Erste Schritte

Einführung

Der ExFlow Erste Schritte Assistent ist darauf ausgelegt, den anfänglichen Einrichtungsprozess zu vereinfachen und Benutzer schnell und effizient mit ExFlow vertraut zu machen. Dieses Benutzerhandbuch führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Verwendung des Assistenten, um ExFlow gemäß den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zu konfigurieren.

Durch das Abschließen des ExFlow Erste Schritte Assistenten wird eine voll funktionsfähige Einrichtung von ExFlow bereitgestellt, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Benutzer können Rechnungen importieren, Genehmigungsvorschläge basierend auf Attributen oder Rollen automatisieren und die zeitsparenden Vorteile der intelligenten Kodierung und Genehmigungszuweisung von ExFlow erleben.

Dieses Benutzerhandbuch bietet detaillierte Anweisungen, hilfreiche Tipps und Einblicke, um einen reibungslosen und erfolgreichen Konfigurationsprozess zu gewährleisten. Es wird empfohlen, jeden Abschnitt sorgfältig zu lesen, die Schritte nacheinander zu befolgen und bei Bedarf auf dieses Handbuch zurückzugreifen.

Voraussetzungen

Bevor Sie den ExFlow Erste Schritte Assistenten ausführen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Befolgen Sie diese ersten Schritte, um einen reibungslosen Einrichtungsprozess sicherzustellen:

Laden Sie ExFlow herunter und installieren Sie es: Besuchen Sie den Microsoft AppSource-Marktplatz und finden Sie die ExFlow-Erweiterung als kostenlose Testversion.

Geben Sie die Firmendaten ein und wählen Sie aus, in welchem Mandanten ExFlow installiert werden soll und in welcher Sprache. Sobald die Installation abgeschlossen ist, erhalten Sie den ExFlow-Lizenzschlüssel von Ihrem autorisierten ExFlow-Partner.

Suchen Sie nach ExFlow Lizenzaktivierung und geben Sie den Lizenzschlüssel ein:

Sobald diese ersten Schritte abgeschlossen sind, können Sie den Erste Schritte Assistenten ausführen.

Hinweis: Es ist wichtig, dass die ExFlow-Erweiterung installiert und der Lizenzschlüssel aktiviert ist, um mit dem ExFlow Erste Schritte Assistenten fortzufahren. Wenn während der Installation oder Aktivierung Probleme auftreten, lesen Sie die ExFlow-Dokumentation oder wenden Sie sich an das ExFlow-Support-Team.

Suchen Sie nach ExFlow Erste Schritte Assistent:

Einrichtung von einem anderen Unternehmen kopieren

Wenn ExFlow bereits in anderen Unternehmen innerhalb desselben Tenents installiert und konfiguriert wurde, ist es möglich, die Option zur Kopie der ExFlow-Einrichtung zu nutzen. Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn die gleichen oder ähnlichen Konfigurationseinstellungen auf das neue Unternehmen angewendet werden sollen.

Erste Schritte

Erstens, nutzen Sie das umfassende Video-Tutorial, das jeden Schritt des Assistenten visuell und ansprechend erklärt. Klicken Sie einfach auf den ***Video ansehen *** Link, um darauf zuzugreifen und den Anweisungen zu folgen.

Zweitens haben wir eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung vorbereitet, die schriftliche Anweisungen zur Ausführung des Assistenten bietet. Diese Anleitung bietet klare Erklärungen und hilfreiche Tipps, um eine reibungslose und erfolgreiche Einrichtung zu gewährleisten.

Genehmigungszuweisung

Definieren Sie die Genehmigungszuweisung und die Genehmigungsreihenfolge für eingehende Dokumente. Die Genehmigungszuweisung bestimmt, wie ExFlow dynamisch Genehmiger basierend auf spezifischen Attributen oder Werten auf dem Dokument zuweist.

Als Beispiel betrachten Sie die folgende Reihenfolge der gewünschten Genehmiger für ein Dokument:

1. Einkäufer
2. Dimensionsverantwortlicher der Abteilungsdimension
3. Dimensionsverantwortlicher der Regionsdimension In diesem Szenario folgt die Genehmigungszuweisung für ein Dokument der angegebenen Reihenfolge. Zuerst wird der Einkäufer als erster Genehmiger zugewiesen. Als nächstes überprüft der Dimensionsverantwortliche der Abteilungsdimension das Dokument. Schließlich gibt der Dimensionsverantwortliche der Regionsdimension seine Genehmigung.

Benutzer erstellen

Erstellen Sie ExFlow-Benutzer basierend auf einer Auswahl von Benutzern aus Ihrer Business Central-Umgebung. Der ExFlow Erste Schritte Assistent vereinfacht den Prozess der Benutzererstellung in ExFlow und stellt sicher, dass die entsprechenden Informationen wie Benutzername, vollständiger Name und E-Mail-Adresse zugewiesen werden.

