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Introducción

El Asistente de Inicio de ExFlow está diseñado para agilizar el proceso de configuración inicial y hacer que los usuarios se pongan en marcha con ExFlow de forma rápida y eficiente. Este manual de usuario le guiará a través del proceso paso a paso de usar el asistente para configurar ExFlow según las necesidades específicas de la organización.

Al completar el Asistente de Inicio de ExFlow, se proporcionará una configuración completamente funcional de ExFlow, adaptada a los requisitos específicos de la empresa. Los usuarios podrán importar facturas, automatizar sugerencias de aprobación basadas en atributos o roles, y experimentar los beneficios de ahorro de tiempo de la codificación inteligente y asignación de aprobaciones de ExFlow.

Este manual de usuario proporcionará instrucciones detalladas, consejos útiles y conocimientos para asegurar un proceso de configuración fluido y exitoso. Se recomienda leer cada sección cuidadosamente, seguir los pasos secuencialmente, y consultar este manual cuando se necesite asistencia.

Prerrequisitos

Antes de ejecutar el Asistente de Inicio de ExFlow, hay algunos prerrequisitos que necesitan ser completados. Siga estos pasos iniciales para asegurar un proceso de configuración fluido:

Visite el mercado de Microsoft AppSource y localice la extensión ExFlow como una Prueba Gratuita

Ingrese los detalles de la empresa y seleccione en qué tenant instalar ExFlow y qué idioma. Una vez completada la instalación, obtenga la clave de licencia ExFlow de su Partner ExFlow autorizado.

Licencia

Es esencial tener la extensión ExFlow instalada y la clave de licencia disponible para proceder con el Asistente de Inicio de ExFlow.

Una vez que estos pasos iniciales estén completados, se puede proceder a ejecutar el Asistente de Inicio.

Licencia para nuevas instalaciones

El manejo de licencias para instalaciones completamente nuevas de BC Online puede ser manejado vía Proveedor de Licencias para clientes del Programa Piloto.

Copiar Configuración de otra empresa

Si ExFlow ha sido previamente instalado y configurado en otras empresas dentro del mismo tenant, es posible utilizar la opción para copiar la configuración de ExFlow.

Esta característica es particularmente valiosa cuando hay necesidad de aplicar la misma configuración o configuraciones similares a la nueva empresa.

Asistente de Inicio

Busque Asistente de Inicio de ExFlow:

Primero, utilice el tutorial de video integral que recorre cada paso del asistente, explicando el proceso de manera visual y atractiva. Simplemente haga clic en el enlace Ver Video para acceder y seguir las instrucciones.

En segundo lugar, hemos preparado una guía detallada paso a paso que proporciona instrucciones escritas sobre la ejecución del asistente. Esta guía ofrece explicaciones claras y consejos útiles para asegurar una experiencia de configuración fluida y exitosa.

Activación de Licencia

Este paso proporcionará información sobre el Modelo de Licencia y su activación.

Ingrese la Clave de Licencia proporcionada y haga clic en ''Siguiente'' para proceder.

Asignación de Aprobación

Defina la asignación de aprobación y el orden de aprobación para documentos entrantes. La asignación de aprobación determina cómo ExFlow asigna dinámicamente aprobadores a los documentos basado en atributos específicos o valores encontrados en el documento.

Como ilustración, considere el siguiente ejemplo que describe el orden deseado de aprobadores para un documento:

1. Comprador
   
2. Propietario de dimensión de la dimensión Departamento
   
3. Propietario de dimensión de la dimensión Región
   En este escenario, la asignación de aprobadores para un documento seguirá la secuencia especificada. Primero, el comprador será asignado como el aprobador inicial. Luego, el propietario de dimensión de la dimensión Departamento revisará el documento. Finalmente, el propietario de dimensión de la dimensión Región proporcionará su aprobación.

Crear Usuarios

Cree usuarios ExFlow basados en una selección de usuarios de su entorno Business Central. El Asistente de Inicio de ExFlow simplifica el proceso de agregar usuarios a ExFlow y asegura que la información apropiada como nombre de usuario, nombre completo y dirección de correo electrónico sean asignados.

Las actualizaciones o modificaciones en usuarios ExFlow existentes deben ejecutarse desde "Usuarios ExFlow". Esto asegura control centralizado y consistencia en la gestión de usuarios.

