Spesen in Business Central.

Im Folgenden sind die notwendigen Schritte zur Einrichtung aufgeführt:

• Einrichtungsassistent

• Buchungsgruppen

• Zahlungsgruppen

• Regionen

• Spesenkategorien

• Verkehrsmittel

• Reisesätze

Um auf die verschiedenen Ansichten in diesem Abschnitt zuzugreifen, verwenden Sie das Suchfeld oder die Reise- und Spesenübersicht in der oberen Leiste, um zur Ansicht "Alle erkunden" zu navigieren.

Einrichtungsassistent

Der Einrichtungsassistent ist darauf ausgelegt, die grundlegende Einrichtung für ExFlow Reise & Spesen zu vereinfachen. Dieses Benutzerhandbuch führt die Benutzer durch die Schritte und stellt sicher, dass der Einrichtungsprozess einfach und unkompliziert ist.

Gehen Sie zu: Reise & Spesen Übersicht --> Einrichtungsassistent

Nummernserien einrichten

Der Assistent schlägt Standardnummernserien von Business Central für Spesen und Kilometer vor. Anpassungen können während dieser Einrichtung vorgenommen werden.

Kilometerabrechnung einrichten

Legen Sie die Erstattungsmethode für Kilometer, die Buchungsgruppe und die Kilometer-Einheit fest.

Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie E-Mail-Erinnerungen, um Benutzer zu informieren und ihre Aufmerksamkeit auf ausstehende Genehmigungen zu lenken.

Abschluss

Herzlichen Glückwunsch! Alle notwendigen Informationen wurden erfolgreich bereitgestellt, um die Einrichtung gemäß den Präferenzen zu beginnen.

Buchungsgruppen

Buchungsgruppen sind wesentliche Klassifikationen von Spesentypen, die es Buchhaltern ermöglichen, finanzielle Daten effizient zu verwalten und zu organisieren. Wenn Mitarbeiter Spesen über die App oder das Webportal einreichen, müssen sie eine Spesenkategorie auswählen, die einer der vordefinierten Buchungsgruppen entspricht.

Um eine genaue Buchhaltung zu ermöglichen, ist es wichtig, geeignete Buchungsgruppen zu erstellen, die verschiedene Steuersätze und Hauptbuchkonten umfassen. Zum Beispiel erfordern Reisesätze spezifische Buchungsgruppen für Kilometerabrechnungen.

Bitte beachten Sie, dass nur die Finanzabteilung Zugriff auf die Konfiguration und Verwaltung dieser Buchungsgruppen hat, um sicherzustellen, dass der Prozess für die Endbenutzer der App oder des Webportals reibungslos und sicher bleibt.

Gehen Sie zu: Reise & Spesen --> Übersicht --> Buchungseinrichtung --> Buchungsgruppen

Neu: Um eine neue Buchungsgruppe zu erstellen.

Code: Dies dient als Kurzbeschreibung für die Buchungsgruppe.

Zum Beispiel könnten inländische Verpflegungskosten als "Food-dom" und internationale Verpflegungskosten als "Food-int" oder sonstige Ausgaben als "Misc" bezeichnet werden.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, z. B. "Essen & Getränke Inland", "Essen & Trinken International" oder "Sonstiges".

Hauptbuchkontonummer: Wählen oder geben Sie die Hauptbuchkontonummer ein.

Allg. Geschäftsbuchungsgruppe: Wählen oder geben Sie die allgemeine Geschäftsbuchungsgruppe ein. Dies ist Business Central Standard.

Allg. Produktbuchungsgruppe: Wählen oder geben Sie die allgemeine Produktbuchungsgruppe ein. Dies ist Business Central Standard.

USt.-Geschäftsbuchungsgruppe: Wählen oder geben Sie die USt.-Geschäftsbuchungsgruppe ein. Dies ist Business Central Standard.

USt.-Produktbuchungsgruppe: Wählen oder geben Sie die USt.-Produktbuchungsgruppe ein. Dies ist Business Central Standard.

Projekt-Hauptbuchkontonummer: Wählen oder geben Sie die Projekt-Hauptbuchkontonummer ein, dies ist mit dem Projektmodul in Business Central Standard verbunden.

Bitte beachten Sie, dass der Assistent eine Buchungsgruppe für Kilometer erstellt.

Zahlungsgruppen

Wie Buchungsgruppen und allgemeine Gruppen in Business Central werden Zahlungsgruppen verwendet, um Entitäten Hauptbuchkonten zuzuordnen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn mehrere Kreditkartentypen verwaltet werden, die jeweils unterschiedliche Zahlungspostings erfordern.