Aktualisierungen oder Änderungen an bestehenden ExFlow-Benutzern sollten über „ExFlow Benutzer“ vorgenommen werden. Dies gewährleistet eine zentrale Kontrolle und Konsistenz in der Benutzerverwaltung. Es ist wichtig zu beachten, dass der Benutzer, der den Erste Schritte Assistenten ausführt, als ExFlow-Admin-Benutzer erstellt wird. Dies gewährt ihm administrative ExFlow-Berechtigungen innerhalb der aktuellen Firma.

ExFlow-Benutzer

Schließen Sie die Einrichtung der ExFlow-Benutzer ab, indem Sie deren Attribute, E-Mail-Adressen und Berechtigungsrollen finalisieren. Es ist wichtig, jedem Benutzer basierend auf den zuvor definierten Spezifikationen in der Genehmigungszuweisung genau Dimensionenwerte, Einkäufercodes und andere relevante Attribute zuzuweisen.

Genehmigungsrollen:
• Genehmiger: Nimmt am Genehmigungsprozess teil, ohne die Möglichkeit, Änderungen an der Kodierung vorzunehmen.
• Genehmiger (Power): Hat die Möglichkeit, während des Genehmigungsprozesses Änderungen an der Kodierung vorzunehmen, basierend auf definierten Kodierungsregeln.
• Genehmiger (Super): Kann Kodierungsänderungen vornehmen, alle Rechnungen im Unternehmen durchsuchen und anzeigen.
• Admin: Für Buchhalter und Administratoren von ExFlow in Business Central vorgesehen, bietet Zugriff auf die Einrichtung.

Automatisierte Aufgaben

Geben Sie einen spezifischen Job Queue Entry User ein, der verwendet wird, um die geplanten Jobs auszuführen, falls erforderlich. Der Benutzer muss über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um die Aufgaben auszuführen, die die Jobs ausführen werden.

Wählen und planen Sie die notwendigen Prozesse und E-Mail-Erinnerungen, um Ihren Rechnungsworkflow zu automatisieren. Durch das Einrichten wiederkehrender Jobs kann sichergestellt werden, dass wesentliche Aufgaben wie das Importieren von Rechnungen, das Erstellen oder Buchen von ihnen und andere relevante Prozesse automatisch in festgelegten Intervallen ausgeführt werden.

Konfigurieren Sie außerdem E-Mail-Erinnerungen, um Benutzer zu informieren und ihre Aufmerksamkeit auf ausstehende Genehmigungen, bevorstehende Fristen oder andere wichtige Ereignisse im Workflow zu lenken. Verbessern Sie die Kommunikation und sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Rechnungsverarbeitung, indem Sie E-Mail-Benachrichtigungen nutzen:

ExFlow-Datenerfassung

Dieser Schritt ist relevant für Kunden, die ExFlow Data Capture als ihre OCR-Lösung nutzen. Wenn ExFlow Data Capture nicht verwendet wird, kann dieser Schritt übersprungen werden.

Die Einrichtung einer Verbindung zu ExFlow Data Capture ist unerlässlich, um eine Integration zwischen ExFlow und der OCR-Lösung zu ermöglichen. Diese Verbindung ermöglicht es ExFlow, Rechnungen vom angegebenen Unternehmen zu importieren und Stammdaten wie Lieferanteninformationen in die ExFlow Data Capture-Umgebung hochzuladen.

Klicken Sie auf Aktivieren, um das OCR-Dienst-Setup zu öffnen, in dem die erforderlichen Informationen eingegeben werden müssen.

Um die Verbindung zu initiieren, benötigen Sie die folgenden Informationen, die von SignUp Software bereitgestellt werden:

1. Benutzername: Der Benutzername, der mit Ihrem ExFlow Data Capture-Konto verknüpft ist.
2. Passwort: Das Passwort, das mit Ihrem ExFlow Data Capture-Konto verknüpft ist.
3. Autorisierungsschlüssel: Ein eindeutiger Schlüssel, der von SignUp Software bereitgestellt wird und Zugriff auf Ihre spezifische ExFlow Data Capture-Umgebung gewährt.
4. OCR-Dokumentvorlage: Die OCR-Dokumentvorlage, die das Layout und die Struktur der Rechnungen für die Extraktion und Verarbeitung definiert.

Klicken Sie auf Schließen, um zum Get Started Wizard zurückzukehren.

Planen Sie die Synchronisierung der Stammdaten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen ''Aktiviert'', um die Synchronisierung zwischen ExFlow und ExFlow Data Capture zu ermöglichen. Die Synchronisierung der Lieferanten von Business Central zu ExFlow Data Capture wird alle 10 Minuten geplant.

Zusätzliche Optionen

Konfigurieren Sie zusätzliche Optionen entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen, um ExFlow weiter zu optimieren und an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.