Es importante notar que el usuario que ejecuta el Asistente de Inicio será creado como un Usuario Admin ExFlow. Esto les otorga privilegios administrativos ExFlow dentro de la empresa actual.

Usuarios ExFlow

Complete la configuración de usuarios ExFlow finalizando sus atributos, direcciones de correo electrónico y roles de permisos.

Es importante asignar con precisión valores de dimensión, códigos de comprador y otros atributos relevantes a cada usuario basado en las especificaciones previamente definidas en la asignación de aprobación.

Roles de Permisos

• Aprobador: Participa en el proceso de aprobación sin capacidades de cambio de codificación.
• Aprobador (Power): Tiene la capacidad de hacer cambios de codificación durante el proceso de aprobación, basado en Reglas de Codificación definidas.
• Aprobador (Super): Puede hacer cambios de codificación, buscar y ver todas las facturas dentro de la empresa.
• Admin: Destinado para administradores en ExFlow Web, proporcionando acceso a configuración.

Tareas Automatizadas

Ingrese un Usuario de Entrada de Cola de Trabajos específico que será usado para ejecutar los trabajos programados, si es necesario. El usuario debe tener los permisos necesarios para realizar las tareas que los trabajos ejecutarán.

Seleccione y programe los procesos necesarios y recordatorios de correo electrónico para automatizar su proceso de flujo de trabajo de facturas. Al configurar trabajos recurrentes, se puede asegurar que tareas esenciales como importar facturas, crearlas o registrarlas, y otros procesos relevantes se realicen automáticamente en intervalos especificados.

Adicionalmente, configure recordatorios de correo electrónico para mantener a los usuarios informados y llamar su atención para aprobaciones pendientes, fechas límite próximas, o cualquier otro evento importante dentro del flujo de trabajo. Mejore la comunicación y asegure un flujo fluido del procesamiento de facturas aprovechando las notificaciones de correo electrónico:

ExFlow Data Capture

Este paso es relevante para clientes que utilizan ExFlow Data Capture como su solución OCR. Si ExFlow Data Capture no está en uso, este paso puede ser omitido.

Establecer una conexión a ExFlow Data Capture es esencial para habilitar una integración entre ExFlow y la solución OCR. Esta conexión permite a ExFlow importar facturas de la empresa designada y subir datos maestros, como información de proveedores, al entorno ExFlow Data Capture.

Haga clic en Habilitar para ingresar a la Configuración del Servicio OCR donde la información necesaria necesita ser ingresada.

Para iniciar la conexión, necesitará la siguiente información proporcionada por Truvio:

1. Nombre de Usuario: El nombre de usuario asociado con su cuenta ExFlow Data Capture.
2. Contraseña: La contraseña asociada con su cuenta ExFlow Data Capture.
3. Clave de Autorización: Una clave única proporcionada por Truvio que otorga acceso a su entorno específico ExFlow Data Capture.
4. Plantilla de Doc. OCR: La plantilla de documento OCR que define el diseño y estructura de facturas para extracción y procesamiento.

Haga clic en cerrar para volver al Asistente de Inicio.

Programe la sincronización de datos maestros y marque la casilla ''Habilitado'' para permitir sincronización entre ExFlow y ExFlow Data Capture.

La sincronización de proveedores desde Business Central a ExFlow Data Capture será programada para ejecutarse cada 10 minutos.

Opciones Adicionales

Configure opciones adicionales según sus requisitos específicos, puede optimizar y adaptar ExFlow aún más para satisfacer las necesidades de su organización.

• Principio de Cuatro Ojos: Active esta característica para requerir aprobación de al menos dos individuos antes de que un documento pueda ser registrado. Esta capa adicional de control asegura precisión y minimiza errores en sus procesos financieros.

• Cuenta Predefinida: Simplifique la codificación de facturas para nuevos proveedores configurando una cuenta predefinida. ExFlow automáticamente sugerirá esta cuenta si no se ha definido una cuenta específica a nivel de proveedor. Adicionalmente, ExFlow utiliza su historial de Facturas de Compra Registradas en Business Central para sugerir la codificación más probable para procesamiento eficiente de facturas.