In der Regel ist es ratsam, mindestens zwei Zahlungsgruppen einzurichten: eine für Firmenkreditkartentransaktionen und eine andere für die Erstattung von Mitarbeitern. Beachten Sie, dass pro Mitarbeitertyp nur eine Zahlungsgruppe zugewiesen werden kann. Für Firmenkreditkarten können bei Bedarf mehrere Zahlungsgruppen eingerichtet werden. Es besteht die Flexibilität, eine einzelne Zahlungsgruppe für jede Kreditkartenvereinbarung zu konfigurieren oder mehrere Vereinbarungen in einer Gruppe zusammenzufassen, je nach Präferenz.

Gehen Sie zu: Reise & Spesen --> Übersicht --> Buchungseinrichtung --> Zahlungsgruppen

Neu: Erstellen Sie eine neue Zahlungsgruppe

Code: Dies dient als Kurzbeschreibung für die Zahlungsgruppe.

Zum Beispiel "CC" für Kreditkarte oder "EMPLOYEE" für Mitarbeiter

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein.

Zum Beispiel "Kreditkarte" oder "Mitarbeiter"

Saldo-Kontotyp: Wählen Sie einen Saldo-Kontotyp, dies ist Business Central Standard.

Saldo-Kontonummer: Wählen Sie eine Saldo-Kontonummer, dies ist Business Central Standard.

Regionen

Regionen enthalten Sammlungen von Ländern, was nützlich ist, wenn eine spezifische Buchungseinrichtung pro Ländersammlung erforderlich ist. Zum Beispiel kann dies nützlich sein, um die verschiedenen Steuersätze für die verschiedenen Regionen vorzubereiten.

Gehen Sie zu: Reise & Spesen --> Übersicht --> Einrichtung --> Regionen

Neu: Erstellen Sie neue Regionen

Code: Dies dient als Kurzbeschreibung für die Region.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung für die Region ein.

Länder hinzufügen: Wählen Sie einen oder mehrere Ländercodes aus.

Ausgabenkategorien

Um die Ausgabenerfassung für Benutzer zu optimieren, müssen Ausgabenkategorien erstellt werden. Mit diesen Kategorien und einigen zusätzlichen Variablen können Nicht-Finanzbenutzer Ausgaben erfassen und der Finanzabteilung Informationen darüber liefern, wie die Ausgaben gebucht werden sollen.

Die erstellten Ausgabenkategorien werden den Benutzern im Webportal und in der mobilen App angezeigt, wenn sie eine Ausgabe erstellen. Benutzer müssen eine Kategorie auswählen, die ihren Kauf am besten beschreibt. Zusätzlich können sie wählen, die Ausgabe mit Kollegen zu teilen oder einen Gast hinzuzufügen, was angibt, wie die Ausgabe gebucht werden soll.

Für jede Ausgabenkategorie können mehrere Buchungseinrichtungen eingerichtet werden, die es der Finanzabteilung ermöglichen, verschiedene Ausgabenszenarien effizient zu verwalten.

Gehe zu: Travel & Expense -- Overview --> Posting Setup --> Expense Categories

Neu: Neue Ausgabenkategorien erstellen

Code: Kurzbeschreibung, wofür die Kategorie ist, zum Beispiel: "Essen"

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung der Kategorie ein, zum Beispiel "Essen und Getränke". Beachten Sie, dass diese Beschreibung den Benutzern in der App oder im Webportal angezeigt wird.

Konfigurieren Sie als nächstes die Buchungseinrichtung für die spezifische Kategorie.

Priorität: Wenn mehrere Buchungseinrichtungen existieren, bestimmt das System anhand der Prioritätsnummern, welche verwendet wird. Die Buchungseinrichtung mit der höchsten Prioritätsnummer wird vom System angewendet, wenn keine der Einrichtungen genau mit der Ausgabenerfassung übereinstimmt.

Inland: Wenn die Buchungseinrichtung nur relevant ist, wenn sich der Ausgabenort im eigenen Land befindet.

Region Codes: Wenn die Buchungseinrichtung relevant ist, wenn sich der Ausgabenort außerhalb des eigenen Landes befindet, wählen Sie eine der zuvor erstellten Regionen aus.

Mit Gästen: Wenn die Einrichtung erfordert, dass der Benutzer einen Gast hinzufügt, markieren Sie mit Gästen.

Buchungsgruppen: Wählen Sie eine der zuvor erstellten Buchungsgruppen aus.

Aufgeteilt nach Mitarbeitern: Wenn die Einrichtung erfordert, dass die Ausgabe zwischen Mitarbeitern aufgeteilt wird, markieren Sie Aufgeteilt nach Mitarbeitern.