• Vier-Augen-Prinzip: Aktivieren Sie diese Funktion, um die Genehmigung durch mindestens zwei Personen zu verlangen, bevor ein Dokument gebucht werden kann. Diese zusätzliche Kontrollschicht gewährleistet Genauigkeit und minimiert Fehler in Ihren Finanzprozessen.

• Vordefiniertes Konto: Vereinfachen Sie die Rechnungszuordnung für neue Lieferanten, indem Sie ein vordefiniertes Konto einrichten. ExFlow schlägt dieses Konto automatisch vor, wenn kein spezifisches Konto auf Lieferantenebene definiert wurde. Darüber hinaus nutzt ExFlow Ihre Historie der gebuchten Einkaufsrechnungen in Business Central, um die wahrscheinlichste Kodierung für eine effiziente Rechnungsverarbeitung vorzuschlagen.

• URL zu ExFlow Web: Geben Sie die URL zu Ihrem ExFlow Web an, um Genehmigern den einfachen Zugriff zur Überprüfung und Genehmigung von Rechnungen zu ermöglichen. Die benutzerfreundliche Weboberfläche bietet eine bequeme und effiziente Möglichkeit, den Genehmigungsprozess zu verwalten.

• Zusätzliche Spalten für ExFlow Web aktivieren: Verbessern Sie die ExFlow Web-Oberfläche, indem Sie zusätzliche Spalten wie die Mehrwertsteuer-Produktbuchungsgruppe und den Abgrenzungscode aktivieren.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen und die zusätzlichen Optionen finalisiert haben, sind Sie bereit, den ExFlow Get Started Wizard abzuschließen und die vollen Vorteile von ExFlow in Ihren Geschäftsabläufen zu genießen.

Abschluss

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich alle notwendigen Informationen bereitgestellt, um die Einrichtung gemäß Ihren Präferenzen zu starten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertigstellen", um die Konfiguration abzuschließen und die ExFlow-Einrichtung basierend auf Ihren Auswahlmöglichkeiten zu starten.

Sonstiges

Wenn Sie den Assistenten zu einem beliebigen Zeitpunkt verlassen, keine Sorge! Das System wird Sie auffordern, Ihre eingegebenen Daten zu speichern, sodass Sie später dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben. Auf diese Weise können Sie den Einrichtungsprozess bequem genau dort fortsetzen, wo Sie aufgehört haben, ohne Fortschritte zu verlieren oder von vorne beginnen zu müssen.

ExFlow-Datenerfassungskonten

ExFlow-Datenerfassungskonten werden verwendet, um eine Verbindung zu ExFlow Data Capture (EDC) für den Import interpretierter Rechnungen und das Hochladen von Lieferantenstammdaten aus Business Central herzustellen (falls das OCR-Dienst-Setup nicht verwendet wird). Dieser Konfigurationsprozess kann entweder während der Ersteinrichtung mit dem Get Started Wizard oder manuell abgeschlossen werden.

Konfigurationsschritte: Navigieren Sie zu ExFlow-Datenerfassungskonten, um auf die Konfiguration zuzugreifen. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Verbindung zu initiieren.

Geben Sie der Verbindung einen geeigneten Code und wählen Sie den Verbindungstyp:

• Einkauf ist für Einkaufsrechnungen
• Verkauf ist für Verkaufsaufträge

Verbindungsdetails: Um die Verbindung abzuschließen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Verbindungsdetails haben, um eine Verbindung zu EDC herzustellen. Diese werden von SignUp Software oder Ihrem vertrauenswürdigen Business Central-Partner bereitgestellt.

• Benutzername
• Passwort
• Autorisierungsschlüssel

Standard-EDC-Dokumentvorlagen Wählen Sie die Dokumentvorlage, die für die Interpretation durch EDC verwendet wird.

Datenaustauschtyp Wählen Sie den „EDC2EXF“, der der Standard-Austauschtyp für EDC ist.

Unternehmensauswahl: Im Gegensatz zum "OCR-Dienst-Setup" ermöglicht die Konfiguration der ExFlow-Datenerfassungskonten die Verwendung derselben Anmeldeinformationen in allen Unternehmen innerhalb von Business Central. Dies liegt daran, dass das Benutzerkonto Zugriff auf alle Unternehmen in EDC hat. Wichtig: Wählen Sie während der Konfiguration das richtige Unternehmen als Käufer und Master Data-Filter aus, um sicherzustellen, dass die Verbindung mit dem vorgesehenen Unternehmen hergestellt wird.

Abschluss der Konfiguration: Überprüfen Sie die eingegebenen Details, bevor Sie den Konfigurationsprozess abschließen. Aktivieren Sie die Master Data Sync, um das Hochladen von Lieferantenstammdaten zu ermöglichen. Aktivieren Sie schließlich „aktivieren“ und akzeptieren Sie alle Aufforderungen. Testen Sie die Verbindung, um sicherzustellen, dass die Integration zwischen Business Central und ExFlow Data Capture erfolgreich ist.