• URL a ExFlow Web: Proporcione la URL a su ExFlow Web, otorgando acceso fácil para que los aprobadores revisen y aprueben facturas. La interfaz web amigable ofrece una manera conveniente y eficiente de gestionar el proceso de aprobación.

• Activar Columnas Adicionales para ExFlow Web: Mejore la interfaz ExFlow Web activando columnas adicionales, como VAT Prod Posting Group y Deferral Code.

Una vez que haya hecho sus selecciones y finalizado las opciones adicionales, está listo para completar el Asistente de Inicio ExFlow y disfrutar de los beneficios completos de ExFlow en sus operaciones de negocio.

Finalizar

¡Felicitaciones! Ha proporcionado exitosamente toda la información necesaria para iniciar la configuración según sus preferencias.

Haga clic en el botón "Finalizar" para finalizar la configuración e iniciar la configuración ExFlow basada en sus selecciones.

Otro

Si sale del asistente en cualquier punto, ¡no se preocupe! El sistema le dará la opción: Ejecutar Más Tarde, para guardar sus datos ingresados, permitiéndole continuar desde donde lo dejó en un momento posterior.

De esta manera, puede convenientemente retomar el proceso de configuración justo donde lo dejó sin perder progreso o tener que empezar desde cero.

Cuentas ExFlow Data Capture

Las Cuentas ExFlow Data Capture se usan para establecer una conexión a ExFlow Data Capture (EDC) para la importación de facturas interpretadas y subida de datos maestros de proveedores desde Business Central (si la Configuración del Servicio OCR no está en uso).

Este proceso de configuración puede completarse durante la configuración inicial usando el Asistente de Inicio o manualmente.

Pasos de Configuración

Navegue a Cuentas ExFlow Data Capture para acceder a la configuración.

Haga clic en Nuevo para iniciar una nueva conexión.

Dé a la conexión un Código apropiado y elija el Tipo de conexión:

• Compra es para Facturas de Compra
• Ventas es para Órdenes de Venta

Detalles de Conexión

Para completar la conexión, asegúrese de tener los siguientes detalles de conexión para establecer una conexión a EDC. Estos son proporcionados por Truvio o su Partner de Business Central de confianza.

• Nombre de Usuario
  
• Contraseña
  
• Clave de Autorización
  

Plantillas de Doc. EDC Predeterminadas Elija la plantilla de documento usada para interpretación por EDC.

Tipo de Intercambio de Datos Elija el "EDC2EXF" que es el Tipo de Intercambio predeterminado usado para EDC.

Selección de Empresa: A diferencia de la "Configuración del Servicio OCR", la configuración de Cuentas ExFlow Data Capture permite el uso de las mismas credenciales a través de todas las empresas dentro de Business Central.

Esto se debe a que la cuenta de usuario tiene acceso a todas las empresas en EDC.

Importante: Seleccione la Empresa correcta como Comprador y filtro de Datos Maestros durante la configuración para asegurar que la conexión se establezca con la empresa destinada.

Finalizando Configuración

Verifique los detalles ingresados antes de finalizar el proceso de configuración.

Active la Sincronización de Datos Maestros para habilitar la subida de datos maestros de proveedores.

Finalmente active "habilitar" y acepte cualquier mensaje de confirmación.

Pruebe la conexión para asegurar integración exitosa entre Business Central y ExFlow Data Capture.

Proveedor de Licencias

Ir a: Proveedor de Licencias ExFlow

Nuevos clientes e instalaciones pueden usar el Proveedor de Licencias ExFlow.

La nueva herramienta Proveedor de Licencias ha sido actualizada para ofrecer control más granular sobre Aplicaciones Truvio y sus características individuales.

El Proveedor de Licencias también mejora la visibilidad en productos licenciados y simplifica el seguimiento de volúmenes de documentos en aplicaciones como ExFlow AP.

Cuando una licencia es activada, el/los producto(s) licenciado(s) serán mostrados:

Menú Proveedor de Licencias
SignUp	Crear un nuevo registro de cliente (opción será ocultada cuando la licencia está activada)
Activar Licencia	Crear una nueva activación de instancia (opción será ocultada cuando la licencia está activada)
Renovar Licencia	Renovar la licencia manualmente, cuando sea necesario. REn será manejado automáticamente.
Marketplace	Enlace al Marketplace
Eliminar Licencia	Remover licencia

En primer lugar, utilice el completo video tutorial que guía a través de cada paso del asistente, explicando el proceso de manera visual y atractiva. Simplemente haga clic en el enlace Ver Video para acceder a él y seguir las instrucciones.