Wiederholen Sie die obigen Schritte für so viele Kategorien und Einrichtungen wie erforderlich. Je umfassender Ihr Ansatz zur Erstellung von Kategorien und Einrichtungen ist, desto einfacher wird es für Ihre Finanzabteilung, Ausgaben zu bearbeiten.

Verkehrsmittel

In bestimmten Ländern gelten unterschiedliche Erstattungssätze je nach Transportmittel. Zum Beispiel variieren die Sätze zwischen Autos, Autos mit Anhängern und Autos mit schweren Lasten. Bei der Konfiguration der Verkehrsmittel geben Sie den Transporttyp an. Wenn der Erstattungssatz für bestimmte Typen konsistent ist, ist es nur notwendig, einen Typ einzurichten.

Gehe zu: Travel & Expense -- Overview --> Mileage Setup --> Means of transport

Neu: Neues Verkehrsmittel erstellen

Code: Kurzbeschreibung, wofür der Transporttyp ist, zum Beispiel: "Auto".

Beschreibung: Geben Sie die Beschreibung des Transporttyps ein.

Reisesätze

Reisesätze ermöglichen die Festlegung des Erstattungssatzes für einen Mitarbeiter basierend auf einer bestimmten Reise.

Einzelne Mitarbeiter können unterschiedliche Sätze haben. Ein Satz ohne angegebene Mitarbeiternummer ist ein allgemeiner Satz, der als Standardsatz verwendet wird.

Gehe zu: Travel & Expense -- Overview --> Mileage Setup --> Travel rates

Neu: Neuen Reisesatz erstellen.

Option: Wählen Sie das zuvor erstellte Verkehrsmittel aus.

Mitarbeiternummer: Wenn keine Mitarbeiternummer angegeben ist, wird der Satz als allgemeiner Satz betrachtet.

Startdatum: Verwenden Sie diese Option, wenn sich ein Satz zu einem bestimmten Zeitpunkt ändern muss.

Ab: Beispiel: Wenn es unterschiedliche Satzregeln je nach Anzahl der gefahrenen Meilen oder Kilometer gibt.

Satz: Der Satz für die spezifische Regel.

Es ist wichtig, den Erstattungshandler in Setup (TEM) einzurichten.

Gehe zu: Setup (TEM) --> Mileage

Kilometererstattungshandler: Wenn die Erstattung über Business Central abgewickelt werden soll, wählen Sie Post to Employee Ledger, wenn die Erstattung im Gehaltssystem abgewickelt wird, wählen Sie Export to XML.

Einrichtung der Kreditkarte

Kreditkartenvereinbarungen sind nützliche Werkzeuge, um Ausgaben automatisch mit den entsprechenden Kreditkartenabrechnungen abzugleichen, sobald diese eingegangen sind. Einmal eingerichtet, spart dies der Buchhaltungsabteilung Zeit und kann durch die Verwendung der Automatischen Transaktionsimport-Funktion weiter verbessert werden.

Vereinbarungen

Gehen Sie zu: Travel & Expense --> Übersicht --> Firmenkarten --> Vereinbarungen

Neu: Erstellen Sie eine neue Vereinbarung.

Code: Geben Sie einen Code für die Vereinbarung ein, der eine Kurzbeschreibung sein sollte, um eine einfache Identifizierung zu ermöglichen.

Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung der Vereinbarung ein.

Kartenmarke: Wählen Sie eine Kartenmarke aus der Liste.

Zahlungsgruppe: Wählen Sie eine Zahlungsgruppe aus den zuvor erstellten Gruppen.

Kartentransaktionen: Wählen Sie die Methode für den Import von Kreditkartentransaktionen

• Manuelle Eingabe/Dateiimport: Wählen Sie diese Option, wenn die Transaktion manuell eingegeben oder mit einer Excel-Datei importiert wird.

• Von Kontoauszug: Kreditkartentransaktionen werden für den Kontoauszug in Business Central importiert.

• Von Bankabstimmung: Kreditkartentransaktionen werden für die Bankabstimmung in Business Central importiert.

• Automatisch von SEB-Karte: Kreditkartentransaktionen werden von der SEB-Kartenintegration importiert.

Dies ist eine Liste aller Kreditkarten, die mit dieser speziellen Vereinbarung verbunden sind. Von hier aus können mehrere Karten von Firmenkreditkarten mit dieser speziellen Kreditkartenvereinbarung verbunden werden.

Unter Verbundene Karten --> Karten --> Karten hinzufügen

Wählen Sie eine spezifische Kreditkarte aus. Um mehrere Karten gleichzeitig auszuwählen, klicken Sie auf eine Kreditkartenzeile und drücken Sie Shift+Pfeil nach unten auf der Tastatur --> OK.

Firmenkreditkarten

Durch Öffnen der Ansicht Firmenkreditkarten werden alle Karten sichtbar, die automatisch aus Transaktionen erstellt oder manuell eingegeben wurden. Von dieser Ansicht aus gibt es zwei Optionen, um eine neue Kreditkarte zu erstellen:

1. Automatischer Transaktionsimport: Wenn diese Funktion eingerichtet ist, werden Firmenkreditkarten automatisch basierend auf der Kartennummer und dem Namen des Karteninhabers aus den Transaktionen erstellt.

2. Manuelle Eingabe: Wenn der automatische Import nicht bevorzugt wird, können Firmenkreditkarten manuell erstellt werden.

Neue Kreditkarte manuell erstellen

Gehen Sie zu: Firmenkreditkarten (TEM)

Neu: Erstellen Sie eine neue Karte

Kartennummer: Geben Sie die Kartennummer ein.

Name des Karteninhabers: Geben Sie den Namen der Person ein, die die Karte verwendet.

Mitarbeiternummer zugewiesen: Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste aus.

Kreditkartenvereinbarung: Wählen Sie die entsprechende Vereinbarung für die Firmenkarte aus.

Die Firmenkreditkarte wurde registriert, muss jedoch aktiviert werden, bevor sie verwendet werden kann.

Kreditkarte aktivieren

Damit einer Kreditkarte der Status Aktiv zugewiesen werden kann, muss die Karte einer Kreditkartenvereinbarung und einem Mitarbeiter zugewiesen worden sein.

Wählen Sie eine Firmenkreditkarte aus der Liste und Aktivieren. Die Firmenkreditkarte wurde nun aktiviert.

Kartenverknüpfungen vorschlagen

Wenn eine oder mehrere Firmenkreditkarten nicht mit einem Mitarbeiter verknüpft wurden, führt Sie diese Funktion durch die Karten und Mitarbeiter, die das System zuordnen möchte.

Gehen Sie zu: Firmenkarten --> Neu

Excel-Importdefinitionen

Ordnen Sie Excel-Dateien zu, um den Import von Kreditkartentransaktionen zu ermöglichen, die dann an die Karteninhaber zur Verarbeitung gesendet werden können.

Gehen Sie zu: Excel-Importdefinition (TEM)

Neu: Erstellen Sie eine neue Importdefinition

Excel-Importdefinition
Code:	Definieren Sie einen Code für die Importdefinition
Beschreibung:	Geben Sie eine Beschreibung für die Importdefinition ein
Kopfzeile vor Transaktionen:	Aktivieren Sie diese Option, wenn es Kopfzeilen in der Excel-Datei gibt.
Beschriftung für die erste Kopfzeilenspalte:	Geben Sie die Zeilennummer ein, ab der die Transaktionszeilen beginnen.
Datumsformat:	Wählen Sie das Datumsformat der Datei aus
Zahlung wird als negativer Betrag angezeigt:	Wenn der Betrag in der Datei negativ ist, aktivieren Sie diesen Parameter.

Felder den Excel-Spalten zuordnen

In diesem Abschnitt geben Sie an, welche Spalten in der Excel-Datei den Feldern in ExFlow Travel & Expense zugeordnet werden sollen.

Beispiel: Wenn sich die Kartennummer in Spalte D der Excel-Datei befindet, geben Sie D im Feld Kartennummer ein.

Felder den Excel-Spalten zuordnen
Kartennummer:	Definieren Sie die Spalte für die Kreditkartennummer.
Karteninhaber:	Definieren Sie die Spalte für den Karteninhaber.
Transaktionsdatum:	Definieren Sie die Spalte für das Transaktionsdatum.
Transaktionsbetrag:	Definieren Sie die Spalte für den Transaktionsbetrag.
Währung:	Definieren Sie die Spalte für die Währung, nicht obligatorisch.
Abrechnungsbetrag:	Definieren Sie die Spalte für den Abrechnungsbetrag.
Beschreibung:	Definieren Sie die Spalte für die Transaktionsbeschreibung.
Land:	Definieren Sie die Spalte für das Land, nicht obligatorisch.
MCC:	Definieren Sie die Spalte für MCC, nicht obligatorisch.
MCC-Beschreibung:	Definieren Sie die Spalte für die MCC-Beschreibung, nicht obligatorisch.
Eindeutige Referenz:	Definieren Sie die Spalte für die eindeutige Referenz, nicht obligatorisch.