En segundo lugar, hemos preparado una detallada guía paso a paso que proporciona instrucciones escritas sobre cómo ejecutar el asistente. Esta guía ofrece explicaciones claras y consejos útiles para asegurar una experiencia de configuración fluida y exitosa.

Activación de Licencia de ExFlow

Este paso proporcionará información sobre el Modelo de Licencia y su activación.

Ingrese la clave de licencia proporcionada y haga clic en ''Siguiente'' para continuar.

Asignación de Aprobaciones

Defina la asignación de aprobaciones y el orden de aprobación para los documentos entrantes. La asignación de aprobaciones determina cómo ExFlow asigna dinámicamente los aprobadores a los documentos en función de atributos o valores específicos que se encuentran en el documento.

Como ilustración, considere el siguiente ejemplo que describe el orden deseado de los aprobadores para un documento:

1. Comprador
   
2. Dueño de dimensión del departamento
   
3. Dueño de dimensión de la región
   En este escenario, la asignación de aprobadores para un documento seguirá la secuencia especificada. Primero, el comprador será asignado como el primer aprobador. A continuación, el dueño de la dimensión del departamento revisará el documento. Finalmente, el dueño de la dimensión de la región dará su aprobación.

Crear Usuarios

Cree usuarios de ExFlow basados en una selección de usuarios de su entorno de Business Central. El Asistente de Primeros Pasos de ExFlow simplifica el proceso de agregar usuarios a ExFlow y asegura que la información apropiada como Nombre de usuario, Nombre completo y Dirección de correo electrónico sean asignados.

Las actualizaciones o modificaciones en los usuarios existentes de ExFlow deben ejecutarse desde "Usuarios de ExFlow". Esto asegura un control centralizado y consistencia en la gestión de usuarios.

Es importante notar que el usuario que ejecute el Asistente de Primeros Pasos será creado como un Usuario Administrador de ExFlow. Esto les otorga privilegios administrativos de ExFlow dentro de la empresa actual.

Usuarios de ExFlow

Complete la configuración de los usuarios de ExFlow finalizando sus atributos, direcciones de correo electrónico y roles de permiso.

Es importante asignar con precisión los valores de las dimensiones, los códigos de comprador y otros atributos relevantes a cada usuario según las especificaciones definidas previamente en la asignación de aprobaciones.

Roles de Permiso

• Aprobador: Participa en el proceso de aprobación sin capacidades de cambio de codificación.
• Aprobador (Potente): Tiene la capacidad de realizar cambios de codificación durante el proceso de aprobación, según las Reglas de Codificación definidas.
• Aprobador (Super): Puede realizar cambios de codificación, buscar y ver todas las facturas dentro de la empresa.
• Administrador: Destinado a administradores en ExFlow Web, proporcionando acceso a la configuración.

Tareas Automatizadas

Ingrese un Usuario de Entrada de Cola de Trabajo específico que se utilizará para ejecutar los trabajos programados, si es necesario. El usuario debe tener los permisos necesarios para realizar las tareas que ejecutarán los trabajos.

Seleccione y programe los procesos necesarios y los recordatorios por correo electrónico para automatizar su proceso de flujo de trabajo de facturas. Al configurar trabajos recurrentes, podrá asegurarse de que las tareas esenciales, como la importación de facturas, su creación o publicación, y otros procesos relevantes se realicen automáticamente en intervalos especificados.

Además, configure recordatorios por correo electrónico para mantener informados a los usuarios y solicitar su atención para aprobaciones pendientes, plazos próximos o cualquier otro evento importante dentro del flujo de trabajo. Mejore la comunicación y asegure un flujo suave del procesamiento de facturas aprovechando las notificaciones por correo electrónico:

Captura de Datos de ExFlow

Este paso es relevante para los clientes que utilizan la Captura de Datos de ExFlow como su solución OCR. Si no se utiliza la Captura de Datos de ExFlow, se puede omitir este paso.

Establecer una conexión con la Captura de Datos de ExFlow es esencial para habilitar una integración entre ExFlow y la solución OCR. Esta conexión permite a ExFlow importar facturas de la empresa designada y cargar datos maestros, como información de proveedores, en el entorno de Captura de Datos de ExFlow.

Haga clic en Habilitar para ingresar a la Configuración del Servicio OCR donde se debe ingresar la información necesaria.

Para iniciar la conexión, necesitará la siguiente información proporcionada por Truvio:

1. Nombre de Usuario: El nombre de usuario asociado con su cuenta de Captura de Datos de ExFlow.
2. Contraseña: La contraseña asociada con su cuenta de Captura de Datos de ExFlow.
3. Clave de Autorización: Una clave única proporcionada por Truvio que otorga acceso a su entorno específico de Captura de Datos de ExFlow.
4. Plantilla de Documento OCR: La plantilla de documento OCR que define el diseño y la estructura de las facturas para la extracción y procesamiento.

Haga clic en cerrar para volver al Asistente de Primeros Pasos.

Programe la sincronización de datos maestros y marque la casilla ''Habilitado'' para permitir la sincronización entre ExFlow y la Captura de Datos de ExFlow.

La sincronización de proveedores desde Business Central a la Captura de Datos de ExFlow se programará para ejecutarse cada 10 minutos.

Opciones Adicionales

Configure opciones adicionales de acuerdo con sus requisitos específicos, puede optimizar y personalizar aún más ExFlow para adaptarse a las necesidades de su organización.

• Principio de Cuatro Ojos: Active esta función para requerir la aprobación de al menos dos personas antes de que un documento pueda ser publicado. Este nivel adicional de control asegura precisión y minimiza errores en sus procesos financieros.

• Cuenta Predefinida: Simplifique la codificación de facturas para nuevos proveedores configurando una cuenta predefinida. ExFlow sugerirá automáticamente esta cuenta si no se ha definido una cuenta específica a nivel de proveedor. Además, ExFlow utiliza el historial de Facturas de Compra Publicadas en Business Central para sugerir la codificación más probable para un procesamiento eficiente de las facturas.

• URL a ExFlow Web: Proporcione la URL a su ExFlow Web, otorgando fácil acceso a los aprobadores para revisar y aprobar facturas. La interfaz web fácil de usar ofrece una manera conveniente y eficiente de gestionar el proceso de aprobación.

• Activar Columnas Adicionales para ExFlow Web: Mejore la interfaz de ExFlow Web activando columnas adicionales, como el Grupo de Publicación de IVA y el Código de Diferimiento.

Una vez que haya realizado sus selecciones y finalizado las opciones adicionales, está listo para completar el Asistente de Primeros Pasos de ExFlow y disfrutar de los beneficios completos de ExFlow en las operaciones de su negocio.

Finalizar

¡Felicidades! Ha proporcionado con éxito toda la información necesaria para iniciar la configuración de acuerdo con sus preferencias.

Haga clic en el botón "Finalizar" para completar la configuración e iniciar la configuración de ExFlow basada en sus selecciones.

Otro

Si sale del asistente en cualquier momento, ¡no se preocupe! El sistema le mostrará la opción: Ejecutar Más Tarde, para guardar los datos ingresados, lo que le permitirá continuar desde donde lo dejó en otro momento.

De esta manera, podrá reanudar cómodamente el proceso de configuración justo donde lo dejó sin perder ningún progreso o tener que comenzar desde cero.

Cuentas de Captura de Datos de ExFlow

Las Cuentas de Captura de Datos de ExFlow se utilizan para establecer una conexión con la Captura de Datos de ExFlow (EDC) para la importación de facturas interpretadas y la carga de datos maestros de proveedores desde Business Central (si no se utiliza la Configuración del Servicio OCR).

Este proceso de configuración se puede completar durante la configuración inicial utilizando el Asistente de Primeros Pasos o manualmente.

Pasos de Configuración

Navegue a Cuentas de Captura de Datos de ExFlow para acceder a la configuración.

Haga clic en Nuevo para iniciar una nueva conexión.

Dé un código apropiado a la conexión y elija el tipo de conexión:

• Compra es para Facturas de Compra
• Ventas es para Órdenes de Venta

Detalles de la Conexión

Para completar la conexión, asegúrese de tener los siguientes detalles de conexión para establecer una conexión con EDC. Estos son proporcionados por Truvio o su Socio de Business Central de confianza.

• Nombre de Usuario
  
• Contraseña
  
• Clave de Autorización
  

Plantillas de Documento EDC Predeterminadas Elija la plantilla de documento utilizada para la interpretación por EDC.

Tipo de Intercambio de Datos Elija "EDC2EXF" que es el Tipo de Intercambio predeterminado utilizado para EDC.

Selección de Empresa: A diferencia de la "Configuración del Servicio OCR" la configuración de las Cuentas de Captura de Datos de ExFlow permite el uso de las mismas credenciales en todas las empresas dentro de Business Central.

Esto se debe a que la cuenta de usuario tiene acceso a todas las empresas en EDC.

Importante: Seleccione la empresa correcta como Comprador y Filtro de Datos Maestros durante la configuración para asegurar que la conexión se establezca con la empresa deseada.

Finalizando la Configuración:

Verifique los detalles ingresados antes de finalizar el proceso de configuración.

Active la Sincronización de Datos Maestros para habilitar la carga de datos maestros de proveedores.

Finalmente active "habilitar" y acepte cualquier mensaje de aviso.

Pruebe la conexión para asegurar una integración exitosa entre Business Central y la Captura de Datos de ExFlow.

Proveedor de Licencias

Ir a: Proveedor de Licencias de ExFlow

Los nuevos clientes y las nuevas instalaciones pueden utilizar el Proveedor de Licencias de ExFlow.

La nueva herramienta Proveedor de Licencias ha sido actualizada para ofrecer un control más granular sobre las Aplicaciones de Truvio y sus características individuales.

El Proveedor de Licencias también mejora la visibilidad de los productos licenciados y simplifica el seguimiento de los volúmenes de documentos en aplicaciones como ExFlow AP.

Cuando una licencia es activada, el/los producto(s) licenciado(s) serán mostrados:

Menú del Proveedor de Licencias
SignUp	Crear un nuevo registro de cliente (la opción estará oculta cuando la licencia esté activada)
Activar Licencia	Crear una nueva activación de instancia (la opción estará oculta cuando la licencia esté activada)
Renovar Licencia	Renovar la licencia manualmente, cuando sea necesario. La renovación será manejada automáticamente.
Marketplace	Enlace a Marketplace
Eliminar Licencia	Eliminar licencia

Gestión de Características de ExFlow

Ir a: Gestión de Características de ExFlow

La Gestión de Características de ExFlow permite a usuarios y desarrolladores controlar cuándo se habilitan nuevas y mayores características.

La Gestión de Características de ExFlow funciona con el Proveedor de Licencias y solo permitirá que una característica sea habilitada si una licencia apropiada está disponible para la aplicación y/o característica.

Asistentes de Conciliación de Pedidos

¿Quiere comenzar también con sus documentos conciliados por pedido? ¡Genial!

Encuentre y utilice nuestros Asistentes de Conciliación de Pedidos para una configuración fácil y sin problemas para manejar sus documentos conciliados por pedido.

Los asistentes son visibles dependiendo de si los clientes tienen la licencia activada a través de la Activación de Licencia de ExFlow o el Proveedor de Licencias

Asistente de Conciliación de Pedidos de Compra

Este asistente es visible para los Clientes actuales que utilizan la funcionalidad original de conciliación de pedidos. Este asistente será visible si la clave de licencia está activada a través de la Activación de Licencia de ExFlow.

Lea más sobre esto en la sección Proceso de Conciliación de Pedidos de Compra

Nuevo Asistente de Conciliación de Pedidos

El Nuevo Asistente de Conciliación de Pedidos será visible si se utiliza el Proveedor de Licencias y la nueva funcionalidad de conciliación de pedidos está habilitada a través de la Gestión de Características de ExFlow.

Tenga en cuenta: Esta característica será habilitada para todas las empresas. Cuando se desactive, también se desactivará para todas las empresas.

Lea más sobre esto en la sección Nueva Experiencia de Conciliación de Pedidos